Insourcing eller outsourcing?

Boligkontoret Danmark administrerer knap 32.000 almene lejeboliger for boligselskaber og kommuner i hele landet. Administrationen omfatter udlejning, drift og økonomi – herunder også varetagelsen af forbrugsregnskaber for en stor del af beboerne.

I dag udarbejder Boligkontoret Danmark også selv varmeregnskaber for knap halvdelen af boligerne. Arbejdet med at insource forbrugsregnskaberne startede for 10-12 år siden. Driftssekretariatschef Jesper Telcs forklarer:

”Dengang var markedet et andet. Der var ikke så meget konkurrence mellem de forskellige udbydere, hvilket bl.a. kom til udtryk i prisen på udarbejdelsen af et forbrugsregnskab. Dengang var ydelserne, der blev leveret fra målerfirmaerne meget ens, og prisen betød derfor stort set alt. Efter grundige overvejelser udarbejdede vi en businesscase for projektet og kunne straks se, at der var mange penge at spare”.

Han understreger dog, at det kræver det rette set-up, viden og specialiserede medarbejdere at udføre en så kompleks opgave. Det handlede både om at ansætte de rette folk med den rette viden og erfaring og at sikre sig, at de tekniske IT systemer kunne håndtere insourcing af forbrugsregnskaberne. Relativt hurtigt fik Jesper bygget en afdeling i Boligkontoret Danmark, som kunne varetage både administrationen og udarbejdelsen af forbrugsregnskaberne.

Det bliver dit ansvar

Jesper er helt bevidst om, at forbrugsregnskaber er en kompleks størrelse – og at fejl kan koste dyrt i den sidste ende. Vel og mærke fejl, som kan koste boligselskaberne og Boligkontoret Danmark penge.

”Det vigtigste, du skal være opmærksom på, når du insourcer er, at nu er det dig, der har ansvaret. Ansvaret for at regnskaberne kommer ud til brugerne, til tiden og at de er rigtige. Du har ansvaret for fordelingen af udgifter, for målerne, informationer om udsatte beliggenheder osv., hvilket du ikke mere ’bare’ kan overlade til målerfirmaerne. Hvis du ikke har styr på det, og fx ikke overholder reglerne om, hvornår regnskaberne skal være ude, mister du retten til at opkræve efterbetaling,” fortæller han.

Samtidig er der et større lovkompleks, der hele tiden udvides og fornyes, som du skal forholde dig til. EU kommer løbende med nye energidirektiver. I skrivende stund er der et nyt direktiv på vej, der bl.a. øger frekvensen for udsendelse af varmeregnskaber, så de i 2022 evt. skal laves månedsvis. Jesper giver eksemplerne for at understrege vigtigheden i at have de rette kompetencer i organisationen, inden man begiver sig ud i insourcing.

Bemanding og viden

Boligkontoret Danmark er en af landets største almene boligadministrationer med mange kompetencer internt i organisationen. I modsætning til de mindre boligadministrationer har de egen jura-afdeling og en stor økonomi-afdeling. Størrelsen i sig selv gør dem desuden mindre sårbare overfor ændringer i personalet. For mindre organisationer, kan det være forbundet med store risici at insource, fordi man ikke har de samme muligheder for at fordele viden mellem flere personer.

”Du er som organisation meget sårbar for at miste viden, hvis den ligger samlet på en enkelt person. Derfor skal du have en vis størrelse, hvis du ikke skal være alt for sårbar. Hvis du mister den medarbejder, der sidder inde med al knowhow, skal du tilvejebringe den viden. Worst case-scenariet er, at tiden løber fra dig, så du ikke får leveret varmeregnskaberne til tiden. På kort sigt betyder det, at du mister retten til at foretage efteropkrævninger, og på langt sigt kan det betyde, at du bliver opsagt af boligselskaberne,” siger Jesper Telcs.

“Det kan simpelthen ikke betale sig rent økonomisk”

Selvom Boligkontoret Danmark har størrelsen til at have en specialiseret afdeling til at lave forbrugsregnskaber, er det i dag stadigvæk kun knap halvdelen af beboernes forbrugsregnskaber, de laver selv. Det skyldes ifølge Jesper, at der de sidste par år er kommet flere spillere på markedet, hvilket har presset priserne ned.

”Da Boligkontoret Danmark i sin tid besluttede at insource udarbejdelsen af forbrugsregnskaberne lå prisniveauet hos målerfirmaerne på et væsentligt højere prisniveau end i dag, hvilket skyldes udvikling i teknologien. Vi følger jo hele tiden med markedets udvikling, og vores business-case i dag viser derfor, at det ikke mere kan betale sig selv at udarbejde forbrugsregnskaber. Det har den betydning, at vi er ved at se på mulighederne for at lægge forbrugsregnskaber ud til eksterne leverandører. Der er ingen grund til at fortsætte, når det ikke kan betale sig rent økonomisk,” slutter han.