Kolonial.no håndterer væksten med digitaliserede HR- og ledelsesprocesser

"Når virksomheden vokser så utroligt hurtigt, som vi har gjort de sidste par år, er der ikke længere plads til at håndtere interne processer med systemer som egenligt ikke understøtter disse processer fuldt ud", fortæller Kristoffer Løvmyr, Payroll Manager i Kolonial.no. For at håndtere væksten nu og fremover er det vigtigt at kunne gennemføre HR- og ledelsesprocesser effektivt, og på en måde som samtidigt varetager medarbejderne og kulturen i Kolonial.no

Stærk vækst gav nye udfordringer

Kolonial.no er Norges største online dagligvarebutik og det norske svar på Nemlig.com. De tilbyder et bredt udvalg af dagligvarer og middagsretter, enten leveret direkte til døren eller til afhentningssteder og leverer til både privatpersoner og virksomheder. Kolonial.no samarbejder med blandt andet Rema 1000 og er det selskab i sin kategori med hurtigst vækst i hele Norden. Kolonial.no har som mål at skabe Norges bedste indkøbsoplevelse for dagligvare og at gøre hverdagene nemmere og enklere for flest mulige mennesker.

Det var i foråret 2017 at Kolonial.no virkeligt fik fodfæste i markedet og væksten tog fart. Samtidigt erfarede de at deres manuelle processer blev for ineffektive. "Vi ønskede at være i stand til at fortsat møde behovene til medarbejderne og engagere og informere dem bedst muligt. Vi ville involvere dem mere i processerne og gøre informationen mere tilgængelig for alle" forklarer Løvmyr.

Teknologivirksomheden Kolonial.no's konkurrencefordel ligger blandt andet i teknologien i deres webshop og App, og i lagerstyring samt distribution. Efterhånden som virksomheden er vokset er systemlandskabet blevet mere komplekst, og der opstod et øget behov for systemer der håndterer data på en god måde. "Vi var afhængige af at få et HR-system som er skalerbart og kan være med på vækstrejsen – også rent geografisk", forsætter Løvmyr. Efter en grundig udvælgelsesprocess faldt valget til slut på CatalystOne Solutions, som er et nordisk selskab og leverandør af HR-system med norske rødder.

Vigtigt at opbygge kultur og standardisere processer

"I en vækstfase som vi er inde i bliver det vigtigt at få skabt struktur og standardisere processer for at opnå effektivitet og skabe de resultater som vi ønsker, uden at måtte bemande flere administrative roller", fortæller Løvmyr. Med højt antal nye rekrutteringer hver eneste måned, starter der mange nye mennesker som vi ønsker hurtigt skal blive en del af Kolonial.no. Onboardingen er derfor særdeles vigtig for at bygge kultur og sikre at de nye får de rette kompetencer og oplæring. Denne process bliver nu digitaliseret og automatiseret igennem HR-systemet fra CatalystOne, hvilket betyder at vi kan øge antallet af rekrutteringer uden at skulle ansætte flere inden for HR og rekruttering. Med standardiserede processer sikrer vi at alle får en god og varm velkomst og oplever at de bliver hjulpet godt i gang. CatalystOne skilte sig ud fra de andre leverandører ved at de havde en god og stærk organisationskultur som matchet vores egen rigtigt godt. Dette har bidraget positivt i processen og implementeringen af systemet.

HR-data er vigtig i en datadreven organisation

Kolonial.no er en meget datadreven organisation. Derfor er det også meget vigtig at HR-systemet kan håndterer al stamdata og information om medarbejderne, også kaldt HR master data, på en god og sikker måde som er i tråd med persondataforordningen og GDPR. "Vi ønsker at tilgængeliggøre data for både lederne og vores medarbejdere. Dette var en af årsagerne til at CatalystOne var en stærk kandidat med sin SaaS løsning", siger Løvmyr. CatalystOne har styr på de nye persondataregler og sikrer at alle kundernes HR-data håndteres sikkert og at persondata i varetages i overensstemmelse med GDPR.

"Cloudløsningen gør også at vi kan logge os ind hvor som helst, når som helst - så vi altid har vigtig beslutningsdata tilgængelig", fortæller Kristoffer Løvmyr.

Teknologien skal hjælpe til videre vækst

Kristoffer Løvmyr fortæller om fremtiden: "For at Kolonial.no skal kunne fortsætte med at revolutionere en hel branche og videreudvikle fremtidens dagligvarehandel, er det kritisk at også interne processer digitaliseres og forbedres. Det aller vigtigste for Kolonial.no var at digitalisere og automatisere vores HR-masterdata, onboardingprocessen samt lederstøtte som omfatter hverdagslige opgaver som medarbejdersamtaler, målstyring og opfølgning."