Folketingets Ombudsmand - Fuld digital sagsbehandling hos det offentliges vagthund

Folketingets Ombudsmand kontrollerer blandt andet god forvaltningsskik i det offentlige Danmark. Det var derfor naturligt, at ombudsmandsinstitutionen havde en række nye krav til funktionalitet i den esdh-løsning, som skulle digitalisere dens egen sagsbehandling. Kravene omhandler blandt andet, at den digitale løsning fuldt ud sikrer opfyldelse af en række centrale forvaltningsretlige krav i sagsbehandlingsforløbet og andre kvalitative krav til arbejdsgangen. Dette inkluderer, at afgørelser og breve automatisk dateres entydigt og korrekt og underskrives digitalt af sagsbehandleren eller ombudsmanden samt gemmes og sendes i et låst pdf-dokument. Målet for digitaliseringen var ikke større produktivitet eller rationalisering. De digitale fordele skal primært udnyttes til at
fastholde kvaliteten i sagsbehandlingen leve op til kravene i den offentlige digitaliseringsstrategi.
I samarbejde med Folketingets Ombudsmand har Software Innovation udviklet nye funktioner til Public 360°,
som opfylder Ombudsmandens krav til kvalitet i sagsbehandlingen og samtidig understøtter overholdelse af de
forvaltningsretlige krav. Selv om funktionerne er udviklet efter ønske fra Ombudsmanden, er de nu en del af Software Innovations standard-esdh-løsning til alle offentlige institutioner.

Arbejdet er blevet sjovere
- Overgangen til digitalisering er gået hurtigt og nemt, siger Karen Nedergaard, informationskonsulent og brugersupporter hos Ombudsmanden og tilføjer:
- Fredag sagde vi farvel til papiret. Mandag morgen arbejdede alle digitalt. Og de første afgørelser gik ud af huset samme dag. Det skyldes flere forhold. Vi var godt forberedt. Kollegerne havde fået et endagskursus, vi havde skrevet praktiske vejledninger på typiske spørgsmål – sådan godkender du .., sådan søger du .. osv. Dernæst var vi en gruppe, der ydede support i hele huset.
- Men vigtigst er, at 360° lever op til vores krav om, at løsningen skulle være intuitiv og nem at arbejde med. Workflowet afspejler den arbejdsgang, vi kender, og skærmbilleder mm. ligner det, vi plejede at arbejde med.

- Nogle kolleger synes faktisk, at det er sjovt at arbejde på den digitale platform. Meget er enklere. Små sager klares hurtigere.

- Der er generelt stor arbejdstilfredshed med de digitale arbejdsgange. Sagsbehandlere og chefer kan nemt følge
sagerne, har flere redskaber til rådighed i arbejdet og har stor indflydelse på tilrettelæggelsen af deres arbejde.
- Der er enighed om, at projektet er en stor succes, siger Karen Nedergaard.

Dateringen er et krav til alle
Afgørelser fra en myndighed skal være underskrevet - også selvom de er udskrevet af et it-system – og entydigt dateret, blandt andet af hensyn til svar- og klagefrister. Det siger forvaltningsretten.

- Af hensyn til kvalitetssikring af forvaltningsretlige krav ønskede vi et dokumentformat hvor vi har sikkerhed for, at
dokumentet ikke utilsigtet kan ændres med underskrift på det endelige dokument og entydig datering, siger Christian Ørslykke Møller, it- og servicechef hos Ombudsmanden. Han fortsætter:

- Vi tog en dialog med Software Innovation om at få udviklet Public 360° med funktionaliteter, der løser disse krav. Det har taget en del tid, men vi har nået målet. Ved fælles hjælp har vi fået en løsning, der kan det. Og mig bekendt er det den eneste esdh-løsning, som har automatiseret opfyldelsen af alle disse forvaltningsretlige krav.

- Det er et krav, at myndigheden har en fysisk kopi af breve og afgørelser eller en elektronisk kopi, som er 100 pct. som det originale brev og også viser underskriftsforholdet.

- Når sagsbehandlingen er slut, gemmes dokumentet i et låst pdf-format med underskrift. Et nyt dateringsmodul daterer og journaliserer såvel en fysisk brevkopi som en e-mail med
samme dato.

- Datoen i dokumentet er fikseret. Den ændres ikke som i et wordformat, hver gang det åbnes. Opfyldelsen af disse krav er det unikke ved Ombudsmandens digitale løsning og er en forbedring af Software Innovations hidtidige løsning, som jeg er glad for, vi har bidraget til.

- Dateringen og signeringen er et krav i alle offentlige institutioner, som vi tidligere har set eksempler på problemer med at leve op til, og alle skal naturligvis opfylde de forvaltningsretlige krav, siger Christian Ørslykke Møller.

Hjemmearbejde og mobil platform
Digitaliseringen af sagsbehandlingen gør det samtidig lettere for medarbejderne at have en hjemmearbejdsdag. Nu skal de ikke bære de til tider store og tunge fysiske sagsmapper med hjem for at arbejde hjemme, men har elektronisk adgang til alle dokumenter.

- Hjemmearbejde er et stort ønske hos medarbejderne, og mange benytter sig af muligheden en gang om ugen.
360° understøtter mobile platforme, men vi har behov for nogle yderligere funktionaliteter, og vi er i dialog med
Software Innovation om at få dem med ind i løsningen, så vi også får den mulighed, siger Karen Nedergaard.

Se hele filmen her: