Möte om möten i Almedalen

Bara fem procent av tjänstemän i svenska företag och organisationer tycker att mötena internt håller en hög nivå. Och undermåliga möten kostar uppskattningsvis 177 miljarder kronor i lönekostnad per år. Detta framkom vid Svenska Mötens välbesökta seminarium om möteskultur i Almedalen 2017.

Den svenska möteskulturen lockade många i Almedalen. Och vad bättre ställe att presentera en färsk undersökning om möten än just Almedalen, där i år över 4 000 seminarier arrangeras?

Svenska Möten har nämligen tagit fram en analys, där man bjudit in 1 000 tjänstemän vid svenska företag och organisationer att berätta hur det står till med möteskulturen på arbetsplatsen. En teaser kring resultaten presenterades på tisdagen i Almedalen, där det bland annat framgick hur många timmar svenska tjänstemän tillbringade i genomsnitt i möten per vecka.

”I snitt tillbringar svenska tjänstemän åtta timmar i möten per vecka. Men chefer tillbringar mer tid på möten – ungefär två dagar i veckan”, sade Bibi Rydbacken, marknadschef på Svenska Möten.

För att snappa upp seminariepublikens uppfattningar kring möteskulturen på den egna arbetsplatsen delade organisationen Green Hat People ut läsplattor där man kunde svara på interaktiva frågor om möten. Resultatet visade bland annat att 42 procent av publiken tillbringade mellan nio och 16 timmar i möten. Bibi Rydbacken kommenterade.

”Det är ju inte alarmerande i sig, men bara hälften ansåg i vår undersökning att mötestiden användes effektivt. Bara fem tycker att man håller en hög nivå. Det innebär att vi alltså tillbringar mellan fyra och fem arbetsveckor per år på möten som vi tycker är dåliga!”

Varför ser det då ut så här? En förklaring är att endast tre av tio har fått utbildning i hur man genomför bra möten, visar Svenska Möten, det vill säga merparten av de anställda har inte någon bild av vilket kraftfullt managementverktyg möten kan vara.

Efter rapportpresentationen tog ett interaktivt moment vid med ”mötesevangelisten” Micke Darmell, som poängterade vikten av bra möten.

”Är det inte fascinerande! Bara fem procent tycker att mötena håller en hög nivå. Finns det något annat i er organisation där ni skulle acceptera att bara fem procent var riktigt bra?” frågade Micke Darmell publiken.

Effekten av undermåliga möten blir mycket kännbar om man tittar på hur mycket den bortslösade tiden motsvarar i kostnad.

”177 miljarder är lönekostnaden för ineffektiva möten i Sverige per år. Det är fem procent av bruttonationalprodukten”, berättade Micke Darmell.

Ett exempel på ett möte som ofta är onödigt är informationsmötet, som vanligen arrangeras helt i onödan.

”På 70-talet hade man kanske två informationskanaler – anslagstavlan och måndagsmötet. Idag har vi lite fler. Och informationen i ett informationsmöte på en timme skulle vi kunna läsa oss till på bara tio minuter”, sade Micke Darmell.

Hur råder man då bot på en undermålig möteskultur? Publiken tillfrågades vid seminariet via läsplattorna, och många värdefulla svar framkom. Bland annat togs aspekter upp som att sätta tydliga syften och mål med mötet, sätta sluttider, inte kalla fler deltagare än nödvändigt och så vidare.

Trots goda idéer för bra möten fortsätter dock många organisationer med onödiga eller ineffektiva möten. Varför då?

”För att man kan det!” förkunnade Micke Darmell från seminariescenen. ”56 procent av våra möten i Sverige saknar ett syfte och mål. Varför då? Jo, för att vi kan det. En fjärdedel av oss kommer för sent till mötena. Varför då? Jo, för att vi kan det”.

Bristerna i möteskulturen blev ännu tydligare när Micke Darmell frågade publiken hur många som fick en agenda med tydligt syfte och mål skickat till sig fem till sju dagar innan varje möte. Ingen i publiken räckte upp handen.

För att ändå lyckas genomföra lyckade möten behövs utbildning i lyckade möten. Dessutom krävs spelregler och policyer för möten – som efterlevs. Mötena behöver också relatera tydligt till en känsla och ett slutsyfte. Behovet av ett informationsmöte kan till exempel förklaras med att det svarar på hur man löser säljproblem riktade till en kund.

Och det är något helt annat att gå in i ett möte där vi ska säkerställa kundleveransen än där vi bara ska gå på ett informationsmöte. Ett informationsmöte triggar inte ens informationsavdelningen! Vi måste alltså jobba mer med känslodelen av hjärnan.

I slutet av dagen ställdes en laptopfråga till publiken om hur många som hade fått mer energi från dagens seminarium – ytterligare en viktig parameter för ett lyckat möte. Hela 81 procent svarade att de fått en energiboost från seminariet med Micke Darmell och Svenska Möten.