Søfartsstyrelsen - Vi gik efter en standardløsning, og det lykkedes

Kravet om en standard esdh-løsning holdt faktisk, selv om det tit kan være praktisk svært at gennemføre. Søfartsstyrelsen havde tidligere haft et esdh- og fag-system, som hang tæt sammen og var skræddersyet til styrelsen. Styrelsens nye it-arkitektur havde været i støbeskeen længe og skulle starte med esdh som et standardsystem. Og Software Innovation formåede i godt samarbejde med Søfartsstyrelsen at vise medarbejderne, at standardfunktionaliteten faktisk kunne dække deres behov. Det var en svær opgave,
for i tilpasningsfasen dukkede der mange særlige behov op. Men alt blev tilpasset inden for standarden.

- Vi ville have et standardsystem, som gav os værdi på den korte bane, men samtidig også et fleksibelt system som er en vigtig del af vores fremtidige it-infrastruktur. Det er denne kombination, der var vigtig for os, siger it-udviklingschef Kenneth Roslind, Søfartsstyrelsen og tilføjer:

- Vi introducerer en ny moderne it-arkitektur baseret på forskellige systemmoduler, fordi vi på den måde let kan udskifte en enkelt del. Her er Public 360° et væsentligt modul, hvor vi er stillet mere frit og kan agere fleksibelt, hvis vi på et tidspunkt ønsker at forny et modul eller tilføje flere.

Standardløsningen fungerer sikkert og brugervenligt, og den gode funktionalitet er nemmere at implementere, Kenneth Roslind, it-udviklingschef, Søfartsstyrelsen

- Public 360° var starten på vores nye arkitektur og bliver efterfulgt af en fagsystemplatform, fagsystemer og et datatransportlag. Kommunikationen mellem systemmodulerne
foregår for en stor del via webservices.

Søfartsstyrelsen blev digital allerede i 1999 med en esdhløsning (DocuLive) fra Software Innovation, som har fungeret godt. I udbuddet var det afgørende med god funktionalitet inden for standardløsningen, muligheder for standardiseret integration til den øvrige it-arkitektur, en realistisk tidsplan og prisen.

Blandt seks bydende vandt Software Innovation udbuddet i september 2011, men da der blev udskrevet valg til Folketinget, og derefter kunne ske omlægninger i staten, blev kontrakten først underskrevet i november 2011, hvorefter afklaringsfasen gik i gang.

Skulle pludselig opskalere 50 pct.
Ved regeringsdannelsen 3. oktober 2011 blev det besluttet at sammenlægge Søfartsstyrelsen og Farvandsvæsenet. I stedet for 220 brugere skulle Public 360° nu servicere 330.

- Det har ikke givet problemer. Også her viste beslutningen om at gå efter en skalerbar standardløsning at være den helt rigtige, siger Kenneth Roslind og fortsætter: -Vi har kun skullet købe ekstra licenser.
I juli gik 360° i luften i hele Søfartsstyrelsen på en gang, og der blev taget godt imod systemet.

- Efter at alle brugerne har været igennem uddannelse, har de taget vældig godt imod systemet, selvom der er et stort spring fra et 1999-system til et 2012-system, siger projektleder Maybrit Scherrebeck Christensen, Søfartsstyrelsen og fortsætter:
- Den første måned blev der oprettet 5.000 nye sager i 360°. Normalt har medarbejderne en hvis tilbageholdenhed over for ændringer, navnlig når alt i princippet er nyt, men vi kan konstatere, at sagsbehandlingen er kørt videre med normal hastighed fra første dag.

- Vi er stolte over, at vores forarbejde, planlægning og indføring af brugerne har fungeret.

Fremtiden for 360° er mere mobil
Søfartsstyrelsen er - som de fleste andre - på vej mod en endnu mere mobil hverdag og undersøger i den forbindelse 360° applikationer (apps) til iPads og tablets. Styrelsen har mange eksterne møder, derfor vil det være en fordel, hvis man kan forberede sig på mødemateriale på iPad og tegne og kommentere direkte der. Eller eventuelt bruge apps til at arbejde i 360°.