Varför har vi inte kommit längre?

I en allt mer uppkopplad värld, skickar vi fortfarande fakturor med posten...

Jag har den senaste tiden varit på flera seminarier som pekar på det vi redan visste, men det är alltid intressant att få siffror på det: Vi är mer uppkopplade än någonsin! Vi har tillgång till oerhörda mängder digital data, vi lämnar ifrån oss massvis med information digitalt om oss själva, vi spenderar i snitt sex timmar varje dag med vår mobiltelefon (snart mer tid än vi sover) och tittar på den 150 ggr varje dag. Detta sker förstås inte enbart hos oss i västvärlden utan även globalt. Tillväxtländer hoppar över de steg vi själva genomgått i välståndsutvecklingen vad gäller att bygga infrastruktur och går från väldigt låg grad av infrastruktur till att direkt vara mobilt uppkopplade och använder mobila lösningar för sina betaltransaktioner. Ett exempel är Kenya som inom det här området har kommit mycket längre än Sverige.

Hur kommer det sig då att vi i de utvecklade länderna fortfarande gör affärstransaktioner mellan företag genom att skicka pappersfakturor? Eller ännu märkligare, vi gör om dem till pdf, dvs vi fotograferar fakturan, och bifogar filen i ett mail och tycker att vi har skickat en elektronisk faktura? Borde vi inte ha kommit mycket längre? Borde inte våra affärssystem vara förberedda för att enkelt kunna utföra elektroniska affärsmeddelanden mellan varandra? Jo! borde ju det självklara svaret vara på den frågan men så är det inte.

Vi är fortfarande långt ifrån den standard som EDIFACT en gång var tänkt att bidra till. EDIFACT är en standard för EDI som definierar elektroniska dokument till uppbyggnad och informationsinnehåll, framtagen av FN (UN/CEFACT). Det är självklart komplext att införa internationellt med harmonisering av olika lagkrav i olika länder men vinsterna är uppenbara.

Det verkar faktiskt vara så att det är den offentliga sektorn som driver frågan mest och inom EU har man kommit en bit på väg genom att sätta upp en gemensam plattform för affärsmeddelanden som döpts till PEPPOL. PEPPOL är ett nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Nätverket består av en teknisk plattform, avtal samt anvisningar och specifikationer. Detta gör det möjligt för köpare och säljare att nå varandra samt ger stöd för prioriterade elektroniska processer för fakturering, beställningar och upphandling . Den svenska regeringen gör sina små trevare och har beslutat att ge Ekonomistyrningsverket (ESV) i uppdrag att utreda konsekvenser av ett krav på e-fakturering för fakturor som skickas till staten men även till kommuner och landsting.

Gott så, det går långsamt men ändå framåt. Vad händer då inom den privata sektorn? En bransch som har tagit fasta på detta är byggbranschen med sin gemensamma organisation BEAst. De har insett att det är kunderna som måste ställa krav på sina leverantörer för att få till en ändring och det finns stora effektiviserings-vinster att göra genom att skicka sin affärsinformation elektroniskt. Man gör det begripligt för medlemmarna och hjälper dem att räkna fram vilken besparing som ges genom införande av t.ex elektroniska fakturor;

• Eliminering av manuellt arbete, till exempel: registrering av fakturor, kontering, utskrifter, returnering av ofullständiga fakturor, etc.
• Sänkta kostnader, till exempel för porto och kuvertering (av fysiska fakturor) samt kostnader för utskrift av fakturor (vilket ofta är fallet även när fakturan skickas som en pdf).
• Miljöbesparingar.
• Bättre kontroll och beslutsstöd genom uppföljning och analys.

Vinsterna är uppenbara. Informationen skapas elektroniskt från första början i ett affärssystem så varför inte ha en heltigenom elektronisk process? Varför krångla till det med att skriva ut på papper och skicka med den fysiska eller elektroniska posten? Vad väntar vi på?

Lena Ridström
VD
lena.ridstrom@primelog.com