Nytt avtal ger bättre möjligheter att jobba smartare med digitala verktyg!

Stockholms stad har idag, onsdagen den 20 januari, skrivit kontrakt för upphandlingen av eDok – systemstöd för ärende och dokumenthantering med Formpipe Software AB (org.nr. 556668-6605).

Enligt beslut som togs i kommunfullmäktige 2013-06-10, § 16 (utl. 2013:75, dnr 033-799/2011), har Stockholms stad genomfört en upphandling av systemstöd för ärende- och dokumenthantering; Systemstöd eDok. Upphandlingen har genomförts som en gemensam upphandling för samtliga förvaltningar och bolag i staden. Efter att avtalsspärr nu upphört har Stockholms stad idag skrivit avtal med Formpipe Software AB (org.nr. 556668-6605), denleverantör som vann upphandlingen.

”Efter ett omfattande förberedelse- och upphandlingsarbete är vi nu mycket glada att kunna gå vidare i arbetet med gemensamt it-stöd för ärende- och dokumenthantering. Detta kommer ytterligare hjälpa oss att nå våra mål att vara ledande inom e-förvaltning, och i förlängningen vara en stad med smarta lösningar för både våra medborgare och medarbetare. Det här är ett viktigt steg i att skapa förbättrade digitala arbetsverktyg för medarbetare och ökad transparens och service för medborgare, företagare och besökare.”

Lennart Ploom, Stadsarkivarie och projektägare

Vad är eDok?

Det nya systemstödet eDok kommer vara Stockholms stads gemensamma it-stöd för ärende- och dokumenthantering. Det kommer användas för att stödja stadsövergripande standardiserade arbetssätt för ärendehantering och informationsförsörjning, i stadens förvaltningar och bolag.

Genom att ha ett nytt gemensamt systemstöd för ärende- och dokumenthantering blir det enklare att styra och stödja handläggning av ärenden och registrering (diarieföring) av handlingar. Detta omfattar även remiss-, nämnd- och styrelsehantering med digital distribution av handlingar till förtroendevalda och medborgare.

Införande av ett gemensamt systemstöd och arbetssätt för informationsförsörjning och ärendehantering är i linje med stadens it-program 2013-2018 för digital förnyelse och stadens långsiktiga vision, Vision 2040. Samverkan och informationsutbyte mellan olika verksamhetsdelar, med andra myndigheter och organisationer, och att ge sammanhängande service till medborgare, företagare och besökare, är för staden en viktig del i det digitala förnyelsearbetet.

Systemstöd eDok kommer bland annat att stödja:

• Ärendens och handlingars fulla livscykel, från initiering till avslut
• Handläggares hantering av ärenden från inkommen/upprättad handling till avslutat ärende
• Standardiserade arbetssätt för digital ärende- och dokumenthantering
• Distribution av handlingar på läsplattor till förtroendevalda
• Publicering av handlingar till allmänheten
• Överföring till Stockholm stads e-arkiv för digital arkivering

Upphandlingen omfattar:

• Systemstöd eDok (nyttjandelicenser)
• Införande i tre pilotorganisationer
• Införande i stadens resterande förvaltningar och bolag
• Support, underhåll och vidareutveckling (option)
• Utbildningsstöd (option)

Fakta om upphandlingen

För att genomföra upphandlingen har Stockholms stadsarkiv tillsatt ett projekt bestående av sakkunniga från stadsdelsförvaltningar, fackförvaltningar, bolag och stadsledningskontoret (IT och juridik). Projektgruppen har med hjälp av representanter från Stockholms stads olika verksamheter i arbetsgrupper och referensgrupper kunnat arbeta fram en kravställning som möter stadens behov.

Verksamhetsrepresentanterna har även deltagit aktivt i utvärderingen av anbuden som kommit in.

Upphandlingen har genomförts med öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Mediekontakter:

Louise Högberg
Programledare eDok
Stockholms Stadsarkiv
louise.hogberg@stockholm.se
08-50828309