7 tecken på att det är dags att byta CRM-system

Vi lever i en värld som snabbt förändras.

Vad som var banbrytande teknologi för bara 10 år sedan har blivit till en nödvändighet för de flesta idag.

Detsamma gäller CRM-branschen: förändringen har varit extrem sedan introduktionen i början av 1990-talet.

Inte bara vad gäller antalet CRM-leverantörer som kan tillgodose alla storlekar på företag, dess behov och ekonomiska möjligheter, utan idag även vad gäller tekniska innovationer. Det betyder att vissa äldre CRM-system inte är ”up-to-date” och därför inte kan erbjuda de senaste men redan oumbärliga funktionerna.

Många företag upplever därför idag att deras CRM-system är omodernt och överväger att byta till ett nytt CRM-system.

Funderar du också på att byta, rekommenderar vi dig att läsa den här artikeln.

Byta CRM – varför skulle det vara krångligt?

Kanske tänker du att byta CRM helt enkelt kostar mer än det smakar. Mycket tid har redan lagts på det nuvarande CRM-systemet: implementering, anpassning, användarutbildning och inte minst kostnaderna för uppgraderingar och integrationer från tredje part.

En annan oro är naturligtvis "skräcken" att överföra den gamla databasen till det nya systemet.

Men tänk så här:

Varför investerade företaget i CRM från första början? Ni måste ha haft förhoppningar om att det skulle förbättra produktiviteten, ta kundrelationerna till nästa nivå, effektivisera försäljningsprocessen och öka omsättningen.

Så vad föredrar du – att anta utmaningen att byta till en bättre CRM-lösning eller fortsätta använda ett system som inte längre hänger med?

7 tecken på att du behöver byta ditt befintliga CRM-system

Det finns flera faktorer som indikerar när tiden har kommit för att byta ut det gamla CRM-systemet.

För att kunna avgöra om det är dags att byta CRM, läs igenom listan nedan och se om du känner igen dig.

1. Företaget har vuxit snabbare än CRM-lösningen

Det började med en handfull anställda på ett litet kontor.

Idag är det ett framgångsrikt företag med flera avdelningar, många anställda och behov för mer avancerade verktyg för företagets bästa. Företagets kapacitet har förenats med affärsmålen.

Ett äldre CRM-system kanske inte längre stödjer en ny funktion som finns tillgänglig för andra på marknaden, till exempel:

• IP-telefoni (Voip) för att ringa direkt från din CRM-lösning
• Live chat för att kommunicera med dina CRM-kontakter i realtid
• Skript för att automatisera arbetsflöden och affärsprocesser
• Integration med speciella appar för användning av digital signatur
• Interaktiva dashboard för bättre affärsanalyser
• Integrerade webbformulär för att generera bättre leads
• Och många fler moderna CRM-funktioner

Resultatet blir en föråldrad databasstruktur och datainmatningsmetoder, den funktionella kapaciteten minskar och integrationer med de senaste molnbaserade programmen för försäljning och marknadsföring blir omöjliga att genomföra.

Konsekvensen blir onödigt arbete – eller ännu värre – att inte kunna arbeta med den senaste teknologin.

2. Du behöver nya implementeringsmöjligheter och metoder för fjärråtkomst

Ju större företag, desto mer flexibilitet kräver teknologin.

Om företaget har en rigid CRM-implementeringsplan och systemet inte är skalbarhet och/eller har en begränsad möjlighet för fjärråtkomst finns risken att dina konkurrenter blir vassare än dig när det gäller effektivitet och servicehastighet.

Idag måste du bland annat kunna:

• öka eller minska antalet CRM-användare på ett enkelt sätt
• ändra och anpassa din nuvarande installation utan att förlora produktivitet
• välja den funktionalitet som krävs endast för ett specifikt affärsområde
• ha tillgång till mobilt CRM och på olika enheter

Har företaget t.ex. en internationell filial blir det viktigt att kunna arbeta med en CRM-lösning för molnet, eftersom alla kan logga in i samma databas i realtid.

Och om säljarna ofta arbetar utanför kontoret är det ett måste för dem att komma åt mobilversionen av ert CRM för att kunna uppdatera kundinformation, uppgifter och mötesbokningar från var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst.

3. Systemets UI och UX uppskattas inte av användarna

Dagens B2B-köpare vill få en bra kundupplevelse – inte bara köpa en produkt eller tjänst. Och ju bättre upplevelse, desto bättre erfarenhet.

Varje nytt steg som sker inom CRM-utvecklingen är inriktad på att förbättra användargränssnittet (UI) och användarupplevelsen (UX).

Enligt vår egen undersökning nämner 86 % av våra potentiella kunder användarvänlighet som den viktigaste faktorn för att välja ett CRM-system och hur smidigt det är som den kritiska faktorn för en framgångsrik CRM-implementering.

Det är ingen överraskning.

För vad är mer frustrerande än att kämpa med att förstå ett system som är tänkt att underlätta den dagliga driften och hjälpa dig att hålla reda på alla dina olika arbetsuppgifter? Ingen vill lägga tid på att dechiffrera namnen på knappar och fält eller gå vilse i labyrinten av oförklarliga eller ologiska steg.

Långsamma, otympliga, komplicerade, icke-intuitiva CRM-system med omoderna användargränssnitt är dömda att ratas av användare och så småningom försvinna.

