Skriv bedre e-mails

E-mailen er vor tids brev. Nogle mennesker sender flere hundreder om ugen. Vi kommunikerer med både virksomheder og det offentlige via e-mail, og det er derfor en kommunikationsform, de færreste har råd til at overse.

En e-mail tegner et billede af afsenderen, især hvis modtageren ikke har meget andet end e-mailkorrespondancen at bedømme ud fra. Derfor gælder det naturligvis om at fremstå både professionel og høflig. Det kan være sværere, end de fleste tror. Nedenfor er 5 gode råd til, hvordan du sikrer god tone i dine e-mails.


Fra emnefelt til signatur på 5 minutter
Den gode e-mail begynder allerede i emnefeltet. Sørg for at benytte en sigende beskrivelse af e-mailens indhold. Det gør det nemmere for din modtager at finde e-mailen igen, og lysten til at læse den hæves betydeligt, når modtageren ved, hvad han eller hun skal til at bruge sin sparsomme (arbejds)tid på. Det er ikke uden årsag, at de fleste e-mailprogrammer spørger dig, om du er sikker på, du vil sende din e-mail, hvis der ikke står noget i emnefeltet.


Kære eller Hej?
Der findes ikke en komplet skabelon for passende e-mailkorrespondance. En af de ting, der ofte volder problemer, er den indledende hilsen. I et håndskrevet brev dikterer lærdommen, at vi skriver ”Kære” efterfulgt af modtagerens navn. Den regel kan ofte overføres til kunsten at skrive gode e-mails.Skriver du til en relativt ny modtager, hvis navn du kender, kan du sagtens skrive ”Kære Connie Nielsen” og derefter begynde din e-mail. Kender du modtageren bedre, eller har du e-mailet med personen før, benytter de fleste det mere uformelle ”Hej Connie”. Skriver du derimod til en virksomhed eller organisation, skal du dog ikke skrive hverken ”Hej Skat” eller ”Kære Skat”, men derimod ”Til Skat”. Husk at der ikke skal sættes tegn efter din åbningsfrase – heller ikke komma eller udråbstegn! Lav i stedet en linjes mellemrum mellem din åbningshilsen og selve e-mailen.


Indholdet i e-mailen
Indholdet i din e-mail bør ikke være meget anderledes end i et almindeligt brev. Det vil sige, at du skal skrive præcist, overskueligt, undgå stave- og tegnsætningsfejl og holde en passende tone. Da der som nævnt ikke er en komplet skabelon for e-mails, kan det tit være en god idé at kopiere den anden parts tone i dine e-mails. Hold desuden tilbage med brugen af smileys, ikke-anerkendte forkortelser og ironi i de første e-mails, da det kan fremstå uprofessionelt og afføde misforståelser.
Hvis du er i tvivl, om noget kan misforstås, så er det en god idé at omformulere indholdet.


Vedhæftninger og links
Hvis du vedhæfter filer, skal du altid sørge for at skrive det i e-mailen. Skriv både hvad filerne indeholder, samt hvilke filformater du sender. Hvis du sender et link, så skriv hvad hjemmesiden indeholder. På den måde sikrer du dig, at modtagerens mod og lyst til at åbne filerne eller linksne bliver større. Overvej desuden om indholdet af de vedhæftede filer eller links blot kan kopieres direkte ind i e-mailen, så modtageren ikke skal åbne andet end e-mailen.


Afsluttende signatur
Afslut e-mailen pænt og høfligt. Heller ikke her er der nogen rodfæstede regler. Om du vil skrive ”venlig hilsen”, ”med venlige hilsner” eller noget tredje, er op til dig. De fleste e-mailprogrammer kan opsættes til automatisk at indsætte signaturer, så du aldrig glemmer det. Samtidig gør de automatiske signaturer det muligt at ensarte den kommunikation, der bliver udsendt, hvad enten det er som enkeltperson eller som virksomhed. Ud over at signaturen skal indeholde en høflig afslutning, er det også en god idé at indsætte dit navn, din jobtitel og dine kontaktoplysninger, hvis du sender som enkeltperson.

Er der interesse for at styrke jeres skriftlige udtryk, så læs mere om vores kursus i retorisk skrivning.