Ny applikation hjälper Utbildningsförvaltningen i Lunds Kommun att göra besparingar

Utbildningsförvaltningen i Lunds kommun har i drygt ett års tid tillsammans med Qlear arbetat med en applikation för att effektivisera och förbättra arbetet med utbetalningar av bidragsbelopp till fristående enheter. Redan initialt i projektet sågs stora besparingar och genom att minimera fel och säkerställa korrekta utbetalningar har målet uppnåtts och skattemedel hanteras på ett korrekt sätt.

- Målet är att 100 % av alla utbetalningar ska vara korrekta – ingenting annat är godtagbart, säger Jonas Sjöberg, systemförvaltare på Utbildningsförvaltningen

I de sydvästra delarna av Skåne finner vi Lunds kommun – en kommun där skola och utbildning står i fokus och där det satsas mycket på utbildning och förskola.

Kommunen präglas demografiskt av Lunds universitet men också av det faktum att mer än 60 % av alla gymnasieelever kommer från andra kringliggande kommuner.

För närvarande har Lunds kommun tre förvaltningar som ansvarar för verksamheten inom utbildning och förskola; Utbildningsförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltning Lunds stad och Barn- och utbildningsförvaltning Öster.

Jonas Sjöberg är systemförvaltare på Utbildningsförvaltningen med ansvar för olika system bl.a. elevregister i Procapita. Jonas har även ett definierat uppdrag i sin tjänst att arbeta med ledningsstöd där arbetet dels innefattar projektansvar för utveckling av utbildningsområdets egna applikationer och dels att vara en del i kommunens arbetsgrupp för att ta fram beslutsstöd centralt.

Utbildningsförvaltningen hanterar utbetalningar av bidragsbelopp (ersättning för varje elevs placering per månad) till fristående enheter för de andra förvaltningarnas räkning. Det är viktigt att alla utbetalningar blir rätt och att varje individ har registrerats rätt. Utbildningsförvaltningen skall nämligen fördela kostnaden mellan de två andra förvaltningarna.

I augusti 2015, när ansvaret för utbetalningarna omfördelades, valde man att starta ett effektiviseringsarbete. Fram till dess hade man två skilda processer för att hantera utbetalningar samt för att fördela kostnaderna mellan förvaltningarna Det innebar en hel del manuellt arbete. Det dök även upp en hel del felvärden som var komplexa att hantera.

Lunds kommun arbetade sedan tidigare med Qlear kring olika BI-lösningar och all data rörande placeringar av barn fanns redan i befintliga applikationer. Jonas kontaktade Qlear för att utveckla en lösning som kunde hjälpa till att hålla rätt på all information. Det blev till slut inte bara en applikation, utan två.

Den första applikationen kan liknas vid en generator av underlag med olika individrader. Varje individ har en rad per kategori som ska betalas ut (t.ex. en rad för grundskola 1-2 och en rad för fritids 6-9). Alla beräkningar av kategorier och åldrar görs av appen och underlaget blir därför enligt samma format varje månad. Appen genererar excelfiler som ekonomen hanterar för utbetalning. Filerna, som avspeglar utbetalningarna, bevaras på en nätverksplats. Eftersom uppgifterna i Procapita inte är statiska, är det bra att appens underlagsfiler sparas så att man har tillgång till historisk data. Det möjliggör att man kan göra korrigeringar i efterhand.

I applikationen finns även funktionalitet för att hantera datakvalitet. Redan här berättar Jonas att man kunde hämta hem projektkostnaden för applikationsarbetet rent ekonomiskt. I grundsystemet Procapita finns alla placeringar, där en grundskoleelev endast kan ha en placering åt gången. Däremot finns inte denna begränsning för förskola och fritids. Det finns även en eftersläpning och felrapportering av information vilket kan innebära att rätt enhet inte alltid får rätt utbetalning. Dåvarande system gav ingen varning kring detta, vilket medförde felaktiga utbetalningar. I den nya lösningen kan Lunds kommun nu enklare se parallella placeringar och ta beslut om dessa är korrekta eller inte. Jonas lät även göra en körning några månader bakåt i tiden, vilket innebar en besparing pga. återbetalning av ca 200 000 kr redan initialt i projektet. Den nya applikationen underlättar en enklare felsökning och därmed möjlighet att rätta till data i Procapita, t.ex. gällande saknade eller felaktiga folkbokföringsadresser.

Efter att nu ha använt applikationen under snart ett års tid berättar Jonas att Lunds kommun nu har full kontroll på 2016 och man förhindrar felaktigheter varje månad. Detta innebär i sin tur besparingar både tidsmässigt och ekonomiskt.

Under arbetet med applikationen har nya önskemål vuxit fram och Jonas har nu även tillsammans med Qlear, arbetat fram en applikation för avstämning. Applikationen korskör data för att finna differenser mellan tidigare nämnda excellista och Procapita. Detta då det finns eftersläpning av data. Därmed kan Lunds kommun antingen vara utbetalningsskyldig eller tvärtom kräva tillbaka tidigare utbetalningar. Denna kontroll sker ett par gånger per år.

Under året har utbetalningsappen utvecklats genom att man nu kan skapa underlag (pdf-rapporter) som varje månad kommer skickas ut till de fristående enheterna. I underlaget presenteras hur många av varje kategori utbetalningen kommer baseras på, samt en individlista.

För Jonas och Lunds kommun har arbetet med den inneburit vinster både tidsmässigt och ekonomiskt. Arbetet med att minimera fel och därmed säkerställa korrekta utbetalningar har uppnåtts. Målet har hela tiden varit att ha en hanterbar situation för att lösa uppdraget och hantera skattemedel på ett korrekt sätt.

Vad gäller samarbetet med Qlear menar Jonas att Qlear har levererat allt det Lunds kommun behöver. Att genomföra de ändringar som hade behövts i t.ex. Procapita hade inte varit enkelt och hade tagit mycket längre tid om det ens varit genomförbart.