Tips och verktyg för att hantera ett projekt

Småföretagare spelar ofta rollen som projektledare, även fast de egentligen inte är särskilt förberedda för det. Projektledning är en stor och seriöst aktivitet, något som man kan få akademisk utbildning och certifieringar för. Men om du inte är en utbildad projektledare och inte riktigt vet hur man ska gå till väga för att inte tappa kontrollen, så att allt förvandlas till en helt oorganiserad röra. Hur ska man egentligen hålla i ett projekt och leda det i rätt riktning, när man inte vet så mycket om projektledning? Detta drabbade mig för några år sedan då jag arbetade på en mindre intresseorganisation. Jag blev ombedd att ansvara för projektet att göra om och lansera en ny hemsida. Jag blev alltså anställd som redaktör. Mina gruppmedlemmar inkluderade några interna anställda, en hel del aktörer utanför organisationen, samt ett gäng obetalda frivilliga deltagare. Och jag visste absolut ingenting om projektledning när jag började.

Jag är en mycket organiserad person, vilket förmodligen är anledningen till att jag fick uppdraget att hålla i projektet i första hand. Men personlig organisation är inte alls samma sak som projektledning och mitt första projekt fick en fruktansvärd start. Jag kände mig riktigt usel och min brist på självförtroende gjorde saken bara värre. Visst, jag vet hur man samlar in uppgifter, sätter upp en tidsplan och delegerar uppgifter till berörda parter. Men jag hade ingen aning om vad jag skulle göra mer. Så småningom rättade jag till upplägget för projektet och fick det till slut i hamn, men det var inte enkelt. Det finns så många saker jag önskar att jag hade vetat då, som jag vet nu, om hur man ska organisera och hantera ett projekt. För alla er intet ont anande själar som måste hantera projekt utan att ha någon större erfarenhet eller förkunskap om det, har jag nu samlat några visdomsord från professionella projektledare.

Boka alltid in möten

Boka in upprepade veckomöten eller liknande. Oavsett om det är en gång i veckan eller oftare, är möten det bästa sättet att informera alla involverade om hur det ligger till i projektet. Det bör alltid finnas ett "nästa möte" inom en snar framtid.

Se till att antalet möten fungerar för alla parter

Beroende på projektets storlek och hur bra det går, kommer förekomsten av möten variera. Veckomöten är ofta normen, särskilt i startfasen av ett projekt. Antalet möten styrs sedan av storleken och tidplanen för projektet, samt att de ska kännas värdefulla för samtliga parter.

Skapa betydelsefulla möten

Ha en agenda, håll dig till dagordningen och sluta tidigt. Slöseri med tid är ett av de snabbaste sätten att förlora projektmedlemmarnas förtroende. Om det är ett möte för att rapportera läget i projektet, se då till att det förblir ett avstämningsmöte och inget annat. Låt det inte bli ett tillfälle för vare sig brainstorming eller för att ventilera eventuella missnöjen. Genom att hålla det kort och koncist kommunicerar du att du respekterar alla i laget och att deras tid är värdefull.

Välj rätt projektverktyg

Framförallt för kontakten med aktörer utanför kontoret har det webbaserade projektverktyget xSentio Redmine hjälpt mig en hel del med arbetet. Där kunde både jag och de andra medlemmarna tillsammans redigera och samarbeta med uppgifter och dokument. Då jag förde möten över telefon eller videokonferens över internet kunde vi även lösa små problem just då och där på ett mycket enkelt sätt. Att använda samarbetsverktyg och videokonferenser på internet fungerar nästan lika bra som de gamla ansikte mot ansikte möten. Ibland fungerar de till och med bättre, då det ofta blir mer rakt på sak, mer effektiva möten via internet.

Om du bara får svaret "allt är bra", ställ följdfrågor

Avstämningar av läget är ovärderliga. Men det hände ofta att jag bara fick svaret "det går bra, det är lugnt." Det var då jag insåg att följdfrågor var betydelsefulla. Frågor som t ex "Det var bra att höra, men finns det verkligen inte några problem alls?" Sådana följdfrågor leder ofta till ett utförligare svar, som t ex "Ja, med X har det gått fint, men den här lilla Y strular för mig." Det finns många människor som helt enkelt inte tycker om att klaga och det är projektledarens ansvar att gräva djupare och hitta alla svar som krävs för att komma vidare.

Skjut aldrig någonsin budbäraren

När saker går fel är det sällan någon som vill ta på sig att leverera den dåliga nyheten för ledaren. Om du är känd för att reagera på dåliga nyheter på annat vis än positivt, som t ex "Tack så mycket för att du gjorde mig uppmärksam på det här. Hur ska vi lösa det här nu?" är det nästan garanterat att du aldrig kommer få höra om de dåliga nyheterna i tid. Och att få dåliga nyheter i ett tidigt skede ger dig så mycket mer tid till att lösa problemet och minska dess negativa inverkan på projektet.

Låt andra tro att de har kontroll

Det krävs lite mognad tror jag, men en sak som jag har insett vara riktigt värdefullt är att lära sig att ha full kontroll samtidigt som du låter de andra tro att det är de som styr. Många vill känna att de själva har kontroll och det är bra, men projektledaren måste förstå att det är han/hon som alltid är den som är ytterst ansvarig för hur projektet utvecklas.

Kräv en fastställd kravspecifikation

Varje slutprodukt har en användare, oavsett om det är en annan projektmedlem eller en slutanvändare, självaste beställaren. För att kunna uppskatta tid och behov av resurser krävs en kravspecifikation på hur slutprodukten önskas framställd. Huruvida detta sker i form av en fullfjädrad teknisk specifikation eller en sida uppstaplade kriterier i ett kalkylblad spelar inte så stor roll. Vad som spelar roll är att det blir gjort.

Verktyg för ett projekt

Det finns många verktyg att använda under ett projekt. Bortsett från de mest grundläggande verktygen för företag, som e-postprogram och ordbehandlare, kan ett projektverktyg vara till stor hjälp. Finns inte alla aktörer på plats är ett webbaserat verktyg som alltid är åtkomligt guld värt. Att fördela ansvar, tidsuppskatta genomförande av uppgifter och upprätthålla en god kommunikation är betydligt lättare när det finns ett verktyg till hands som alla inblandade utgår ifrån, då allt arbete ska styras upp.

Projektledning för alla med xSentio Redmine
Enkelt men också kraftfullt. xSentio Redmine är byggt för att göra ditt jobb enklare.
http://www.xsentioredmine.se/
Ring oss på 08-54 55 54 70