Tiedolla vai perstuntumalla?

Liike-elämässä puhutaan paljon tiedolla johtamisesta. Siis siitä, että päätökset tehdään tosiasioiden perusteella pelkkien hyvällä maulla tehtyjen arvausten sijaan. Erityisesti isoissa organisaatioissa asia on paljon tapetilla, mutta mitä tiedon käyttäminen päätöksenteossa tarkoittaa pienille tai yhden hengen yrityksille?

Kun kerran liiketoiminnasta puhutaan, yrityksen koosta riippumatta tärkein mittari on raha. Ja kun puhutaan rahasta ja tiedosta samassa lauseessa, niin satunnainen saldon vilkaisu tai kerran vuodessa tilinpäätöksen näkeminen ei vielä riitä. Yritystilille saattaa tulla ja sieltä voi lähteä suuriakin summia rahaa päivittäin. Helpottaa kovasti, jos tilillä on näkymä tulevaisuuden rahaliikenteestä. Sellaisen näkymän saa käsittelemällä myynti- ja ostolaskut sähköisesti kirjanpidon järjestelmässä, joita löytyy markkinoilta useita. Ja tilinpäätöksen on moni kirjanpitäjä mielellään valmis (jos ei ole, suosittelen vaihtamaan tilitoimistoa) käymään asiakkaansa kanssa perusteellisesti läpi, kunhan vaan pyytää. Vaikka tilinpäätös näyttää voittoa, saattaa taseeseen piiloutua mielenkiintoisia yllätyksiä.

Mikäli yrittäjä nostaa itselleen palkkaa, silloin hänen työllään on myös jokin hinta. On vaarallisen houkuttelevaa ajatella, että oma työ on ilmaista. Varsinkin jos on käytettävissä enemmän aikaa kuin rahaa. Palvelun ostaminen vaikuttaa kalliilta, koska tililtä häipyy konkreettinen summa rahaa. Kun tekee itse, palvelun tuottamisen hinnaksi muodostuu sekalainen määrä työtä, materiaalia, kiinteistökuluja, kuljetusta tms. sekä näihin liittyviä sivukustannuksia.

Ne kulut kuitenkin saapuvat useana eri laskuna ja jos niitä ei kohdisteta tuotettuihin palveluihin, niin kokonaiskustannus hämärtyy.

Lohdullista mutta pettävää…

Esimerkiksi kuljetuspalvelu on usein edullisinta ostettuna. Jos tosiaan laskee omalle työlleen ja käyttämälleen kuljetuskalustolle realistisen hinnan, niin vertailu on aika selkeä. Kuljetuskaluston kustannuksista saa melko hyvän kuvan verottajan ohjeistamista kilometrikorvauksista. Aina kun auto liikkuu, palaa muutakin kuin polttoainetta ja kuskin päreet. Kuljetusyritykset keskittyvät kuljettamaan ja siksi hinta pysyy kohtuullisena. Vastaavasti yrittäjä voi keskittymällä omaan ydinosaamiseensa pitää omien tuotteidensa ja palvelunsa kustannukset kurissa.

Myös tarkempaan kulujen kohdistamiseen on markkinoilla runsaasti sähköisiä työkaluja. Toiminnanohjaus- ja kirjanpitojärjestelmiä mahtuu tusinaan kolmetoista. Niiden tehokäyttö tosin edellyttää, että on etukäteen mietitty melko tarkkaan, mitä ja miten ollaan tekemässä.

Tilanteet pienemmissä firmoissa vaihtelevat tiheään tahtiin, joten on syytä miettiä, kannattaako rajoittaa omaa toimintaansa kiveen hakatuilla suunnitelmilla? Tietenkin tulee vastaan erikoisia tapauksia, mutta jos edes osan toiminnoista saa rutiiniksi, se jättää enemmän pelivaraa vaikeuksien voittamiseen. Lisäksi juuri erikois- ja muutostilanteissa korostuu tietoon perustuva päätöksenteko: kun tiedetään aiempien päätösten perusteet ja vallinneet olosuhteet, niin tilanteen muuttuessa osataan tehdä korjaavia päätöksiä. Kuten vanha pohjalainen sanonta kuuluu: ”Plans are nothing; planning is everything”.

Juha Kurkela, puh. 040 833 2811, juha.kurkela(at)intoseinajoki.fi

Juha Kurkela on yritysmaailman ulapalla sitkeästi ajelehtiva tervaskanto, joka on ollut (liian) monessa mukana. Kokemuksia löytyy muun muassa yrittäjyydestä, teollisuusprojekteista, työttömyydestä ja palkkatöistä kansainvälisessä pörssiyhtiössä. Into Seinäjoki Oy:ssä työskentelevä asiantuntija uskoo järkähtämättä ihmiseen, määrätietoiseen ja sinnikkääseen työntekoon sekä rockin raakaan energiaan.