Rätt kultur avgörande för företagens liv och död

Det var ämnet för ett seminarium i Studio Atrium Ljungberg på fastighetsbolaget Atrium Ljungbergs huvudkontor i Sickla den 6 maj. Huvudtalare var Dave Gray, välkänd amerikansk managementkonsult, författare och föreläsare. Han hävdar att företags kulturer kan vara ett stort
hinder för deras förmåga att anpassa sig i vår snabbt föränderliga värld, vilket blir allt viktigare för företagens möjligheter att överleva.

– Världen förändras, men inte kulturen, säger Dave Gray. För att ett företag ska kunna förändras
på ett positivt sätt måste medarbetarna och företagsledningen förstå varför en kultur som har varit framgångsrik i det förflutna inte kommer vara det i framtiden.

Kortare livslängd
Företag lever de facto under allt kortare tid. I genomsnitt har livslängden för företagen på den amerikanska S&P 500-listan fallit från 75 år i slutet av 1930-talet till 15 år i dag.

– Många företag kollapsar under sin egen vikt, säger Dave Gray. Företag är komplexa system. I takt med att de växer ökar deras komplexitet. Ju mer komplex verksamheten blir, desto svårare blir den att kontrollera. Varje kultur har sina starka sidor och sina svagheter. Styrkan i en kultur som har funnits under en lång tid är baserad på historiska framgångar. När omvärlden förändras måste företaget ändras. Det går inte att ändra på ett företag förrän man kan ändra på kulturen.

Att förstå sin företagskultur 
– Det första steget i alla typer av förändringar i företag är att få medarbetarna att förstå sin företagskultur. Det kräver att de är uppmärksamma och kan se på verksamheten som om det vore första gången. För externa konsulter är okunnighet om företagets kultur en tillgång. Genom att komma in utifrån kan de med fräscha ögon observera specifika beteenden som företagets medarbetare normalt inte tänker på. För att företag ska klara sig så bra som möjligt måste de
maximera sin anpassningsförmåga och ändamålsenlighet, eller ”fitness”. Ett nytt företag gör ofta misstag. Men om det överlever kommer det in i en fas när det lär sig mycket snabbt. Vartefter blir verksamheten alltmer ”fit”. När företagets fitness står som högst befinner sig verksamheten på en skala någonstans mellan extrempunkterna totalt kaos och perfekt ordning. När det är kaos är det för ”varmt”. När det är perfekt ordning är det för ”kallt”.

– När någon omvärldsfaktor ändras i detta läge minskar fitness och verksamheten blir sårbarare och antingen för varm eller för kall, fortsätter Dave Gray. Då måste företaget och kulturen anpassas.

Dave Gray tar Enron som ett exempel på ett företag vars verksamhet blev för varm. Enron var ett av världens största energibolag och hade i flera år utsetts till USA:s mest innovativa företag. År 2001 kulminerade den så kallade Enronskandalen då det avslöjades att företaget hade begått avancerade brott, bland annat insiderhandel, bokföringsbrott och korruption. Året efter gjorde Enron den dittills största konkursen i USA:s historia. Ett exempel på ett företag vars verksamhet blev för kall är Kodak, den amerikanska tillverkaren av kameror och världens största leverantör av film. Företaget lyckades inte anpassa sin affärsverksamhet när den digitala bildbehandlingen förändrade
marknaden. Under 2000-talet har Kodaks verksamhet krympt drastiskt.

Culture mapping
Genom att kartlägga ett företags kultur genom en metod som heter ”culture mapping” är det möjligt att förbättra företags anpassnings- och förändringsförmåga. När man ska kartlägga kulturen i ett företag kan man börja med att tänka sig ett isberg i havet. Toppen av isberget är det som syns ovanför vattnet. Det är det observerbara beteendet på företaget som Dave Gray kallar ”evidence”. Den stora delen av isberget under toppen är uppdelad i tre olika skikt. Det första kallas ”levers” och utgörs av regler som innebär att vissa beteenden på företaget belönas medan andra bestraffas. Reglerna påverkar det observerbara beteendet, toppen på isberget. På levers-nivån kan man påverka kulturen på ett konkret sätt, eftersom det går att ändra på regler och belöningssystem.

Under levers finns nästa lager, värden eller ”values”. Några exempel på företags officiella värden kan vara respekt, integritet, kommunikation och spetskompetens.

– Detta är påstådda värden. Ofta finns det en annan uppsättning värden som skiljer sig från de officiella, och som kan uttolkas av företagets och medarbetarnas faktiska observerbara handlingar.

Det understa lagret är antaganden/övertygelser, eller ”assumptions/beliefs”. Dessa ifrågasätts inte på företaget, och man pratar inte om dem eller ens tänker på dem. De bara finns där.

– Ett exempel är mäklarfirmorna på Wall Street. Där är snabba pengar det enda viktiga. För ett annat företag, till exempel i fastighetsbranschen, är en grundläggande övertygelse i stället att man ska ha långsiktiga relationer med sina kunder. Nokia är ett exempel på ett företag som borde ändrat på sin kultur i tid. Företaget har haft en av de mest kända och firade företagskulturerna i världen. För mindre än tio år sedan hade Nokia 40 procent av mobiltelefonmarknaden. Sedan dess har andelen minskat kraftigt.

– Anledningen är att företaget hade problem med att anpassa verksamheten till en ny värld där telefonen inte längre bara är något som man använder för att prata i.

