Effektiv offentlig upphandling

Effektiv offentlig upphandling

Möjlighet eller utopi – en sammanfattning av dagen!

Den 12 oktober bjöd Syntell in till en dag i den offentliga upphandlingens tecken. Målet med dagen var att förstå utmaningarna och möjligheterna i upphandling av komplexa tekniska system. I Sverige upphandlar man för cirka 600 mdkr årligen. Med en sådan volym finns säkerligen bra möjligheter för att effektivisera och dra lärdom från varandra. Nästan 8% av alla upphandlingar som genomförs blir överprövade och 9% av alla upphandlingar blir avbrutna. Vi träffades tillsammans med våra gästföreläsare från Saab, Reuse och FMV för att diskutera hur man kan få ned den siffran. Så vad är det som är så viktigt att få till, och framförallt få till rätt, svaret är Tydlighet, Transparens och Spårbarhet.

Dagen började med att Mike Cost från Syntell UK Ltd. talade om de regulatoriska faktorer som påverkar upphandling av komplexa tekniska system och gav en koppling och sammanhang för övriga presentationer ur ett inköpsperspektiv. Han pratade om EU-direktiv och komplexiteten kring de regler som måste följas. De grundläggande principerna för dessa direktiv är:

• Transparens
• Lika behandling
• Öppen konkurrens
• Sund hantering av upphandlingsprocessen

Våra gästföreläsare från Försvarets Materielverk (FMV), Åke Sjökvist och Leif Allard, talade om vikten av spårbarhet. I synnerhet när ett krav förändras. Det är viktigt att kunna se över hela kedjan för att se vilka konsekvenser de förändrade kraven får. I många ”time management” kurser och ledarskapsutbildningar används förkortningen SMART för att ge stöd för att skriva ner bra mål. Ett SMART mål är:

SpecificSpecifikt

MeasureableMärbar

AttainableUppnåeligt

RealisableRealistiskt

Time Bounded (Traceable)Tidsavgränsat (Spårbar)

Detta är ett av de instrument som FMV använder sig av för att säkerställa att den mottagande parten (leverantörerna) förstår vilken produkt eller tjänst som de är ute efter. I en formell offentlig upphandling kan man inte alltid prata med sin leverantörer och förklara vad kraven innebär. Därför har FMV specialiserat sig på krav och Systems Engineering för att med hög kvalitet omvandla användarkrav till ett bra förfrågningsunderlag.

Dagen fortsatte med en presenation från ”den andra sidan av myntet”. Vår nästa gäst, Helena Melander, Manager Bid Center från Saab som talade om vikten av planering och vad som krävs för ett vinnande bud. Man behöver en konkurrenskraftig och lönsam produktportfölj, en bra organisation och struktur, ett gemensamt arbetssätt och bra stödverktyg. Helena jobbar med förfrågningar från hela världen och säger att underlaget varierar kraftfullt och processerna kan se helt olika ut.

Vad är det då som kan gå fel i offentliga upphandlingar? Vår egen expert på området Christer Fröling tog oss på en resa genom en rad uppskjutna eller misslyckade upphandlingar. Ett konkret exempel på de problem som kan uppstå vid offentlig upphandling kunde viläsaom i Dagens Industri för en tid sedan. Göteborgs spårvägar riskerar stora förseningar i leveransen av nya spårvagnar på grund av överklagan av upphandlingen. Krav - det är en av de viktigaste komponenterna för att lyckas med komplex systemutveckling eller upphandling!

Vi fick också ett annat perspektiv på krav när Lars Anderberg från Syntell berättade för oss om krav som en naturlig del av alla upphandlingar. Jämfört med övriga talarna under dagen säger Lars att upphandling är en naturlig del av krav, så vad innebär det egentligen? Krav finns där för att kunna stödja oss genom systemets hela livscykel. Från första tanken på att ett system skall finnas till dess att systemet är helt avvecklat så behöver man kunna hantera systemet. Med ett sådant perspektiv så är upphandlingen bara en av de faser som systemet genomgår och därmed endast en del av kravets livscykel.

Slutligen hade vi äran att få besök av vår partner, The Reuse Company. VDn Juan Llorenz gav oss en exklusiv demonstration av marknadens enda kompletta system för att hjälpa dig att höja kvaliteten i dina krav. Detta görs med hjälp av ett helt unikt upphandlingsbibliotek som säkerställer att hela upphandlingsunderlaget blir komplett, korrekt och konsistent. Ett korrekt formulerat krav i en komplett specifikation ska leda till målet och säkerställa att man får det man vill ha och slippa tidsödande överklaganden. Juan trycker på att det inte räcker med att ha rätt experter (läs smarta ingenjörer) för den mänskliga faktorn kommer ändå finnas med i spelet, istället finns det system som löser det åt oss. Upphandlingsbiblioteket är ett exempel på hur man kan skapa ”regler” för kravkvalitet som sedan systemet man mäta mot. Regelbibliotek, eller ontologier, kan skapas unika för alla domäner.

För dig som är intresserad av att lära dig mer så håller Syntell en grundkurs i ämnet. Den 15-16 november genomförs ”Upphandling av komplexa tekniska system – en översikt” mer information och anmälan finns på hemsidan! http://www.syntell.se/kurs/upphandling-av-komplexa-tekniska-system-en-oversikt/