Slipp förseningar eller överskridna budgetar på ditt ERP-projekt

Output Management är ofta en förbisedd post i ett ERP-projekt, men betydligt mer omfattande än de flesta tror. Tabellae har samlat in de viktigaste och mest smärtsamma erfarenheterna som en lång rad nordiska företag har gjort. Hela resultatet kan ses i en vitbok som ges ut våren 2018.

Under perioden 2012-2018 undersökte Tabellae hundratals företags inställning till Output Management, populärt kallat dokument och utskrifter som t.ex. fakturor, offerter osv.

Dokument = hög risk

Dokument och utskrifter får ofta status som HÖG RISK i en projektrapport. Det beror bl.a. på en stor mängd okända och dolda kostnader som kan vara svåra att ta hänsyn till i början av ett ERP-projekt.

Tre risker som brukar få ekonomin att gå över styr

1. Många anpassningar
90 % av företagen gör specialanpassningar av standardlösningen. Utmaningen uppstår när kundens krav och önskemål blir allt mer avancerade i takt med att projektet framskrider och fler och fler möjligheter visar sig. För många korrigeringar i ERP-systemet medför dessutom ofta att man hoppar över uppgraderingar, vilket ger kortare livslängd för systemet. Det kan man undvika genom att använda standardkomponenter och Best of Breed-program.

2. ERP-projekt är långtifrån enbart IT-projekt
Hos 90 % av företagen omfattar implementeringen flera avdelningar och innebär ändringar av roller, uppgifter, processer, strukturer och organisation.
ERP-system är komplexa och det gäller även för dokument som ju har olika funktioner i företaget – vissa riktar sig till produktionen och andra till kunderna. Man försöker integrera ett helt bolags avdelningar och funktioner i ett enda datasystem som ska kunna betjäna de enskilda behoven på alla avdelningar. Det kräver både tvärfunktionell samordning och ett starkt organisatoriskt ledarskap att driva ett sådant förändringsarbete.

3. Otydliga överenskommelser och ändrade förutsättningar
• ”Vi trodde att priset låg fast”
• Vad är det som ska levereras?
• I vilken kvalitet?
• Vem gör vad?

”Ni kan väl själv...”
• Konvertera data
• Bygga integrationer
• Utveckla rapporter
• Anpassa dokument
• Konfigurera parametrar
• Utbilda era användare

Punkterna ovan är några av anledningarna till att upp till 90 % av ERP-projekten blir försenade och att bara 24 % genomförs i tid och inom budgeten. Det kan finnas många orsaker till förseningar och budgetöverskridelser.

Ju fler okända faktorer som kan elimineras redan från början, desto större sannolikhet är det att överslagen stämmer med fakta och att ERP-projektet håller tiden och budgeten.

Eliminera de okända faktorerna 

Output Management-standardlösningar minskar antalet okända faktorer i ERP-projektet. Bl.a. går det mycket snabbare att göra uppgraderingar och ändringar av dokument, både när de skapas och när fortlöpande ändringar görs, jämfört med att koda dokument själv (t.ex. i SSRS):

• Ändra 8-12 standardrapporter: från 300 timmar till under 50 timmar
• Korrigera i flera steg efter test: från 200 timmar till 10 timmar
• Ändra i formulär efter att systemet har varit i drift över 3 år: från 150 timmar till 50 timmar
• Ändra i design på 1 faktura (där förstasidan skiljer sig från de övriga sidorna): från 20 timmar till 1 timme

Eftersom det bara tar en bråkdel av tiden att göra ändringar jämfört med att koda dokument själv är riskfaktorer som specialanpassningar inte längre ett problem – liksom det finns utrymme för stegvis utveckling och inlärningsförlopp på tvärs över företaget på vägen.

Bli först med att få hela vitboken

Texten ovan är ett litet utsnitt av en vitbok som ges ut av Tabellae våren 2018.
Bli först med att få vitboken när den släpps: Anmäl dig på http://tabellae.dk/da/om-tabellae/tilmeld-nyhedsbrev

Se hur vi räknade i texten ovan eller få en beräkning av hur mycket ni kan spara utifrån era egna siffror: Skriv till Marie Høybye på mh@tabellae.dk

Källor:
Davide Aloini, 2012, sid. 184.
Herbert Nathan och Co. ”Vart är ERP-marknaden på väg?”
William J. Stevenson, 2011, sid. 525-526