Sådan skriver du en pressemeddelelse

Uanset hvor man vender sig hen, bliver man mødt af forskellige typer indhold på tværs af flere kanaler. Det betyder, at kravene til indhold bliver ved med at stige, hvilket gør det til en udfordring for PR- og kommunikationsfolk at skille sig ud fra mængden og få deres indhold læst. Men det åbner samtidigt også op for nogle muligheder, da pålideligt og engagerende indhold er højt værdsat. Pressemeddelelser er eksempler på indhold, som både medier og forbrugere betragter som troværdige informationskilder. Men hvad er en pressemeddelelse egentlig? Og hvordan skriver man en pressemeddelelse, der virker? Lær alt dette og meget mere i vores blogindlæg!

Hvad er en pressemeddelelse?

Før du lærer at skrive en pressemeddelelse, skal du forstå, hvad det er. En pressemeddelelse er helt enkelt en artikel, der opsummerer eksempelvis virksomhedsnyheder i et kort og præcist format. Velskrevne pressemeddelelser indeholder en klar nyhedsvinkel samt virksomhedens budskab. I dette blogindlæg lærer du, hvordan du maksimerer effekten, når du skriver og publicerer en pressemeddelelse.

Hvad skal man gøre, før man skriver en pressemeddelelse?

Selv om du er ivrig efter at skrive din pressemeddelelse med det samme, kan det altid betale sig at lave lidt forarbejde først. Du bør overveje følgende, inden du skriver din pressemeddelelse:

Sørg for, at dit emne er relevant

Før du kommunikerer, skal du altid overveje, om det, du vil dele, er værdifuldt for andre eller ej. Hvis du synes, det er svært at afgøre, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:

• Tidspunkt – er dit emne aktuelt? Hvad taler folk om lige nu?
• Identifikation – kan din målgruppe identificere sig med din historie?
• Relevans – er indholdet interessant for din målgruppe?
• Læseværdigt – er indholdet unikt, inspirerende eller lærerigt?

En god måde at øge nyhedsværdien af dit emne eller din vinkel på er at holde sig opdateret om nyheder og tendenser i din branche. Medieovervågning gør det nemt for dig at holde styr på, hvad der bliver sagt om dit brand, dine konkurrenter og din branche – og kan gøre det nemmere at identificere tendenser over tid.

Overvej vinkel og formål

Tænk over, hvad du gerne vil formidle, og fokuser på et hovedemne i din pressemeddelelse. Hvis du vil dække flere emner, skal du lave separate pressemeddelelser til dem. Prøv at besvare spørgsmålene: hvad, hvor, hvem, hvorfor, hvornår og hvordan?

Definer også formålet med din pressemeddelelse. Når det er på plads, bliver det lettere at kommunikere din historie. Det bliver også mere klart at forstå, hvem din målgruppe er, og hvilket specifikt mål du gerne vil opnå.

De fire mest almindelige mål for pressemeddelelser er at dele:

• Nyheder: En ny rapport, et nyt initiativ, en udgivelse eller lignende.
• Holdninger: En reaktion på et aktuelt emne eller et ønske om at starte en ny debat.
• Viden: Faktuel viden om et specifikt emne, der er relevant for medierne; tiltræk deres opmærksomhed og bliv en kilde til fremtidig rapportering.
• Pressebriefs: Giv et hint om, at noget nyt er på vej. På den måde forbereder du dig på, når virksomheden kommer med store nyheder om et produkt, et initiativ, en publikation eller lignende. Måske får du ikke mediedækning, men du investerer tid i at forberede journalisterne.

Identificer din målgruppe

Hvordan maksimerer du effekten af din pressemeddelelse? Ved at nå ud til de rigtige mennesker med dit budskab! Du har måske en kontaktliste med kunder, mediepersonligheder, journalister og andre interessenter, som du har indsamlet. Disse kontakter er værdifulde, fordi de har vist interesse for dit tidligere indhold. Måske har du organiseret dine kontakter efter interesser, tidligere interaktioner, engagement og/eller dækning. Evaluer dine kontakter og tilføj dem til den målgruppe, som du tror, vil finde værdi i din kommende pressemeddelelse.

