E-fakturering pynter på bundlinjen

Informationsalderen bærer præg af, at virksomheder i stigende grad går over til at bruge digitale metoder, der gør medarbejdere og kunder i stand til at hente oplysninger med et tryk på en knap. I denne sammenhæng er det både overraskende og bekymrende, at virksomhedskritiske fakturaer fortsat håndteres og sendes som papirdokumenter.

Trods de mange faldgruber i forbindelse med usikre papirbaserede processer blev der i Europa alene i 2010 sendt omkring 30 mia. fakturaer, hvoraf kun 10 procent var elektroniske [1]. I en global økonomi, hvor de fleste processer er automatiserede, virker en så stor afhængighed af papirbaserede forretningssystemer mere og mere risikabel.

De seneste data fra Ricoh Process Efficiency Index kaster nyt lys over de omfattende udfordringer, virksomhederne står overfor, hvad angår håndtering af dokumentprocesser på tværs af hele virksomheden, og hvor fakturering spiller en væsentlig rolle. Resultaterne viste, at medarbejderne i Europa, der er ansvarlige for forvaltningen af virksomhedskritiske dokumenter, bruger ca. 362 mia. timer årligt på at udføre denne funktion, hvilket svarer til en samlet driftsomkostning på €147 mis. årligt [2]. Der er klart store besparelser at hente, hvis disse processer automatiseres på effektiv vis. Så spørgsmålet er hvorfor virksomhederne ikke tager problemet alvorligt.

Forhindringer på vejen mod effektivisering

Der er desværre mange barrierer, som forhindrer organisationer i at skifte over til digital håndtering af deres virksomhedskritiske dokumenter: fordeling af udgifter, omkostninger og bekymringer omkring juridiske standarder og interoperabilitet for blot at nævne nogle få. Introduktionen af Managed Services på markedet er dog på vej til at bryde disse barrierer. Managed services kan tilbyde en samlet løsning på den samlede fakturahåndtering, som hjælper virksomhederne med gradvist at overgå fra papirbaseret til elektronisk fakturering ud fra køberes og leverandørers præferencer.

Ricohs Process Efficiency Index viser, at i gennemsnit er 42,5 procent af alle virksomhedskritiske data stadig kun lagres som papirdokumenter, hvilket er et foruroligende stort tal. Der er ingen tvivl om, at fakturering bidrager væsentligt til denne statistik. Processen er ikke fejlfri, og samtidig er den tidskrævende, ineffektiv og dyr. Analysefirmaet Quocirca vurderer, at omkostningerne ved manuel behandling af papirfakturaer kan variere fra € 8 til € 10 pr. faktura [3]. I betragtning af den store mængde papir, som mange virksomheder behandler på daglig basis, er dette et anseligt beløb.

Faldgruber ved papirbaserede processer

Manuelle processer kan betyde langsom opfølgning på fakturaer, hvilket gør det svært for virksomhederne at opnå rabatter ved tidlig betaling og på sigt resultere i dårlige relationer til leverandørerne. Dertil kommer, at organisationer, som fortsat er afhængige af papirbaseret fakturering, kan have problemer med at udarbejde revisionsspor ved afslutning af deres regnskaber og opfylde EU-kravene til momsopgørelse.

Ricohs undersøgelse viser, at kun 39 procent af virksomhederne er i stand til at følge et revisionsspor for alle deres virksomhedskritiske dokumenter. Afhængigheden af papir har en høj miljømæssig pris – ikke kun i forhold til papiraffald, men også med hensyn til energiomkostningerne i forbindelse med afsendelsen af de fysiske fakturaer. Ricoh Europes Carsten Bruhn sagde for nylig: "Hvis virksomhedskritiske dokumenter kun eksisterer på papir, øges risikoen for tab af data, da papirdokumenter er mindre tilbøjelige til at blive sikkerhedskopieret."

På trods af disse åbenlyse problemer viser Ricoh Process Efficiency Index, at europæiske virksomheder erkender, at der er plads til forbedring, hvad angår dokumenthåndtering. Undersøgelsens respondenter sagde, at deres tre største prioriteter for virksomhedskritiske dokumenthåndteringsprocesser i 2011 er at øge vidensdeling og forbedre sikkerheden samt forbedre arbejdsstyrkens effektivitet.

Quocirca vurderer, at e-fakturering kan øge virksomhedernes effektivitet samt reducere omkostningerne i forbindelse med håndtering af fakturaer med op til 70 procent [4]. De mest åbenlyse fordele er, at man sparer omkostningerne forbundet med afsendelse (papir, udskrivning og porto) og behandling (accept af fakturaen, behandling og godkendelse).

