Austauschplattform für Dokumente bei Brita GmbH

Für den Austausch technischer Dokumente aus der Produktdokumentation mit Lieferanten und Konstruktionsbüros nutzt die BRITA GmbH seit kurzem die Austauschplattform PROOM. Mit entsprechender Berechtigung ausgestattet, lässt sich in PROOM detailliert nachverfolgen, wer wann welche Information versendet und wann der Empfänger diese gelesen hat. Größenlimitierungen bei Dateien gibt es nicht mehr. Bislang fand der Dokumentenaustausch bei BRITA über FTP-Server, E-Mail, Versand von Datenträgern oder nicht autorisierten Online-Plattformen statt. Verfahren mit deutlichen Nachteilen: E-Mail-Verkehr ist unsicher und für große Dateien wenig geeignet. Beim FTP-Transfer werden ältere Dateiversionen unkontrolliert überschrieben, die Protokollierung ist unzureichend, ferner sind nur Up- und Download möglich.

BRITA erhielt von PROCAD zunächst eine PROOM-Testversion als Cloud-Lösung. Auf einem Lieferantentag stellte das Unternehmen die Plattform und den angedachten Prozess seinen Lieferanten vor und testete das System anschließend mit ausgewählten Partnern. Zum damaligen Zeitpunkt bestand noch Skepsis, ob die Plattform in der Cloud eingesetzt werden soll; BRITA entschied sich daher für die „Enterprise Private Cloud“ von PROCAD. Martin Rydzy, Leiter Qualitätsmanagement bei der BRITA GmbH: „Mittlerweile sehen wir die Cloud unter bestimmten Voraussetzungen des Datenschutzes und der Datensicherheit als strategische Lösung und nutzen entsprechende Services. In dem Zuge sind wir von der Private auf die Public-Cloud-Variante von PROOM gewechselt.“

Datenschutz und Datensicherheit werden bei PROOM über mehrere Instrumente gewährleistet: Der Zugang zur Plattform ist nur nach Authentifizierung und mittels verschlüsseltem Passwort möglich. Es werden individuelle Benutzerberechtigungen auf Projektraum- und Ordnerebene vergeben, Aktivitätenprotokolle geben einen Überblick darüber, wer wann was und mit welchen Dateien getan hat. Gültigkeitszeiträume für Projekträume und Dateien können vergeben werden, wodurch diese nicht automatisch gelöscht werden. Wird PROOM, wie in der von BRITA genutzten Public-Cloud-Variante, von PROCAD betrieben, werden die ausgetauschten Dateien gespiegelt verwaltet. Im Fall eines technischen Ausfalls kann weiterhin ohne Einschränkung auf die Dateien zugegriffen werden.

Im Gegensatz zu anderen Austauschplattformen ist PROOM speziell auf die Projektzusammenarbeit ausgerichtet und ermöglicht eine gesteuerte und nachvollziehbare Kollaboration in Projekten. BRITA nutzt die Plattform für den Austausch technischer Dokumente wie Produktdokumentationen mit Lieferanten und Konstruktionsbüros. Mittlerweile ist der Einsatzbereich stark angewachsen: Das Facility Management tauscht Bauzeichnungen mit Architekten aus, Vertrieb und Marketing Präsentationen mit Distributoren, Agenturen und Kunden, die Finanzabteilung kommuniziert über PROOM mit Versicherungen, der Einkauf mit Zulieferern… Auch die einzelnen Tochtergesellschaften der BRITA GmbH nutzen die Plattform intensiv für den gesicherten Dateiaustausch untereinander.