Zeitmanagement optimieren dank Arbeitszeiterfassung

Zeit ist Geld und immer knapp. Im Berufsleben gilt es daher, mit Zeit sorgsam umzugehen und diese möglichst effektiv zu nutzen. Hier ein paar Tipps, wie sich aus der Arbeitszeit noch mehr herausholen lässt.

Zeitmanagement mit praktischen Tools optimieren

Eine Stunde hier, eine Stunde da, zwischendurch noch die E-Mails checken – an manchen Tagen weiß man gar nicht so genau, wofür man eigentlich seine Zeit genutzt hat. Viele Minuten bis Stunden gehen dabei für Tätigkeiten drauf, die vielleicht gebündelt viel effektiver abgearbeitet werden könnten. Um den Überblick zu behalten und Projekte besser planen zu können, gibt es heute moderne Tools zur Arbeitszeiterfassung, die dabei helfen, einen genauen Überblick über die geleistete Arbeit zu bekommen, mögliche Zeitfresser zu finden und somit noch produktiver zu sein. Darüber hinaus helfen solche Tools auch den Arbeitgebern, die geleisteten Arbeitsstunden für verschiedene Projekte besser im Blick zu behalten und Personal effizienter planen zu können. In der Lohnbuchhaltung profitiert man von der Eingabe in das Zeiterfassungstool ebenfalls, denn Überstunden und Minusstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstage lassen sich so leichter überblicken und für die Lohnabrechnung nutzen.

Aufgaben bündeln und priorisieren

Es gibt Aufgaben, die jeden Tag anfallen und von vielen nebenbei abgearbeitet werden. Das sind etwa das Schreiben und Beantworten von E-Mails, aber auch Telefonate zur Abstimmung mit Kollegen, Meetings und Präsentationen. Diese Tätigkeiten laufen neben der eigentlichen Arbeit und können mit einer effizienten Planung deutlich schneller erledigt werden. Es gilt, zeitfressende Aufgaben zu bündeln und nach Wichtigkeit zu priorisieren.

E-Mail und Telefonate

Statt jede Mail einzeln zu beantworten, kann man diese in einem festgelegten Zeitfenster abarbeiten. Je nach Dringlichkeit zu jeder vollen Stunde oder seltener, vielleicht zweimal am Tag. Statt also im Hintergrund jede Mail akustisch und optisch anzeigen zu lassen, sollte man sich an die festgelegten Zeitfenster halten und alles auf einmal abarbeiten. Kommen viele Anrufe von Kollegen herein, kann man mit diesen vereinbaren, dass man nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist.

Meetings und Präsentationen

Sehr viel Zeit geht für Meetings und Präsentationen drauf. Hier kann man überlegen, ob wirklich jedes Meeting notwendig ist und ob diese Treffen zeitlich begrenzt werden können. Viele Dinge lassen sich auch per Video-Meeting besprechen (z. B. per Zoom). Jeder bleibt an seinem Platz und es werden nur die wichtigsten Themen auf der Agenda behandelt.

Arbeitsumgebung optimieren

Ein angenehmes Arbeitsumfeld ohne Ablenkung ist für die meisten ein weiterer Faktor, der beim konzentrierten und effizienten Arbeiten hilft. Das Verwenden eines Kopfhörers in Großraumbüros, aber auch das Ausschalten von Radio und anderen lauten Geräten kann dabei hilfreich sein.

Tipp: Nur die wenigsten Menschen beherrschen wirkliches Multitasking. Deutlich entspannter und effektiver ist das Abarbeiten von einzelnen Arbeitspaketen, anstatt alles gleichzeitig zu erledigen.

Zeitmanagement als Vorbeugung von Stress und Überarbeitung

Ein effektives Zeitmanagement erhöht nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, es verhindert auch deren Überlastung oder Burnouts. Wer seine Arbeitszeiten im Blick hat, baut nicht so viele Überstunden auf und gerät nicht so schnell in die Stressfalle. Das Gefühl von Überforderung entsteht leicht, wenn man immer etwas mehr arbeitet, als eigentlich geplant war, oder die Arbeitstage immer länger werden, weil das die Kollegen auch so machen. Haben beide Seiten die Stunden dank Zeiterfassung immer im Blick, fallen zu viele Überstunden und lange Arbeitstage eher auf. Auch die Einhaltung von Pausenzeiten kann damit besser gewährleistet werden.