IT-avdelningens krav på en SaaS lösning

När verksamheten gjort sitt val av IT-system behöver den normalt få ett godkännande av IT-avdelningen. Det är inte så konstigt eftersom det inom bolaget eller koncernen kan finnas andra enheter som redan löst samma problem med en likartad lösning som en central IT avdelning kan känna till. Dessutom kräver ett införande av IT-system även tid av IT-avdelningen för att implementera lösningen och etablera en förvaltningsprocess. Detta gäller även så kallade SaaS-lösningar (Software as a Service) i molnet.

En SaaS-lösning ställer lite andra krav än en traditionell mjukvara som hanteras helt av IT avdelningen. Till exempel så ligger driften av systemet helt hos leverantören, vilket gör att arbetsbelastningen för IT-avdelningen minskar, men samtidigt ökar kraven på att verifiera att leverantören kan sitt jobb.

Vid inköp av en SaaS-lösning kan man säga att IT-avdelningen framförallt blir involverad i upphandlingsprocessen, men mindre involverad när väl lösningen köpts och ska implementeras. Då kan verksamheten arbeta direkt med SaaS-leverantören. För att hjälpa IT-avdelningen att förstå hur ett inköp av en SaaS-lösning ser ut har vi förberett detta material. Det är viktigt att din IT-avdelning också kan verifiera att leverantören och lösningen är det bästa valet för er.

Jämförelse SaaS och traditionell mjukvara

Följande tabell illustrerar olika saker att tänka på för IT-avdelningen vid köp av en SaaS-lösning jämfört med en traditionell mjukvara. Som framgår av tabellen innebär SaaS betydligt mindre arbete för IT-avdelningen.

Område	Traditionell mjukvara	SaaS-lösning
Utvärdering av teknisk lösning	IT-avdelningens ansvar	IT-avdelningens ansvar
Utvärdering av driftslösning	IT-avdelningens ansvar	IT-avdelningens ansvar
Inköp av hårdvara	IT-avd köper hårdvaran	Leverantörens ansvar
Inköp av nödvändig mjukvara, t.ex operativsystem och databas	IT-avd köper mjukvaran	Leverantörens ansvar
Installation av lösning	IT-avd installerar lösningen, ev. med hjälp av leverantör	Leverantörens ansvar
Konfiguration av lösning	IT-avd konfigurerar lösningen, ev. med hjälp av leverantör	Leverantörens ansvar
Drift av applikationen	IT-avdelningen sköter driften	Leverantörens ansvar, men IT-avd måste säkerställa att leverantören erbjuder rätt servicenivåer
Integrationer till andra system	IT-avd utvecklar dessa, ev med hjälp av leverantör	Samverkan mellan leverantör och IT-avdelning
Applikationssupport	Beror på avtal	Beror på avtal

IT-avdelningens checklista vid val av SaaS

Följande checklista kan vara bra för IT-avdelningen att ha vid val av en SaaS-leverantör, och i upphandlingen av en SaaS-lösning bör du som kund kräva bra svar på nedanstående frågeställningar. Även om installation, implementation och drift kräver mindre av din IT-avdelning så är den din expertresurs att verifiera leverantörens förmåga i just dessa avseenden.

• Är leverantören ett trovärdigt företag? Har den erfarenhet av SaaS och logistiklösningar?
• Används produkten av andra företag/kunder?
• Är funktionaliteten i systemet unik och det ni behöver? Kan ni motivera ett system till?
• Underhålls och uppdateras produkten kontinuerligt?
• Har lösningen en solid teknisk arkitektur för höga driftssäkerhetskrav, till exempel: redundans och katastrofsäkring, datasäkerhet, skalbarhet?
• Följer leverantören de policies som ert företag har för IT-lösningar?
• Garanterar leverantören en hög tillgänglighet på systemet (SLA)?
• Har leverantören väl definierade SLAer för supportärenden?

Att upphandla ett IT-system kräver en noggrann metodik oavsett om det handlar om traditionell mjukvara eller om molntjänster som SaaS. Förhoppningsvis hjälper dig denna guide att tillsammans med din IT-avdelning göra ett bra val av leverantör för din lösning.