Kontroll av transportfakturor

Fakturakontroll är historiskt sett en typiskt personalintensiv aktivitet som ofta blivit föremål för outsourcing till lågkostnadsländer. Men nu har kartan ritats om.

Med hjälp av systemstöd, teknik och dataintegration kan man med en liten personalmängd numera kontrollera stora mängder transportfakturor. Förutom att man sparar pengar på att inte betala för mycket till transportörerna får man kunskap om sina transporter och total koll på sina kostnader. Någon som fortfarande vill outsourca?

Fakturakontroll = besparing + kunskap!

I den gamla världen tog man bokningsinformationen, beräknade priset manuellt med hjälp av prislistan och jämförde sedan detta med kostnaden på pappersfakturan. Jag tänkte dela med mig av lite spaningar kring fakturakontrollprocessen idag och hur den har automatiserats.

Prisberäkning: Prislistor registreras i fakturakontrollsystem och prisberäkning av bokade sändningar sker automatiskt.

Inläsning av fakturor: Läs in fakturor elektroniskt för att undvika all typ av manuell registrering och pappershantering. De flesta större transportörerna erbjuder numera EDI-faktura, kan man inte få det så går det att integrera mot exempelvis en faktura i Excel. I värsta fall erbjuder transportören bara faktura i pappersform eller som pdf och även i dessa fall finns det en lösning. Moderna programvaror kan scanna dessa fakturor, tolka innehållet och skapa en EDI-fil för automatisk inläsning i fakturakontrollsystem.

Automatisk fakturakontroll: Fakturakontrollsystemet jämför automatiskt den planerade kostnaden med kostnaden på fakturan, sändningar med avvikelser presenteras för användaren medan övriga sorteras bort, redan här har mycket tid sparats. Systemet tar fram en kreditbegäran som kan skickas till transportören.

Attestering och kontering: När fakturan är kontrollerad och godkänd attesteras den av användaren och en signal att den är klar för betalning kan skickas till det system varifrån betalning sker. Även en konteringsfil kan skickas till bokföringssystemet vilket spar tid.

Analys: All transportdata samt kostnader är tillgänglig i fakturakontrollsystemet för analys.

Empiriskt visar det sig att våra kunder sparar 2-4% av transportkostnaderna på sin fakturakontroll, därtill vinner man kunskap och kostnadskontroll. Fakturakontroll = besparing + kunskap!


Karl-Johan Kjerstadius
Project manager
karl-johan.kjerstadius@primelog.com