Den fysiska kontorsmiljön kan påverka företagskulturen
Dave Gray beskriver också hur företagskulturen ofta speglas i den fysiska kontorsmiljön - och att ändringar i den fysiska miljön kan påverka företagskulturen. På detta tema talade även Peter Johansson, marknadsansvarig på Atrium Ljungberg och initiativtagare till seminariet, under rubriken ”Arbetsplatsens och arbetslivets DNA”.

– Genom rätt fysisk kontorsmiljö kan företagets kultur, dess identitet och dess människosyn förstärkas, säger Peter Johansson. Människor påverkas av miljöer som känns dynamiska, spännande och kreativa. Men om kontorsmiljön inte är rätt försvårar den i stället arbetsformer och arbetsprocesser.

Den totala atmosfären på en arbetsplats hänger ihop med de anställdas attityd, företagskulturen och den fysiska arbetsmiljön. Det är både mjukvara och hårdvara.

– Vi arbetar med fysiska miljöer, säger Peter Johansson. Det betyder att vi kan hjälpa företag att utveckla, förädla och förstärka sina kulturer genom att utforma arbetsmiljöerna på ett visst sätt.

Peter Johansson visar bilder på olika arbetsmiljöer, till exempel det öppna kontorslandskapet, cellkontoret, kombikontoret, flexkontoret, och det aktivitetsbaserade kontoret.

– Alla de här varianterna har både för- och nackdelar. Ofta blir resultatet bäst om man skapar en kombination av flera miljöer. Då kan medarbetarna välja mellan att arbeta hemma eller i de olika varianter av miljöer som finns på kontoret. Valfriheten kan skapa välbehag och kreativitet hos de anställda.

Trend med aktivitetsbaserade arbetsmiljöer
En stark trend när det gäller moderna kontorslösningar är aktivitetsbaserade arbetsmiljöer. Den centrala idén bakom sådana är att olika typer av arbetsaktiviteter kräver stöd av olika typer av arbetsplatser. Därför har medarbetarna på  aktivitetsbaserade kontor ingen fast plats. De väljer sin arbetsplats med utgångspunkt från det behov de har för tillfället. Det kan till exempel vara ett tyst rum, ett halvtyst rum, ett samtalsrum eller ett mötesrum.

– Aktivitetsbaserade miljöer passar mycket bra för vissa organisationer, och mindre bra för andra. Om kostnadseffektivitet är den starkaste drivkraften bakom skapandet av en aktivitetsbaserad miljö riskerar de anställda i stället att känna en begränsning av sin handlingsfrihet.

Både företagskulturen och den fysiska arbetsmiljön är viktiga vid rekrytering av kompetens. Det bekräftas av Ingrid Höög, VD på rekryteringsföretaget Wise Professionals.

– När vi gör studiebesök på företag är det bland mycket annat också viktigt hur arbetsmiljön är utformad, säger Ingrid Höög. Vissa personer har svårt att arbeta i en viss typ av miljö. Det måste man ta hänsyn till när man bedömer kandidater.

Cultural fit
Ingrid Höög och Sophie Stakston, regionchef på Wise Professionals, talar på temat ”Praktiska
råd för bättre Cultural Fit”.

– Som rekryteringskonsulter är det inte bara viktigt att vi sätter oss in i företagets verksamhet och vilken kompetens den behöver, utan vi måste även utforska företagets kultur, säger Sophie
Stakston. Det är en förutsättning för att kunna förstå hur organisationen faktiskt fungerar.

– Med cultural fit menas att företaget anställer en person som passar in i företagets kultur, säger Ingrid Höög. Men det handlar också om att organisationen kan anpassa sig till den nya medarbetaren. I början av rekryteringsprocessen brukar Wise Professionals göra en temperaturmätning på organisationen som man kallar för speed-dating.

– Vi träffar kanske 10–15 personer som ska arbeta nära den nya medarbetaren, säger Sophie Stakston. Då får vi en 360-gradersbild av hur gruppens kultur ser ut. Vi gör också en ”tryck-testning” av organisationen för att undersöka hur den klarar av att ta emot och välkomna en nyanställd person. 

För att göra en personbedömning om en kandidat passar till jobbet finns ett samlingsbegrepp som kallas ”assessment”. Kandidaten kan testas på olika sätt, till exempel genom problemlösning, arbetsprover och rollspel.

– Kandidaten kan också få göra presentationer av företaget eller av dess produkter, säger Sophie Stakston. Det bidrar till utvärderingen av hur personen passar in i organisationen.

Den sista fasen i processen, ”introduktion”, går ut på att plantera den nya medarbetaren i organisationen, bland annat med hjälp av en mentor eller en handledare som gruppen utser.

– När en ny person ska anställas är det inte bara som att fylla ett hål i en tegelvägg med en tegelsten. En ny medarbetare ska anpassas till organisationen, och organisationen ska anpassas till medarbetaren, fastslår Ingrid Höög.

Ingalill Berglund, VD på Atrium Ljungberg, berättar om företaget, dess historia, och om Atrium Ljungbergs vision för Sickla som för 15 år sedan var ett slutet industriområde. I dag har Atrium Ljungberg skapat en komplett modern helhetsmiljö där handel, arbete, service, kultur och lärande
förenas i den gamla bevarade industri- och verkstadsmiljön.

Måns Widman