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Digital Transaction Management
Wie erreiche ich höhere Datensicherheit und gleichzeitig eine Effizienzsteigerung? Das ist eine Frage, die in Unternehmen eine bedeutende Rolle spielt. Die Antwort darauf könnte das Digital Transaction Management sein.
Digital Transaction Management beginnt mit der Digitalisierung papierbasierter Dokumentenprozesse. Mithilfe von digitalen Dokumenten und elektronischen Signaturen reduziert sich die Zeit der Vertragsunterzeichnung deutlich. So kann DTM zum Beispiel bei Lieferantenverträgen, Geheimhaltungsverträgen sowie Fusionen und Akquisitionen Anwendung finden.
Die Digitalisierung vereinfacht Prozesse, indem sie die Zeit des Dokumentenaustauschs – welcher beispielsweise für einen Vertragsabschluss benötigt wird – und damit die Zeit bis zum Ergebnis drastisch reduziert. Damit könnten auch die avisierten Gewinne des Unternehmens beschleunigt werden, zudem werden Papier und die Versandkosten gespart. Unternehmen, die DTM anwenden, entwickeln demzufolge einen signifikanten Wettbewerbsvorteil und Verwaltungen steigern ihre Effizienz.
Das sogenannte erweiterte DTM umfasst die Digitalisierung und Automatisierung der gesamten Dokumentenerstellung – Workflow and Content Automation (WCA). Hier kommen zum Beispiel komplexe Dokumentenprozesse zum Einsatz, wie die Zusammenstellung und das Routing von Dokumenten, die Integration in andere Anwendungen sowie Arbeitsprozesse, welche der Entscheidung zwischen Genehmigung oder Unterschrift vor- und nachgelagert sind.
Auch die Konnektivität und Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Archivsysteme spielen dabei eine entscheidende Rolle, um Dokumente strukturiert, rechtskonform und sicher aufzubewahren. Allerdings müssen bei der Archivierung signierter elektronischer Daten – speziell über lange Zeiträume – verschiedene Besonderheiten beachtet werden, um vor allem die Risiken für den juristischen Wert von signierten Dokumenten zu minimieren.
Zusammengefasst bietet DTM für Unternehmen die Vorteile der schnelleren Umsatzerzielung durch digitalisierte Prozesse, verbesserte Rentabilität, optimiertes Kundenerlebnis durch vereinfachte Prozesse und Ressourceneinsparungen z.B. bei Papier, Stauraum und Zeit. Auch Behörden können durch DTM profitieren, da sie durch digitale Prozesse schneller agieren können, einen verringerten Kommunikationsaufwand haben, sicher digitale Dokumente aufbewahren und ebenso Ressourcen einsparen können.