Då är det dags att byta system.

4. Det är förvirrande med för många komplexa funktioner

När det gäller CRM är det inte alltid bra med många funktioner.

Företag överskattar ofta sina behov när det gäller olika CRM-funktioner. Resultatet blir att de flesta av funktionerna antingen inte används eller försvårar det som borde varit enkel hantering av kontaktuppgifter eller aktiviteter relaterat till försäljning, marknad eller kundservice.

Faktum är att Apptivos senaste forskning visar att komplexiteten i CRM är den främsta orsaken till att företag är missnöjda med systemet och vill byta till ett annat.

Det är bättre att ha ett CRM som erbjuder användarplaner som består av en uppsättning funktioner som är nödvändiga för en viss uppgift.

Det innebär att säljarna skulle arbeta med en avancerad uppsättning säljverktyg, medan kundservice kan använda en rad servicerelaterade funktioner som hjälper dem att erbjuda snabb och professionell hjälp. Och marknadsavdelningen kommer att kunna fokusera på att skapa, skicka och analysera olika kampanjer.

5. Dina säljare vill inte använda CRM-systemet

Det blir trist när säljare inte vill arbeta med CRM eftersom det är dem som systemet ska gynna mest.

Förutom det är säljare kända för att vara de flitigaste CRM-motståndarna.

Enligt forskning från Software Advice är den främsta orsaken till att säljarna inte använder CRM, att det är tidskrävande och komplicerat.

Det är ett faktum - om säljaren måste lägga tid på ett komplext och svårhanterligt system händer det inte, och då faller hela syftet med CRM.

Om du överväger att byta till ett nytt CRM-system är det avgörande att välja ett som hjälper säljarna att snabbt komma in och få tillgång till viktig information och som automatiserar säljprocessen.

6. Du får dåligt eller lite stöd från leverantören

Ett annat tecken är om du inte får tillräckligt med stöd från leverantören.

Först och främst, när du väljer att börja använda ett CRM-system behöver du och dina anställda få en riktigt bra utbildning i systemet. Därför är det viktigt att välja en CRM-leverantör som kan erbjuda ”hands-on” kurser, interaktiv utbildning och support.

Om något går fel måste du kunna kontakta leverantören och snabbt få hjälp. Du har ett arbete att sköta och tekniska avbrott ska inte göra att företaget inte går framåt.

Dessutom borde du inte oroa dig för snabba och problemfria uppgraderingar eller att genomföra komplexa integrationer, och vara säker på att du kan få rätt konsultinsats om du behöver anpassa, expandera eller integrera CRM med nya program.

Om leverantören inte är tillgänglig för konsultation eller ger dålig kundservice kan produktiviteten påverkas.

7. Gör GDPR-aktiviteter utanför CRM

Att ha en CRM-programvara innebär att du lagrar information om existerande och potentiella kunder.

Det innebär också att sättet att lagra och behandla personuppgifter för EU-medborgare i CRM-systemet måste vara i linje med EU: s nya dataskyddsförordning (GDPR).

Mycket har sagts om GDPR – hur försäljningen och marknadsföringen påverkas, och de kostsamma följder som företag som inte uppfyller kraven kan möta. Ta det på allvar om det befintliga CRM-systemet inte stöder GDPR-funktioner och du måste lagra GDPR-dokumentation separat.

Att ha ett GDPR-kompatibelt CRM-system kommer inte bara att hjälpa till att undvika juridiska problem, men också avsevärt underlätta hur ni tar emot, dokumenterar och lagrar samtycken, rättsliga grunder och prenumerationer på ett lagligt sätt. Dessutom hjälper systemet er att granska och uppdatera den befintliga databasen för att bara lagra informationen som krävs på ett enkelt, tidseffektivt och juridiskt sätt.

Så om ert befintliga CRM inte erbjuder GDPR-kompatibla funktioner är det en tydlig varningssignal för att ni behöver byta.

Gör er redo för CRM-bytet

Om du kände igen några tecken som beskriver ert nuvarande CRM-system är det dags att agera.

Att gå över till en ny CRM-lösning är inte så svårt som du kanske först trodde.

Vad som behövs är att förbereda noggrant för flytten och att hitta en CRM-lösning som passar bäst för ditt företag.

För att göra rätt val behöver du:

• Definiera vad som saknas i det befintliga CRM-systemet och vilka nya funktioner som behövs i det nya
• Omdefiniera vilka affärsmål som ska uppnås, vilka projekt som behöver förbättras och hur ni vill mäta dem
• Redogöra för de nödvändiga stegen i köpprocessen, samt budgeten
• Konsultera med anställda och ta in deras feedback
• Analysera databasen, struktur och innehåll, och bestäm vad som ska överföras (använd det här tillfället att utföra en stor datarensning)
• Utvädera flera erbjudanden och ta in professionell konsultation

Ett omsorgsfullt utvalt system kommer att ge er alla fördelar med CRM som var den ursprungliga planen för ert företag.

Om du behöver ytterligare tips för att hitta rätt CRM för ditt företag kan du ladda ner vår nya Köpguide för CRM-lösningar.

Du kan också kontakta oss direkt för att få en gratis demo för att avgöra om SuperOffice CRM är det rätta valet för ditt företag.