Klimavenlige IT-indkøb kræver opgør med firkantede indkøbspolitikker

Kommunerne ønsker mere grøn IT, men ufleksible indkøbsregler betyder, at kortsigtede IT-løsninger vinder udbuddet over de langsigtede, til trods for at der både er CO₂ og penge at spare ved sidstnævnte.

Af Morten Rooed Hansen, salgsdirektør i 3stepIT

Danske kommuner står for et forbrug på 100 milliarder kroner hvert år, når der købes varer og services. Ifølge tænketanken Concito bliver det til seks millioner tons CO₂ om året. Derfor er den seneste debat om indkøbsområdet i kommunerne på sin plads, da kommunerne har et medansvar for at søge mere miljøvenlige indkøbsløsninger.

I Danmark køber kommunerne årligt ind på IT-området for omkring 2,4 milliarder kroner og som underleverandør af IT til mange af de danske kommuner gennem de seneste 10 år, er det tydeligt, at miljørigtige IT-løsninger er højere oppe på dagsordenen i dag end for få år siden. Desværre bliver de gode intentioner om grøn omstilling sjældent fulgt til dørs med cirkulære løsninger. Vaner, bureaukrati, ufleksible procedurer og firkantede indkøbsregler bremser den gode sag. Resultatet bliver ofte en løsning, der er billigere her og nu, men som på længere sigt hverken gavner miljøet eller økonomien.

Danmark halter bagefter

Når mange kommuner stadig ender med at fokusere på den laveste pris, og kun sjældent vælger serviceløsninger og driftsøkonomi, som kan levetidsforlænge IT-udstyret, og som rummer en plan for, hvordan udstyret kan genbruges eller bortskaffes efter brug, skyldes det, at man stadig tænker i for kortsigtede løsninger. Årsagerne hertil skal blandt andet findes i skiftende administrationer og kassetænkning indenfor de enkelte budgetår.

Desværre er netop udstyrets levetid, bortskaffelse og genbrug et område, hvor vi i Danmark er bagud i forhold til de andre skandinaviske lande. En undersøgelse af IT-trends fra 2020 foretaget af 3stepIT viser, at danske virksomheder ligger i bunden på flere parametre omkring bæredygtige IT-løsninger. Blandt andet når det kommer til genbrug og retmæssig bortskaffelse af IT-udstyr og mål om reduktion af elektronisk affald.

Det burde give anledning til politisk bekymring. Verden udvikler sig i dag så hurtigt, at vi er nødt til at tage større skridt i form af nye politikker og reformer, hvis Danmark skal kunne følge med på den grønne digitale front.

Konkrete miljøtiltag

Den mest effektive måde kommuners IT-afdelinger kan bidrage til det offentliges målsætning om CO₂ besparelser på, er ved at optimere udstyrets levetid og holde fokus på den cirkulære løsning. Det skyldes, at det er meget energikrævende at producere nyt IT-udstyr. Op til 80 procent af udstyrets samlede CO₂ udledning stammer fra produktionen.

For at optimere levetiden er det afgørende, at man får defineret en livscyklus for materiellet og sikrer en rettidig udskiftning af alt udstyr. Hvis det kan sælges videre og genanvendes på andre markeder, sparer man CO₂ og noget af det økonomiske tab ved skrotning. Men det kræver en klar plan for håndteringen af udstyret, istandsættelse, videresalg og genbrug. Og desværre er det kun meget få løsninger på det kommunale område, der tager højde for, at brugerne kun skal anvende sit IT-udstyr i en på forhånd defineret levetid, hvorefter det skal kunne afleveres, nulstilles og benyttes igen på sekundære markeder, der har andre specifikationskrav til udstyret, end vi har i Danmark.

Vi oplever ofte, at det kan være uoverskueligt og udfordrende at administrere og lokalisere flere tusinde IT-enheder. Det har den uheldige konsekvens, at man anskaffer nyt IT-udstyr til medarbejderne, selvom man allerede har overskydende udstyr, og det ender dermed som en merudgift. Ved at have et system for sine udstyrsinformationer og anvende en asset management løsning vil man kunne indhente data om, hvor ens udstyr befinder sig, hvem brugeren er, og hvad det anvendes til. Det vil have den effekt, at man ikke køber mere udstyr, end man reelt har behov for.

Ufleksibel indkøbsordning

Skal der ske reelle forandringer, må man derfor se på de processer, der ligger til grund for indkøbene i kommunerne. Og en egentlig effekt heraf forudsætter, at der både er landspolitisk og ledelsesmæssig opbakning til sagen, for det er ikke kun et problem, der skal parkeres hos kommunerne og deres menige indkøbere.

Det er udfordrende for den offentlige sektor at følge med og investere fornuftigt på IT-området, som mere end nogensinde før har brug for tilpasningsparate løsninger, da der konstant opstår nye servicebehov. I den sammenhæng bliver man nødt til at erkende, at Statens og Kommunernes Indkøbsordning, SKI, og deres udbudsmodel ikke altid er så fleksibel, som markedet har brug for, når det angår klimavenligt indkøb af IT-udstyr, der løbende skal udskiftes.

Udviklingen inden for IT-løsninger går stærkt, og derfor er der ofte en kompleks kravspecifikation til IT. Udstyret kræver tilpasning til de enkelte kommuners arbejdsgange samt løbende justeringer grundet udvikling i arbejdsprocesser og systemer. SKIs aftalestruktur er som udgangspunkt rigtig god til standardiserede løsninger. Strukturen tager dog ikke højde for forandrede behov som følge af nye retninger i markedsstrukturen samt det faktum, at IT-udstyr er en cirkulær løsning, hvor det er væsentligt at medtænke, hvordan udstyret bortskaffes samt kan genanvendes.

11 kommuner har valgt at stå for deres eget udbud frem for at følge SKI, med netop den begrundelse at udbudsmodellen ikke tager højde for indkøb, der kræver fleksibilitet og tilpasning til de enkelte kommuners arbejdsgange. Samtidig har modellen en tendens til at vægte laveste pris højere end eksempelvis servicekvaliteten, hvilket medfører flere indkøb og større omkostninger på lang sigt.

Vi mener, at det vil være til gavn for alle, hvis der kan skabes et fælles fodslag, så SKI i højere grad kan opfylde behovet for specifikke krav samt for grønnere løsninger indenfor IT. Hvis kommunerne for alvor skal rykke sig i forhold til den grønne omstilling, så skal helhedsbetragtninger, kvalitet og service veje tungere i udbudsmodellen, end der gøres for nuværende. Og samtidig skal der tages højde for, at kommunerne ud fra de aktuelle udbudsregler ikke får gavn af det faktum, at gensalgsværdien af IT-udstyr har en utrolig stor påvirkning på økonomien.

Man bliver nødt til at lave en indkøbspolitik, der ikke kun tager udgangspunkt i indeværende budgetår. På den måde kan man vægte den totale pris, så det bliver Total Cost of Ownership, der bliver lagt indkøbsstrategi efter. Det gør det muligt at fremtidssikre i forhold til indkøbenes levetid, pris og miljøvenlighed og på den baggrund at vælge mere bæredygtige fremfor de billigste IT-løsninger til kommuner og andre offentlige instanser.