Ud over dine eksisterende kontakter kan du prøve at finde nye journalister for at udvide din rækkevidde. Husk på, at journalister skal dække historier, der passer til deres målgruppe og interesser. Hvis du finder den rigtige journalist, vil de se dine nyheder som et aktiv.

For at finde den rette journalist er du nødt til at lave noget grundlæggende feltarbejde: læse aviser, lytte til radio, se tv og tjekke nogle hjemmesider ud. Det giver dig ikke kun et overblik over, hvad en bestemt medievirksomhed er interesseret i, men også over journalisterne hver især. Er du nysgerrig, men synes du samtidigt, at det lyder som for meget arbejde? I så fald kan du bruge Mynewsdesks AI CoPilot til at hjælpe dig med at finde relevante mediekontakter på ingen tid!

Skriv en pressemeddelelse i 8 enkle trin

Nu er det tid til at lave den egentlige pressemeddelelse! Her er 8 trin, du kan følge for at skabe en god pressemeddelelse.

1. Se objektivt på nyhederne

En pressemeddelelse kræver en saglig tone. For at opnå dette skal du overveje et par ting. Skriv aldrig “vi”, men “de”, som om du rapporterer fra et eksternt perspektiv. Undgå udråbstegn eller fordømmende og eufemistiske beskrivelser, men forsøg at være så neutral som muligt. En undtagelse er citater, som er effektive til at udtrykke følelser og meninger.

2. Engagerende overskrift og præambel

Pressemeddelelsens overskrift er det, der fanger læserens opmærksomhed. Derfor er den meget vigtig. Ofte er det lettere at finde på en interessant overskrift, når man er færdig med at skrive pressemeddelelsen. Overskriften bør indeholde selve kernen i nyheden og skal ikke fylde mere end 40 tegn. Overskriften vil også være emnelinjen for dem, der modtager pressemeddelelsen via e-mail. Undgå lange ord og brugen af selve udtrykket “pressemeddelelse”.

Efter overskriften kommer præamblen, introen, som skal opsummere indholdet af din tekst. Den skal skrives med fed skrift og er normalt et par sætninger lang; cirka to til fire. Nogle gange kan det hjælpe dig at starte med at skrive præamblen først, så du får de vigtigste pointer med. Andre gange er det lettere at skrive den, når du har en færdig tekst at opsummere.

3. Hold den kort og interessant

Sørg for, at din pressemeddelelse fanger modtagerens interesse, og hold den kortfattet. Skriv enkelt og præcist og undgå en kompliceret jargon. Strukturer også din pressemeddelelse, så den er let at læse; fx ved at bruge underoverskrifter. Det gør det nemt for en journalist at redigere og genudgive din tekst. Din virksomheds navn bør også være synligt både i selve pressemeddelelsen og i emnelinjen i de e-mails, der indeholder pressemeddelelsen, så afsenderen tydeligt fremgår.

4. SEO-optimer for at nå ud til flere mennesker

Ved at optimere din pressemeddelelse til søgemaskiner øger du chancen for at nå ud til et bredere publikum, når du publicerer den. Søgemaskiner er en fantastisk måde at nå ud til folk, der aktivt søger efter information om det emne, du skriver om. Overvej, hvilke nøgleord du skal bruge, og se på, om din tekst er læsbar. SEO er naturligvis mere komplekst end som så, men hvis din virksomhed har et stærkt domæne, er det et godt udgangspunkt at overvåge søgeord og læsbarhed. En måde at øge synligheden på er ved at publicere din pressemeddelelse i et presserum hos Mynewsdesk, da hele siden har en stærk SEO-rangering..

5. Gør effekten større med en CTA

En pressemeddelelse er en rigtig god mulighed for også at linke til andet relateret indhold. Det gør du ved at afslutte din pressemeddelelse med en call-to-action (CTA). En CTA bruges til at opfordre en læser til at foretage en eller anden form for handling. Eksempler på CTA’er kan være “Køb nu” i online-butikker eller “Læs mere”-links i artikler eller nyhedsbreve. I en pressemeddelelse kan du linke til andre relaterede nyheder, din hjemmeside eller andet relevant materiale.

6. Afslut med en boilerplate

Der bør altid være en boilerplate i slutningen af din pressemeddelelse. En boilerplate er en kort, standardiseret tekst om, hvad din organisation laver; herunder detaljer som virksomhedens størrelse, branche og meget mere. Hvis du er en del af en international organisation, bør din boilerplate være tilgængelig på lokale sprog. Inkluder din boilerplate i alle pressemeddelelser for at være konsekvent og gøre det nemt for journalister at kunne kopiere den.

