​Tapahtuma on markkinoinnin moniaistisin työkalu

Tapahtumat ovat loistava markkinoinnin väline. Jatkuvasti digitalisoituvassa maailmassa on alettu yhä enemmän kaivata aitoja kohtaamisia toisten kanssa. Halu saada kasvot henkilölle, jonka kanssa sähköposteja vaihdetaan ja joskus jopa soitellaan, kasvaa koko ajan.

Tässä muutama vinkki, mihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun lähdet asiakastilaisuutta miettimään ja järjestämään:

1.Tavoite. Tapahtumalla on aina oltava jokin tavoite.
Tavoitteen ei tarvitse olla suuri eikä monimutkainen eikä niitä saa olla liian montaa, mutta jokin syy tapahtuman järjestämiselle täytyy olla. Ja ei, syyksi ei käy se, että pidetään hauskaa.

Asiakastilaisuuksissa tavoite voi olla määrällinen, esimerkiksi saadut asiakaskontaktit tai tapahtuman aikana tehty myynti. Tavoite voi olla myös laadullinen, vaikkapa asiakassuhteen syventäminen tai uuden tuotteen/palvelun lanseeraaminen. Aseta tavoitteeksi jokin sellainen asia, mitä voit myös mitata.

Muista miettiä tarkkaan kohderyhmäsi ja kertoa myös heille, miksi tapahtuma järjestetään. Mieluusti mieleenpainuvan kutsun kera ja hyvissä ajoin.

2.Toteutus. Tästä moni tapahtuman järjestäjä yleensä aloittaa. Paikka ja päivämäärä on päätettynä jo ennen tavoitteiden asettamista. Voihan se toimia niinkin, mutta toteutus on myös paljon muuta.

Mieti, miten voit ottaa esimerkiksi yrityksen logon, arvot ja värimaailman huomioon tapahtuman ilmeessä, somistuksessa ja tarjoiluissa. Aistien merkitys tapahtumissa on suuri, millään muulla markkinoinnin keinolla et voi vaikuttaa niin moneen aistiin yhtäaikaisesti kuin tapahtumissa.

Entä miten yritys ja henkilöstä näkyy tapahtumassa? Nyt on aika unohtaa B2B ja B2C ajatukset ja pohtia enemmänkin PforP eli ihmisiltä ihmisille. Valjasta ja sitouta koko henkilökunta tapahtumaan, ihmiset antavat kasvot yrityksille. Emännillä ja isännillä on suuri ja vastuullinen rooli. Kaikkihan me halutaan tulla kohdelluksi VIP-vieraan tavoin.

3.Tulos. Nyt on aika mitata, miten tapahtumalla onnistuimme. Mittarit tulee miettiä yhdessä tavoitteiden kanssa. Tapahtumasta voi tehdä palautekyselyn niin osallistujille kuin yrityksen työntekijöille. Opittiinko uutta, mikä jäi mieleen, saatiinko lisää kontakteja? Pääasia että otat saamasi palautteen ja tulokset oikeasti käyttöön ja analysoitte ne yhdessä koko työporukan voimin.

4. Mitäs sitten, jos mokaa? Älä kerro äläkä lupaa osallistujille liikaa, niin kukaan ei pety. Näin saat myös enemmän pelivaraa eikä haittaa, jos jotain unohtuu. Ja jos mokaat, pääasia että hoidat tilanteen hienosti loppuun saakka, saatat jäädä loppupeleissä positiivisesti mieleen. Kaikille meille sattuu mokia ja niistähän me parhaiten opimme. Moka on lahja.

Kun rakennat markkinoinnin vuosikelloa 2019, ota ihmeessä mukaan ainakin yksi tapahtuma. Avaruuden pääkaupungissa Seinäjoella on tilaa hyville tilaisuuksille.

Jenniina Palmu, myyntipäällikkö, Seinäjoki Congress

Kirjoittaja toimii Seinäjoki Congressin myyntipäällikkönä ja on yksi niistä, joka on jäänyt pahasti koukkuun tapahtuma-alan syövereihin. Tästä ominaisuudesta saavat "kärsiä" niin ystävät, työkaverit kuin perheenjäsenetkin. Aina pitää päästä jotain järjestämään - oli kyseessä sitten polttarit, sukujuhlat tai työpaikan pikkujoulut.