Pauliina Posti: Tehokas rekrytointiprosessi säästää yhtiön kuluja ja resursseja

Kun virherekrytointeihin ei ole varaa ja omien työntekijöiden resurssit halutaan kohdentaa omiin työtehtäviin, fiksut yritykset hyödyntävät rekrytoinnin asiantuntijaa kirjoittaa Nordic Progressin johtava asiantuntija Pauliina Posti.

Osaavan työvoiman etsiminen on nykyisin helppoa sähköisten ja sosiaalisten kanavien sekä median kautta. Myös työnhakijan on helppoa hakea avoimia työpaikkoja ja vastata rekrytointi-ilmoitukseen verkossa.

Monet yhtiöt valitsevat kuitenkin toisenlaisen lähestymistavan. Löytääkseen mahdollisimman hyviä työntekijöitä yhtiön tärkeisiin rooleihin he käyttävät apunaan rekrytoinnin asiantuntijoita. Nämä yritykset tietävät, että virherekrytointeihin ei ole varaa eikä aikaa, sillä virheet maksavat paljon ja vievät lisää aikaa. Sen lisäksi he haluavat, että yhtiön omien työntekijöiden ajankäyttö kohdistuu rekrytointiprosessien sijaan henkilön omiin työtehtäviin.

Rekrytointiprosessi kestää tehokkaasti hoidettuna kuukaudesta kahteen. Tähän käytettyä yhtiön sisäistä oman henkilökunnan käyttämää työmäärää ja aikaa ei usein osata nähdä todellisena ajankäytön kuluna tai kustannuksena. Kuitenkin, helpoimmillaankin yhtiön käyttämä sisäinen työaika yhteen rekrytointiin on noin kahdeksantoista työpäivän verran – tämä on lähes kuukauden työresurssi. Laskelma pitää sisällään yhtiön 3–4 henkilön osallistumisen rekrytointiin joissakin prosessin vaiheissa. Laskelma kuvaa niin sanottua ”helppoa rekrytointia”, johon on paljon hyviä hakijoita valmiina. Rekrytointiprosessin ollessa haastavampi, kilpailu markkinoilla hyvistä osaajista on kovaa tai tehtävän vaatimukset ovat korkeat: kustannukset kasvavat, aikaa kuluu huomattavasti enemmän ja riski epäonnistuneisiin valintoihin kasvaa.

Rekrytoinnin ulkoistaminen rekrytoinnin asiantuntijalle tarjoaa etuja

Ensimmäinen iso hyöty rekrytointiasiantuntijan käyttämisessä on merkittävä ajan säästö verrattuna yhtiön omaan rekrytointiprosessiin. Asiantuntija vie prosessia eteenpäin reippaasti ja hänellä on kokemusta kontaktoida kandidaatteja laajoista verkostoistaan, myös toimialueen ulkopuolelta.

Toinen selkeä hyöty rekrytointiasiantuntijan käytöstä on tehokkuus. Hän auttaa yhtiötä suorittamaan hyvin organisoidun ehdokashaun suorittamalla seuraavat tehtävät:

1. Rekrytointiasiantuntija vastaa toivottavien lahjakkuuksien etsimisestä ja houkuttelusta. Hän käyttää oppimiaan tehokkaita menetelmiä hakiessaan pätevimmät ehdokkaat rooleihin. Usein rekrytointiasiantuntija tuo prosessiin mukaan myös henkilöitä, jotka eivät ole hakemassa uutta työtehtävää. Kuullessaan rekrytointiasiantuntijalta tehtävästä, osaaja kiinnostuu asiasta ja lähtee prosessiin mukaan. Suorahaun kautta prosesseihin löytyy usein monia korkeatasoisia asiantuntijoita, joista toimeksiantaja voi valita sen oikean juuri heidän yhtiöönsä.

2. Rekrytointiasiantuntija hakee ja arvioi työhakemukset tai hakemansa työhön sopivat henkilöt huolella, tapaa heidät ja testaa sopivimmat ehdokkaat soveltuvuustesteillä. Yhtiö saa yhteenvedon ehdokkaista, joista toimeksiantaja voi valita tehtävään sopivimmat ehdokkaat tapaamisen. Myös referenssien kuulemiset sujuvat nopeasti, jolloin sopimusvaiheeseen päästään nopeasti.

3. Hän vapauttaa HR:n tai vastuuesimiehen aikaa rekrytoinneista merkittävästi. HR:lle tai vastuuesimiehelle sisäisen rekrytointiprosessin vetäminen on erittäin aikaa vievää. He mainostavat tai tekevät ilmoituksia yhtiön työpaikoista ja tutkivat huolella mahdollisesti satojen ehdokkaiden hakemuksia. Rekrytointiprosessin aikasyöppöjä HR:lle tai vastuuesimiehelle ovat mm. dokumenttien luominen, tiedusteluihin vastaaminen, hakemusten käsittely, haastattelujen järjestäminen, työantajan edustajien haastatteluaikojen sovittaminen ja säätö, referenssien tarkistus, toisen haastattelukierroksen järjestäminen, sopimusneuvottelut jne. Koko prosessi vie minimissään vajaan kuukauden henkilötyöpanoksen. Tämä aika on pois heidän normaalista päivätyöstään. Haasteellisimmissa rekrytoinneissa käytetty työaika voi lähennellä kahden henkilötyökuukauden vastaavaa aikaa.

4. Rekrytointiprosessi vaatii aikaa, aktiivisuutta ja resursseja. Yhtiön hoitaessa rekrytoinnin itse tämä aika on pois normaalista päivätyöstä. Sekin on erittäin kallista, koska tuottavaa aikaa käytetään rekrytointiprosessiin. Rekrytointiasiantuntijan palkkaaminen vähentää merkittävästi yhtiön rekrytoinnin sisäisiä kustannuksia.

5. Tehokas ja kokenut rekrytointiasiantuntija käyttää taitojaan sekä vuosien osaamistaan luotettavien työntekijöiden löytämiseksi. On myös viisasta tukeutua rekrytointiasiantuntijan kykyyn löytää luotettavia ja yhtiön toiveiden mukaisia työntekijöitä. Rekrytointiasiantuntija tunnistaa ja hylkää epäsopivat työnhakijat, jolloin yhtiö välttyy kalliilta virherekrytoinnilta.

6. Luottamuksellisuus on yksi etuuksista rekrytointikonsultin palkkaamiseen. Joissakin tilanteissa työpaikkojen avaamista ei voida julkistaa ja tällöin hän voi toimia yhtiön toiveiden mukaisesti hakiessa sopivaa työntekijää yhtiöön.

Vaikka yksi tärkeimmistä syistä rekrytointikonsultoinnin palkkaamiseksi on oman arvokkaan tuotantoajan säästäminen, on kuitenkin yksi tärkeä haku, jonka joudut tekemään itse: osaavan rekrytointikumppanin löytäminen. Onnistuminen ja oikeiden henkilöiden löytyminen riippuu paljon rekrytointiasiantuntijan kyvyistä ja kokemuksesta.

-----

Kirjoittaja Pauliina Posti on henkilöstöarkkitehtuuriin erikoistuneen Nordic Progressin johtava asiantuntija.