CSRD und Geschäftsreisen

Was jetzt auf Unternehmen zukommt und wie sie vorbereitet sein können

Ab 2026 gilt die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) auch für viele mittelständische Unternehmen. In den Berichten müssen die Unternehmen nicht nur direkte Emissionen offenlegen, sondern auch indirekte, sogenannte Scope-3-Emissionen. Diese Emissionen entstehen unter anderem bei Geschäftsreisen und betreffen den gesamten Prozess von der Reisebuchung bis zur Abrechnung. Die Herausforderung: Pauschale Schätzwerte reichen nicht mehr aus. Stattdessen sind standardisierte Berechnungsmethoden und digital nachvollziehbare Daten notwendig.

Neue Anforderungen an Nachhaltigkeitsberichte

Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (EU) 2022/2464 (CSRD) hat die Europäische Union neue Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung geschaffen. Unternehmen sind nun verpflichtet, ihre Auswirkungen auf Umwelt, Gesellschaft und Unternehmensführung transparent und vergleichbar offenzulegen.

Die Nachhaltigkeitsberichte sollen nach den neuen European Sustainability Reporting Standards (ESRS) erfolgen. Sie beinhalten unter anderem eine detaillierte CO₂-Bilanz, in der auch indirekte Emissionen – sogenannte Scope-3-Emissionen – berücksichtigt werden müssen.

Als politisches Rahmenwerk für die CSRD dient die EU-Omnibus-Initiative, deren finale Abstimmung bis Ende 2025 geplant ist. Sie soll die Berichterstattung für Unternehmen harmonisieren und effizienter gestalten. Berichte nach CSRD könnten dadurch auch für andere Anforderungen verwendet werden, zum Beispiel für grüne Wirtschaftsaktivitäten (Taxonomie-Verordnung) oder Sorgfaltspflichten in der Lieferkette (Corporate Sustainability Due Diligence Directive – CSDDD). Ziel ist es, dass Unternehmen ein integriertes ESG-Reporting-System aufbauen.

Geschäftsreisen zählen zu Scope 3

Scope-3-Emissionen, die nun in Nachhaltigkeitsberichten aufgeführt werden müssen, entstehen nicht im direkten Einflussbereich des Unternehmens, sondern zum Beispiel bei eingekauften Dienstleistungen wie Logistik oder bei Geschäftsreisen. Auch wenn die CO₂-Emissionen durch externe Anbieter verursacht werden, fallen sie in den Verantwortungsbereich eines Unternehmens, sobald es die Services beauftragt oder finanziert.

In vielen Unternehmen machen diese indirekten Emissionen einen erheblichen Anteil am CO₂-Fußabdruck aus. Das gilt besonders für Geschäftsreisen mit Flugzeug oder Mietwagen. Dadurch spielen Reiserichtlinien und Buchungsdaten nun eine wichtige Rolle in der Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Datenerfassung und Bilanzierung nach hohen Standards notwendig

Mit der CSRD steigen auch die Anforderungen an die Qualität der Nachhaltigkeitsdaten. Unternehmen müssen künftig offenlegen, wie sie die CO₂-Emissionen aus Geschäftsreisen berechnen, welche Datenquellen sie verwenden und nach welchem Standard die Berechnung erfolgte. Möglich sind das GHG Protocol oder ISO 14064. Schätzwerte oder pauschale Ansätze reichen nicht mehr aus.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Daten digital nachvollziehbar bleiben: Emissionen müssen konsistent, revisionssicher und maschinenlesbar dokumentiert werden, um den Vorgaben der EU zu entsprechen. Für viele mittelständische Betriebe stellt dies eine organisatorische und technische Herausforderung dar. Denn eine transparente Bilanzierung ist häufig erschwert durch fehlende Datenformate, eine zeitaufwendige manuelle Erfassung oder eine fehlende Integration in die Reporting-Tools.

Integration von CO₂-Daten aus Geschäftsreisen

Ein Beispiel für technische Unterstützung in diesem Bereich ist die Travel-Management-Plattform Lanes & Planes. Über diese Plattform können Unternehmen ihre Geschäftsreisen umfassend verwalten. Dank der Kooperation mit dem ClimateTech-Unternehmen SQUAKE können Nutzer:innen bereits bei der Buchung die CO₂-Emissionen für das gewählte Transportmittel einsehen. Grundlage sind anerkannte Emissionsfaktoren und internationale Standards. Die Scope-3-Daten werden so effizient und fehlerfrei erfasst, was Unternehmen aufwändige manuelle Prozesse erspart. Anschließend können die Daten für Nachhaltigkeitsberichte nach CSRD, interne ESG-Analysen oder freiwillige Kompensationsmaßnahmen genutzt werden.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln

Die geplante EU-Omnibus-Initiative soll in Zukunft zusätzliche Erleichterungen bringen – etwa durch klare Schwellenwerte, Fristen und abgestimmte Inhalte für verschiedene ESG-Berichtspflichten. Bis zur Verabschiedung bleibt jedoch unklar, wie stark diese Vereinfachungen tatsächlich ausfallen werden.

Unternehmen sollten die Zeit daher sinnvoll nutzen und sich auf die Pflicht zur Berichterstattung vorbereiten. Geschäftsreisen bieten einen leicht zugänglichen Ansatzpunkt, um Emissionen automatisiert zu erfassen und zu reduzieren. Bereits einfache Maßnahmen können messbare Effekte erzielen, indem man etwa für kurze Strecken den Zug statt das Flugzeug nimmt, verstärkt virtuelle Meetings nutzt oder mehrere Termine zu einer einzigen Reise zusammenfasst.

Wer seine Reisedaten frühzeitig strukturiert erfasst und auswertet, kann nicht nur den Aufwand für die Nachhaltigkeitsberichterstattung reduzieren, sondern auch aktiv zu mehr Klimaschutz beitragen. Geschäftsreisen werden so nicht nur zur Herausforderung, sondern auch zur Chance für eine nachhaltigere Unternehmenspraxis.