7. Styrk din pressemeddelelse med billeder og videoer

Dit udkast til pressemeddelelsen er klar, men du er ikke færdig endnu! At tilføje relevante billeder eller videoer i høj opløsning til din pressemeddelelse er afgørende for at få den dækket af medierne. På den måde har journalisterne alt det materiale, de har brug for til at lave en komplet artikel. En tommelfingerregel er, at billeder, der skal bruges i aviser eller på nettet, skal være omkring 1 MB. Til trykte magasiner bør de være større end 3 MB. Giv også journalisterne oplysninger om, hvor de kan få adgang til billederne; fx et link til jeres presserum på hjemmesiden, kontaktoplysninger til den PR-ansvarlige eller lignende.

8. Publicer og send pressemeddelelsen

Der er flere måder at distribuere din pressemeddelelse på, men det er en god start at publicere den i dit presserum. Når du samler alle dine pressemeddelelser på ét sted, bliver det lettere for journalisterne at holde styr på alle dine nyheder, så de kan hjælpe med at sprede dine budskaber. Derfor bør det første skridt, når du er færdig med en pressemeddelelse, være at publicere den.

Så hvornår skal du sende dine pressemeddelelser og til hvem? Ved at sende pressemeddelelser via e-mail til dit netværk af journalister og andre interessenter øger du chancerne for, at nogen opfanger nyheden. Derfor bør du altid sende pressemeddelelser for at øge chancen for, at din nyhed spredes. Hvis du har brug for hjælp til at udvide dit eksisterende netværk, kan Mynewsdesk hjælpe!

Følg op på din pressemeddelelse

Din pressemeddelelse er publiceret, så nu begynder det sjove! Det er tid til at skifte fokus og udforske, hvad der sker efter publiceringen.

Vurder eksponeringen

Fik din pressemeddelelse den rækkevidde, du forventede? Nåede du ud til din målgruppe? Ved hjælp af data- og analyseværktøjer kan du se trafik og engagement for din pressemeddelelse samt eventuel omtale fra medier eller enkeltpersoner. Disse indsigter kan give værdifuld information om, hvordan din pressemeddelelse klarede sig.

Analyser klik, delinger og downloads

Afhængigt af, hvordan du har distribueret din pressemeddelelse, kan du evaluere åbnede e-mails, klik på links, delinger og downloads af relateret materiale. Disse indsigter er en virkelig god måde at vurdere engagementet blandt din målgruppe på.

Drag konklusioner

Du skal ikke bare nøjes med at evaluere og analysere. Brug de indsigter, du har fået efter at have publiceret din pressemeddelelse, til at forbedre din måde at arbejde på i fremtiden. Hvordan kan du udvikle din kommunikation, så du når ud til endnu flere mennesker, øger relevansen og opbygger stærkere relationer til dit publikum? En måde at forenkle analyse og måling af effekten af din PR-indsats er ved at bruge Mynewsdesk.

Kom i gang med en skabelon til din pressemeddelelse

Som du har erfaret, er der meget at overveje, når man skriver en pressemeddelelse. For at få endnu mere ud af din næste pressemeddelelse kan du følge vores 8 enkle trin, men du kan også bruge vores pressemeddelelsesskabelon til at få succes. Med en skabelon til din pressemeddelelse er det nemt at komme i gang!

Opsummering af vores tips til pressemeddelelser

Nu har du lært, hvad en pressemeddelelse er, og hvordan man skriver en effektiv pressemeddelelse. At få opmærksomhed i medierne giver høj troværdighed, hvilket er svært at opnå gennem reklamer og kampagner. Pressemeddelelser bør derfor være et både effektivt og vigtigt element i din kommunikationsstrategi.

Før du begynder på din pressemeddelelse, skal du forberede dig ved at vurdere, hvor nyhedsværdigt dit emne er, overveje vinklen og formålet samt identificere din målgruppe. Når det er tid til at skrive, skal du følge vores 8 enkle trin for at få succes med din pressemeddelelse. Endelig er det vigtigt at analysere resultaterne af din pressemeddelelse efter publiceringen. Held og lykke!