IAV setzt auf schlankes SAP-Archiv von KGS

Das Engineering-Unternehmen IAV hat sein SAP-Filenet-Archiv durch eine Lösung der KGS abgelöst. Den Migrationsprozess hat das Unternehmen durch seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf Rechtssicherheit hin testen und entsprechend zertifizieren lassen.

Mit der Einführung weiterer digitaler SAP-Dokumentenlösungen hat sich IAV für die Ablösung seines bestehenden SAP-Archivs IBM FileNet-entschieden. Die bis dahin heterogene System- und Anwendungslandschaft sollte durch schlanke und einfache Lösungen konsolidiert und harmonisiert werden. Ermöglicht wurde dies durch die schnelle und unkomplizierte Einführung des neuen SAP-Archivs durch die KGS Middleware-Lösung KGS ContentServer4Storage. Vorteil der KGS Archiv-Lösung ist deren schlanker, plattformunabhängiger und integrativer Ansatz. So wird für das Archiv die in SAP vorhandene Datenbank zur Ablage der Archivinformationen (Verknüpfungen und Beleginformationen) verwendet. Die Ablage der Dokumente in der zentralen IAV Storage-Lösung ist ein weiterer wesentlicher Vorteil des KGS SAP-Archives. Der Konsolidierungserfolg ermöglicht IAV so einen flexiblen und skalierbaren Umgang in der Dokumentenarchivierung in SAP.

Die Migration der bisherigen Archivdokumente in das KGS SAP-Archiv hat IAV ebenfalls mit einem KGS-Produkt für Daten- und Dokumentenmigration (KGS Migration4ArchiveLink) schnell, vollständig und rechtssicher umgesetzt. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RBS RoeverBroennerSusat begleitete den Migrationsprozess von Beginn an; Über die Migrationsdokumentation und Prozessbeschreibung wurde dadurch die Rechtsicherheit des Prozesses frühzeitig sichergestellt.

Parallel zum neuen SAP-Archiv befindet sich bei IAV mit KGS ZADOC eine weitere KGS-Lösung zur Dokumentenverwaltung im Einführungsprozess. Die universelle in SAP integrierte Weblösung macht SAP- wie auch NON-SAP-Dokumente im ERP-System nutzbar. Dadurch können SAP- wie auch Nicht-SAP-Nutzer auf Basis der bestehenden Systemlandschaft ERP-bezogene und beliebige weitere Ein- und Ausgangsdokumente rechtssicher archivieren, ohne dabei zusätzliche „Drittsysteme“ nutzen zu müssen.

Mit KGS ist IAV nicht nur ein SAP-zentrierter Lösungsansatz in der IT-Infrastruktur gelungen, es wurden zugleich dokumentenbasierte Prozesse analysiert und erfolgreich in SAP-Workflowlösungen umgesetzt. Mit der erfolgreichen Umsetzung der Konsolidierung und Harmonisierung der SAP- Anwendungslandschaft ermöglicht IAV ihren Beschäftigten eine höchst individuelle SAP-Nutzung und erhöht insgesamt die Usability und Anwenderakzeptanz ihrer SAP-Systeme und darin ablaufender Geschäftsprozesse enorm.