SAP-übergreifende Dokumentensuche und -archivierung in SAP mit KGS ZADOC

Attribuierung, Webzugriff, Check in/Check out, Workflow und Management für non-SAP-Dokumente – KGS ergänzt den SAP-Standard um ECM/DMS-Funktionalitäten. 

Die KGS Software GmbH & Co. KG hat ihre 2013 vorgestellte Lösung KGS ZADOC jetzt deutlich ausgebaut. Zu den neuen Features zählen ein Web-Client, die ZADOC Remote API-Schnittstelle zur externen Verwendung von Funktionen wie Verknüpfung und Verschlagwortung,  Ablage, Suche und Dokumentzugriff) sowie ein Attributeditor. Die neueste ZADOC-Version ermöglicht eine Dokumentsuche mit belegobjekt- oder attributorientiertem Einstieg.

KGS ZADOC setzt auf den SAP-Standardkomponenten ArchiveLink™ und DVS auf und ist komplett in die SAP-Systemlandschaft integriert. Das mit geringem Aufwand implementierbare Softwarepaket ergänzt SAP-basierte Dokumentenablage- und Recherchevorgänge um Funktionen, die der SAP-Standard nicht bietet und über die klassischerweise nur dedizierte ECM-/DMS-Systeme verfügen. Es kann „stand alone“ oder als Erweiterung des KGS ContentServer4Storage, dem speicherbasierten System der KGS Software für Dokumentenverwaltung und Archivierung in SAP betrieben werden.

SAP-gestützte Dokumentenarchivierungsszenarien lassen sich mit KGS ZADOC über einfach zu bedienende Customizing-Werkzeuge flexibel aufbauen. SAP-Nutzer können ERP-bezogene Ein- und Ausgangsdokumente einsehen – wahlweise über ihre SAP-Oberfläche oder über die Anwendungsoberflächen, die ZADOC dazu eigens zur Verfügung stellt. Neben den umfassenden Suchfunktionen stehen auch erweiterte Ablageszenarien zur Verfügung. Highlights sind eine automatisierte Verknüpfung von Dokumenten an mehrere SAP-Businessobjekte, deren Versionierung ohne Nutzung von SAP DVS und die Verwaltung von Dokumenten ohne SAP-Bezug.

Die konkreten Daten und Dokumente in KGS ZADOC werden mithilfe eines eigenen SAP-Berechtigungsobjekts vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Auf diese Weise lässt sich die Berechtigungsvergabe und -Einschränkung für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen auch im Falle von Szenarien mit Non-SAP-Dokumenten wie üblich auf Basis des SAP-Berechtigungskonzepts regeln (Vergabe von Benutzerrollen). Da sämtliche Customizing-Einstellungen in das SAP-Transportwesen eingebunden sind, können Anwender ZADOC-Szenarien eigenständig aufbauen, testen und anschließend in den Produktivbetrieb bringen.