Den internationale databeskyttelsesdag 28. januar

Den 28. januar er det den internationale databeskyttelsesdag, og det er en dag, hvor vi bør dobbelttjekke, at vi gør, hvad vi kan for at beskytte vor egne og andres personlige oplysninger.

Enten om det er vor egne personlige dokumenter, eller om vi har adgang til andre sensitive oplysninger f.eks. gennem job, så bør vi passe på, at oplysningerne ikke kommer på afveje og kan misbruges. Efter at GDPR blev indført, er vi alle blevet mere opmærksomme på datasikkerhed, men er du klar over, at GDPR også omfatter dokumenter, vi omgiver os med - fakturaer, kontoudskrifter, kontrakter, breve, personalemapper, medicinsk information og meget mere?

Her er nogle tips:

1. Tjek hvilke regler der gælder for opbevaring af dine dokumenter, så du er på den sikre side og sørger for, at du arkiverer alt i overensstemmelse med GDPR og bogføringsloven. For de fleste selskaber arkiveres det meste digitalt, men papirdokumenter forekommer også.

2. Arkiver smart: Den nemmeste måde er at arkivere efter tema, men også efter opbevaringsperiode. Så slipper du for at hente eller arkivere i flere omgange. Arkiver først i mapper for hurtig og enkel tilgang, derefter kan du arkivere videre i æsker, det som må opbevares i 2, 4, 6 eller op til 10 år. Æsker tager mindre plads og kan enkelt stables og lagres over tid.

3. Makulering er vigtig! Hvis du arbejder med sensitive- eller personoplysninger så husk, at de samme regler gælder på kontoret og hjemmekontoret. Sensitive dokumenter skal opbevares på en sikker måde og skal aldrig smides ud i en almindelig papirkurv. De skal makuleres på en sikker måde (strimmelmakulering er ofte ikke nok). Husk også at det gælder dine private dokumenter. Smid dem ikke ud i papirkurven men makuler dem for at være helt sikker på, at informationen ikke kommer i de forkerte hænder.

Du behøver ikke en stor makuleringsmaskine, der findes mange små modeller, som samtidig også har høje sikkerhedsgrader. Vi anbefaler mindst sikkerhedsniveau P4 krydsmakulering.

https://www.leitz.com/da-dk/design--concepts/iq_makuleringsmaskine/