Hybridmöten är här för att stanna – Umeå i unikt samarbete med fem svenska destinationer

Coronapandemin har påverkat mötesindustrin hårt och fått mötesbokare att omvärdera sina framtida fysiska möten. För att möta kundernas nya behov har nu fem svenska destinationer inlett ett unikt samarbete för att erbjuda möteskunder en rikstäckande lösning för hybridmöten.

Västerås, Jönköping, Umeå, Gotland och Malmö inleder nu ett unikt samarbete för att bli bäst i Sverige på rikstäckande hybridmöten. De framgångsrika mötesstäderna utvecklar nu gemensamt sina destinationer för att möta framtidens hybridmöten.

- Coronapandemin har påverkat mötesindustrin enormt och de behov som vi är vana att se hos våra kunder har förändrats. Nu handlar det om att kunna erbjuda nya sätt att mötas och att vi som destinationer står konkurrenskraftiga när fysiska möten är möjliga igen. Det känns riktigt spännande att utveckla ett koncept där vi är flera destinationer som normalt konkurrerat om möten men där vi nu kan hitta lösningar som genererar fler möten till alla våra orter, berättar Sofie Lidholm, utvecklingschef på Visit Västerås.

Samarbetet, som går ut på att erbjuda möteskunder en samordning vid planering och genomförande av nationella hybridmöten med deltagare från hela landet, är under uppstart, men ambitionsnivån inom samarbetet är högt.

- Vi vill vara de självklara destinationerna att välja när man ska samla deltagare från hela Sverige på ett och samma möte men där behovet att ses på samma destination inte finns. Genom att göra våra destinationer till centrala hubbar i olika delar av landet kan mötesarrangörer skapa rikstäckande möten och möjliggöra för många att delta oavsett var i landet de är bosatta, säger Caroline Törnblad, chef för möten och evenemang på Destination Jönköping.

- Vi vill göra det enkelt för den som är mötesarrangör, dessa ska få en kontakt för mötet som kan äga rum på flera olika destinationer. Vi Convention Bureaus kan de lokala företagen; Vilka som kan tekniken, filmningen, sändningen och vilka på destinationerna som kan planera i världsklass. Hybridmöten är hållbara, demokratiska, effektiva och här för att stanna. I framtiden kommer inte alla kunna eller vilja resa till möten på samma sätt. Därför är det här är ett led för oss att anpassa oss till den utvecklingen, säger Frida Lindroth projektledare på Gotland Convention Bureau.

Förutom gemensamma kompetensutvecklingsinsatser tillsammans med arrangörer och anläggningar på respektive ort så planeras inom samarbetet gemensamma säljinsatser för att få möteskunder att lära sig mer om de möjligheter som finns med att arrangera hybridmöten.

- Det finns otroligt många fördelar med att välja en hybridlösning för sitt möte. Hybrida möten möjliggör att mötas fysiskt med det så viktiga nätverkandet och kunskapsutbytet, samtidigt som de omfamnar de digitala fördelarna med ett tydligare hållbarhetsfokus med mindre resande, berättar Gabriella Hed Vall, ansvarig för evenemang och stora möten på Visit Umeå.

- Så som läget är nu är inga fysiska möten möjliga att arrangera men vi vet också att planeringshorisonten för större möten är lång. Vi kommer inom kort att publicera gemensamma kommunikationsinsatser mot målgruppen mötesbokare och ser fram emot att förhoppningsvis redan under hösten, om riktlinjerna tillåter, att välkomna hybridmöten till våra destinationer, avslutar Johan Menso ansvarig för Malmö Convention Bureau.

Vad som väntar efter coronapandemin vet ingen säkert men mycket pekar på att de fysiska mötena kommer att förändras och redan nu signalerar möteskunder om att de tänker annorlunda för sina framtida möten.

För ytterligare information, kontakta:

Sofie Lidholm, utvecklingschef Visit Västerås. 076-569 03 77

Caroline Törnblad, chef för möten och evenemang på Destination Jönköping. 070-508 44 09

Frida Lindroth, projektledare Gotland Convention Bureau 070-447 77 25

Gabriella Hed Vall, ansvarig för evenemang och stora möten på Visit Umeå. 070-601 03 57

Johan Menso ansvarig för Malmö Convention Bureau. 070-949 48 54

Vad är ett hybridmöte?

Ett hybridmöte är en kombination av ett digitalt och fysiskt möte. Det vill säga ett möte där deltagare både samlas fysiskt och digitalt. Ett hybridmöte kan vara uppdelat på flera olika orter med så kallade hubbar dit människor från närliggande orter reser för att delta på mötet fysiskt. För att lyckas med ett hybridmöte måste förutsättningarna för de som deltar fysiskt vara lika bra som för de som deltar digitalt och att de olika hubbarna är sammankopplade med varandra och kan interagera. Det räcker alltså inte med att bara ha ett fysiskt möte som livesänds digitalt.