IT:s största kostnader och tidstjuvar

Sommar och semester ligger runt hörnet. Risken är dock stor att den sköna semesterkänslan försvinner så fort ni sätter foten på jobbet igen. Det är nämligen dags för den årliga ”jag-har-glömt-mitt-lösenord-efter-semestern” perioden.

Oavsett organisation, finns det två slags samtal som IT önskar att de slapp få (och användarna önskar att de slapp göra):

• Jag har glömt mitt lösenord!
• Min dator har låst sig!

I genomsnitt handlar 40 % av alla samtal till helpdesk om lösenord, vilket nästan alltid kräver manuell handpåläggning. Många IT-chefer är omedvetna om hur mycket tid och resurser lösenordsrelaterade samtal faktiskt tar. Det kan bero på att samtalen inte loggas eftersom det inte anses vara mödan värd – vilket är att skjuta sig själv i foten eftersom problemet inte blir synligt.

Men vilka är egentligen de verkliga kostnaderna förknippade med dessa, till synes, harmlösa samtal?

En undersökning gjord av Forrester visar att bara 30 % av företagens IT-resurser går till aktiviteter som ökar intäkterna eller nyttan – eller sänker kostnaderna. Resterande 70 % har till syfte att upprätthålla det befintliga. Ren driftrelaterad IT utgör ofta den största delen, både resurs- och kostnadsmässigt.

Den tid vi idag lägger på manuellt arbete kan vi istället lägga på vidareutveckling och optimering. För att frigöra tid och resurser är automatisering av manuell drift och självbetjäning en viktig byggsten. För detta innebär effektivisering – vilket i sin tur leder till ökad produktivitet och sänkta kostnader. De företag som inte effektiviserar driften, kommer snart finna sig omsprungna företag som väljer att göra det.

Förutom dessa strategiska frågor, finns det många praktiska aspekter att ta hänsyn till. Att återställa lösenord binder inte bara upp IT-supportens tid och resurser utan innebär ofta försämrad tillgänglighet för användarna. Vad händer när någon glömmer sitt lösenord efter kontorstid? Å andra sidan, om IT-support jobbar utanför kontorstid driver även det kostnader.

Och inte att underskatta – ett glömt lösenord eller en kontolåsning innebär en stor irritation, och på mottagarsidan sitter IT-supporten. Detta är ofta en bidragande orsak till stress i gruppen.

Även säkerhetsbristerna i lösenordshanteringen är stora. Många är exemplen när supporten lämnar ut nya lösenord över telefon – för att inte krångla till det. Här står kostnaderna för läckt information och skadat varumärke, vilket ofta är en underskattad risk i Sverige. Det gäller både företag och offentliga organisationer.

Det är dags att sluta acceptera onödigt manuellt arbete – bara för att det alltid har varit så. Status quo är detsamma som stagnering. Det är dags att vi effektiviserar det som går och börjar prioritera det som leder till vidareutveckling.

En skönare semester hägrar.