Overgangen fra manuel til digital fakturering

Ovenstående fordele skal få flere organisationer til at gå over til elektronisk fakturering. Det forventes, at omkring 5 mio. europæiske virksomheder i hele 2011 vil sende eller modtage elektroniske fakturaer [5]. Initiativer som Europakommissionens planer om at revidere direktivet om elektroniske signaturer er et forsøg på at tilskynde virksomhederne til i højere grad at gøre brug af elektroniske fakturaer. Elektronisk fakturering er også en del af Europakommissionens flagskib "En digital dagsorden for Europa", hvis mål er at gøre e-fakturering til den fremherskende form for fakturering inden 2020.

I dag er markedet præget af en blanding af softwareprodukter, der anvendes på stedet, og hosting-løsninger, hvoraf de fleste tilbyder integration til Enterprise Resource Planning-systemer (ERP), overholdelse af forskellige landes regulativer og "on-boarding" af nye leverandører. E-faktureringsnetværk bliver mere og mere populære, da fakturaer kan udveksles via en tjenesteudbyder eller gennem fakturaportaler uafhængigt af datastandarder. Når en leverandør først er blevet en del af et netværk, kan virksomheden sende elektroniske fakturaer til alle kunder på netværket.

E-faktureringsnetværkene henvender sig dog generelt til større virksomheder og er afhængige af, at leverandøren og indkøberen deltager 100 procent. Mindre virksomheder kan have et ringere incitament til at deltage i netværk, da der skal betales tilmeldingsgebyrer, men i et konkurrencepræget miljø kan de føle sig presset til at deltage. Da det er forskelligt, hvor hurtigt virksomheder overgår til elektronisk fakturering, vil der i overgangsfasen blive anvendt mange typer processer til håndtering af elektroniske og papirfakturaer. Hvis disse processer ikke integreres på optimal vis, kan det betyde ekstra omkostninger og på langt sigt skade virksomheden.

En beslutning for hele virksomheden

Da e-fakturering kræver accept fra samtlige led i forsyningskæden, er en "big bang"-tilgang ikke realistisk. Derfor har nogle førende virksomheder besluttet sig for en gradvis overgang til e-fakturering, der gør det muligt for dem fortsat at sende papirfakturaer til leverandører og købere, hvor det er hensigtsmæssigt. En Managed Service-udbyder håndterer alt i forbindelse med faktureringsprocessen – herunder manuel indsamling af papirfakturaer og dokumentscanning, håndtering af en bred vifte af fakturakvitteringsformater (fx xml, CSV, EDI, fax, e-mail eller papir) samt fremsendelse af fakturaer i kundens foretrukne format. Softwaren udvikles, vedligeholdes og betjenes af udbyderen, mens kunderne betaler et "gebyr pr. transaktion", som giver lavere omkostninger.

At være på forkant med udviklingen

Virksomhederne, der er på forkant med e-fakturering, nyder allerede godt af fordelene. Som eksempel kan nævnes en sportstøjsfabrikant, hvis faktureringsproces var dyr og ineffektiv. Virksomheden, som fremsendte 4,5 mio. papirfakturaer og kontoudtog om året, outsourcede hele faktureringsprocessen, idet de havde planer om at gå fra papirbaseret fakturering til elektronisk fakturering over tre år. Ved hjælp af Ricohs e-faktureringsløsning, som tilpasses til kundernes behov, bliver fakturaer enten uploadet til en webportal, så de kan ses online, eller udskrevet og afsendt på traditionel vis. Kunderne kan downloade og betale deres regninger ved at logge ind på den sikre webportal. Antallet af transaktionsdokumenter, som Ricoh distribuerer i papirform på fabrikantens vegne, forventes at blive reduceret med 3,6 mio. om året, hvilket svarer til en besparelse på € 3 mio.

Da det er muligt at sende fakturaer i forskellige formater, sikrer Managed Service, at ikke kun store virksomheder kan nyde godt af fordelene ved e-fakturering, men også små og mellemstore virksomheder, der dermed når ud til flere potentielle kunder og leverandører. Især til større virksomheder, som kan foretrække at samarbejde med e-handelspartnere. E-fakturering vil fremover spille en væsentlig rolle, når det gælder effektivisering af virksomheders forretningsproces. De virksomheder, som påbegynder overgangen fra manuel til digital papirhåndtering nu, vil have en fordel i forhold til deres konkurrenter, efterhånden som markedet for e-fakturering anvendes i større og større udstrækning.

Hent Ricoh Process Efficiency Index her:
www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

Hent E-Invoicing: Ready for Prime Time her: 
http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/e-invoicing/index.aspx

[1]E-fakturering: Ready for Prime Time, quocirca, juli 2011, side 1
[2]Baseret på forskning udført med virksomheder med 1000+ medarbejdere. Ricoh Process Efficiency Index, som blev gennemført på vegne af Ricoh Europe af Coleman Parkes Research, juni 2011
[3]E-fakturering: Ready for Prime Time, quocirca, juli 2011, side 2
[4]E-fakturering: Ready for Prime Time, quocirca, juli 2011, side 2
[5]E-fakturering: Ready for Prime Time, quocirca, juli 2011, side 2