Business 360° holder styr på arkivkrav, mails og dokumenter hos NK forsyning

Den systematiske arkivering via Business 360° har mange fordele og skaber lettelser på mange områder. Et fælles arkiv og en ensartet måde at registrere og gemme dokumenter er forudsætningen for, at alle medarbejdere har adgang til sager, såvel nye som gamle. Og kan gå til dem uden tidsspille.

Men det er også nøglen til en god og effektiv kundeservice, at alle kan se kontakterne mellem en kunde og selskabet, kunderelationens historik, og hvad der er sagt og lovet.

-Det er en byrde at skulle arkivere. Det tager tid, og du skal huske det hver dag, siger Steen Holten, økonomichef i NK Forsyning og fortsætter:
-Fordelen ved Business 360° er, at det er nemt og intuitivt at bruge og skaber et godt overblik. Dermed elimineres en praktisk barriere for god arkivering.

-Før har medarbejderne gemt dokumenter i egne mapper, og dokumenter omkring en enkelt sag kunne ligge hos 1-2-3 medarbejdere, der havde været på sagen. Det var nemt at miste et dokument, specielt når en medarbejder stoppede hos os.

-Vi kontrollerer ikke, om medarbejderne husker at arkivere det, de skal. Vi håber det. Vi håber, medarbejderne oplever, at Business 360° fungerer, og at det kommer dem selv til gavn ved sparet tid, og at det er nemmere at genfinde sagerne. Det i sig selv skal gerne motivere dem til at bruge
Business 360°.

-Det var også kriteriet for at vælge Business 360°. Vi ville have et enkelt system, hvor det er lynhurtigt at oprette dokumenter med forud definerede felter, der skal udfyldes. Som gør journalisering enkel og hurtig.

-Det skal være så nemt, at der ikke er undskyldninger for ikke at få registreret henvendelser, mails mm.
-Efter en lang indkøring og med opgraderingen i efteråret 2012 til 360° Service Pack 5 har vi et effektivt system til at håndtere vores elektroniske dokumenter og kommunikation.

-Dokumenterne er samlet og tilgængelige på en nem og overskuelig måde.

-Får vi en anmodning om aktindsigt, kan vi svare kunden uden at skulle lede og kontrollere hos flere medarbejdere. Det vil vi spare megen tid på fremadrettet.

-360° er et ideelt værktøj til fremsøgning af dokumenter, når de er lagt ind i arkivet, siger Steen Holten.

-Dokumenterne er samlet, tilgængelige, og vi overholder loven med hensyn til notatpligten.

-360° er med til at give NK Forsyning en ensartet brevkvalitet, når vi sender breve ud til kunder og andre samarbejdsparter, siger Grethe Karsum, sekretær og tilføjer:
-Dermed får vi et mere professionelt ansigt udadtil.

-Samtidig får vi forbedret vores kundeservice. Når en kunde henvender sig, har vi adgang til tidligere henvendelser og historik. Vi kan se, hvordan vi har reageret osv. Det betyder, at kunden hurtigt kan få et fyldestgørende svar.

-Svarkvaliteten er sikret, fordi alle har adgang til informationerne, og kunden vil ikke opleve at få forskellig besked eller halve svar afhængigt af, hvem kunden taler med. Vi taler med én stemme.

Nye muligheder i Business 360°
NK Forsynings medarbejdere er endnu i en fase, hvor de skal blive helt fortrolige med 360°, men tænker selvfølgelig på, hvordan 360° kan udnyttes til flere funktioner og forbedringer i det daglige arbejde.

-Nu kører 360°, og medarbejderne oplever systemets funktioner og fordele. Dermed bliver der overskud til at lade ideerne boble. Jo mere de er i kontakt med 360°, jo mere vil de opdage muligheder for at udnytte det til nye opgaver og behov, siger Steen Holten.

Med tiden kan 360° anvendes til at opstille dagsorden til møder og samle og holde styr på dokumenterne til de enkelte mødepunkter. Den automatiske dagsordensfunktion vil lette en manuel procedure. Og når mødedeltagerne vælger en digital procedure, vil 360° understøtte det fremskridt.

Medarbejderne er allerede vant til at arbejde på deres PC koblet op hjemmefra og på farten. Tekniske tegninger er imidlertid ikke så velegnede til tablets og Smartphones, så der går grænsen nok foreløbig for digitaliseringen.