Consafe Logistics effektiviserar sina projekt

Varför Stratiteq?

− Vi har samarbetat i många år i utvecklingen av vår publika webb, och uppskattar deras engagemang med idéer och nya tankar. Våra verksamheter är i grunden ganska lika – båda jobbar med att implementera IT-lösningar – så vi kompletterar varandra på ett bra sätt, säger Pernilla Brodd, marknads- och kommunikationschef vid Consafe Logistics.

Utmaningen

I dagens snabbt föränderliga värld är logistiken är en avgörande konkurrensfaktor för många företag. Consafe Logistics säljer lagerhanteringssystem och mobila lösningar som hjälper kunder världen över att effektivisera sin leveranskedja. Implementeringen anpassas efter varje företags unika processer, vilket gör projekten komplexa och tidskrävande.

− De kan ta allt från en månad till ett halvår, och under den tiden sker ett intensivt informationsutbyte om allt från projektplanering till tekniska specifikationer och lagerlayout, säger Pernilla Brodd på Consafe Logistics.

Traditionellt har den här typen av kommunikation framför allt skötts via e-post, vilket gjort det svårt att hålla koll på alla versioner av olika dokument som varit i omlopp. Dessutom kan det bli knepigt att i efterhand spåra vad som sagts och be- stämts, när projektdeltagare byts ut under arbetets gång och delar av kommunikationen bara finns sparad i deras enskilda e-postlådor.

− Vi behövde hitta ett smidigt sätt att stödja dokumenthanteringen i projektprocessen – med överlämning, underhåll och support av de lösningar vi levererar, säger Pernilla Brodd.

Lösningen

Grunden för lösningen fanns redan i form av Consafe Logistics interna system för hantering av ärenden och dokument, samt företagets publika webb. Tanken var att knyta ihop de här plattformarna i en kundportal, och med Stratiteqs hjälp blev det möjligt.

− I dokumenthanteringssystemet har vi all information som vi vill tillhandahålla kunderna. Vad lösningen gör är enkelt ut- tryckt att hämta den informationen och publicera den som en spegel via webben, förklarar Pernilla Brodd och poängterar att detta är betydligt mer komplicerat än det låter.

Bland annat krävs ett avancerat behörighetssystem för att se till att inga interna affärshemligheter kommer ut:

− Vi jobbar med många team i olika konstellationer, där deltagarnas tillgång till information varierar efter faktorer som roll, plats, företag och aktuellt projekt. Samma person kan ha flera olika behörigheter beroende på vilket projekt det handlar om.

Säker versionshantering, när många projektdeltagare har möjlighet att arbeta i samma dokument, var också en viktig del i lösningen.

Resultatet

Nu kan mycket av kommunikationen mellan Consafe Logistics och dess kunder skötas från en plats. I den krypterade kundportalen finns en meddelandetjänst för dialog, som i flera fall ersätter den vanliga oskyddade e-posten. Här finns också produktinformation och nyheter av olika slag, liksom kontaktuppgifter och aktuell dokumentation kopplad till pågående projekt.

− Med en enkel inloggning kommer kunden åt uppdaterad information på smidigast möjliga sätt. Inga dokument, serviceorder, offerter eller dylikt behöver skickas via andra kanaler, säger Pernilla Brodd.

Kundsupportsystemet är också integrerat i portalen, vilket gör att även felrapporter kan hanteras här. Nästa steg är att få in Consafe Logistics e-handelsfunktion i samma lösning.

− Portalen gör att vi knyter kunderna närmare oss, och responsen hittills har varit god. Vi fick snabbt en lång önskelista på vad de skulle vilja addera till lösningen. Möjligheterna till erfarenhetsutbyte är ett område vi funderar på att utöka, bland annat genom att utveckla chattfunktionen, säger Pernilla Brodd.