Förvandla transportutgifter till en ”intäkt”

Företag som har kostnader relaterade direkt eller indirekt till transporter är oftast medvetna om att det sker avvikelser mot de framförhandlade avtalen med transportörerna. Dessa avvikelser kan uppstå både hos transportör och transportköpare, t.ex. genom att någon av parterna inte uppfyller sina olika åtaganden. I mitt tidigare blogginlägg diskuterade jag i all enkelhet avvikelser i leveransen och pekade på behovet av fungerande ”Track & Trace”. I detta inlägg kommer jag att beröra avvikelser mer sett till det finansiella flödet inom transporter och hur man kan vända en avvikelse från en utgift till en ”intäkt” på grund av feldebiteringar för en transportsändning. Det kan vara feldebitering av vald transportprodukt, avtal eller exempelvis den faktiskt köpta aktiviteten. Det sistnämnda är den del där utrymme finns för att göra allra flest kostnadsbesparingar på transporten men det är också den svåraste.

Fånga tilläggsavgifterna

Förutsatt att TMS-systemet kan få in en kunds transportörsavtal, fakturor och sändningar, som spåras (Track & Trace) mot av kund eller transportör vald transportväg så kan en fakturakontroll även göras på samtliga tilläggsavgifter som debiteras för en transport. Här uppstår i 20 % av transporterna en felaktighet, antingen från kundens sida mot transportören där de köpt fel tjänst eller från transportören i form av feldebitering. En stor möjlighet till kostnadsbesparing finns redan i denna relativt tidiga fas och här kan många företag bygga ett business case.

Automatisera transportfakturakontrollen

Vad som är enkelt att missa är vikten av att automatisera kontrollen av de transportkostnader man har. Det räcker inte att bara följa upp på fakturahuvudet utan det krävs även uppföljning av kostnaderna på detaljnivå, med en fördelning över exempelvis land, region, transportör, kund eller ner på kolli/orderrad. I detta skede frigörs dels tid från kunden i form av att de själva väljer till vilken grad de vill kontrollera en faktura men det innebär också att de inte behöver sitta och leta fel genom stickprov. Istället kan de själva enbart fokusera på avvikelser och således möjliggöra effektiva kostnadsbesparingar, genom att frigöra tid till andra för organisationen vitala delar. Att även kunna punktmarkera transportörer eller kostnadsställen inom den egna organisationen med uppföljning av transportkostnaderna och uppsatta KPI ’er är också ett värde som ej ska glömmas i ett business case.

Räkna med ROI på ett år

För att knyta ihop säcken lite; låt säga att de flesta TMS system på marknaden idag kan ge en fakturakontroll som möjliggör en kostnadsbesparing. Däremot är det få system som kan ge sina kunder en kontroll och uppföljning även på den köpta transportaktiviteten och ge en fakturakontroll inklusive samtliga tilläggsavgifter oberoende var i världen transporten uppstått (flyg, sjö, tåg eller landsväg). När hela detta finansiella flöde automatiseras ”touchless” så skulle jag vilja sträcka ut hakan och kalla den besparing som uppstår för en intäkt. Vår erfarenhet på Primelog är att våra kunder sparar som lägst mellan 3-5 % av sin totala transportomsättning genom den avancerade fakturakontrollen och gör business caset lätt att räkna hem. Vi strävar efter att ge en ROI på ett år.

David Knape
Sales Manager
david.knape@primelog.com