Katse horisonttiin (käyttötapaukset)!

Aloitan nyt kirjoitussarjan, jossa käsittelen sähköistä tunnistamista/allekirjoittamista ostajan näkökulmasta. Toivon tällä voivani auttaa ihmisiä, jotka miettivät ko. hankkeita ja niihin liittyviä aspekteja.

Usein kun tapaan minulle ennestään tuntemattoman yrityksen edustajia, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa palveluitamme kohtaan, keskustelu kääntyy nopeasti käyttötapauksiin (use cases). Tarkoituksenahan on tyypillisesti digitalisoida liiketoimintaprosesseja, jotta ko. yrityksen asiakkaat saavat joustavampaa ja tehokkaampaa palvelua haluamaansa aikaan. Haluan kuitenkin korostaa, että on hyvä kuunnella yrityksen sisällä eri sidosryhmiä ja etsiä parhaat tavat toimia useammalta kantilta.

Liiketoiminnalla on omat tarpeensa myynnin suhteen, samaan aikaan hankintaosasto tarvitsee sähköisen ratkaisun sopimuksia varten, henkilöstöhallinto tuskailee hakemusten/ansioluetteloiden/työsopimusten/jne. kanssa, mahdolliset kivijalkamyymälät on huomioitava jne. Ja kun ne akuutit tarpeet on tyydytetty, on hyvä pitää mielessä tulevaisuuden kehityshankkeet, joilla voidaan edelleen parantaa toimintaa. Tarvitaan siis monipuolinen ja turvallinen ratkaisu, jolla palvella eri toimintoja tehokkaasti useassa kanavassa.

Esimerkkejä mahdollisuuksista:

• Uuden asiakkaan tunnistaminen (KYC -prosessi)
• Sähköisen kaupan yhteydessä tapahtuva tunnistautuminen itsepalveluportaaliin tai allekirjoitus
• CRM -integroitu tarjousten lähetys ja allekirjoitus
• Toimeksiantosopimuksen allekirjoitus
• Rahoitussopimuksen allekirjoitus
• Luottokorttihakemuksen allekirjoitus
• Kiinteistöjen/asunto-osakkeiden tarjousten hallinta sähköisesti
• Asukassivuille kirjautuminen
• Päätösasiakirjat, esim. yhtiökokous, hallituskokous
• Työsopimukset, NDA:t
• Lainasopimukset
• Valtakirjat, sähköiset valtuutukset
• Vakuutussopimukset
• ..kaikki edellä mainitut eri markkinoilla hyödyntäen eri tunnisteita

Otanpa listalta tarkempaan tarkasteluun KYC -prosessin digitalisoinnin esimerkin kautta: uusi asiakas voidaan tunnistaa joko vahvoilla sähköisillä tunnisteilla, mikäli häneltä sellainen löytyy. Tai sitten vahvojen tunnisteiden puuttuessa (esim. kyseinen henkilö tulee maasta, jossa ei ole olemassa vahvoja tunnisteita) keräämällä tietoja asiakkaalta ml. sähköpostiosoite, puhelinnumero, sijainti ja kuva henkilöllisyystodistuksesta, jotka paketoidaan samaan sinetöityyn asiakirjaan, jonka ko. henkilö allekirjoittaa omalla käsialallaan, kuitenkin sähköisesti. Tällöin todistusaineisto on helposti säilytettävissä arkistoon ja asiakas saa oman kopionsa käyttöönsä, jonka hän voi helposti tarkistaa tavallisella PDF lukijaohjelmistolla.

Huomioitavaa on myös tunnistuskäyttötapauksia mietittäessä, että minkä tasoinen tunnistautuminen on tehtävä. Aina vahva sähköinen tunnistus ei ole käyttäjä huomioiden järkevää, vaan tunnistautuminen voidaan tehdä kevyemmällä toteutuksella. Esim. kertakäyttösalasana tekstiviestitse kun halutaan varmistaa, että oman asiakasrekisterin tiedot ovat ajan tasalla, toinen esimerkki - tavallisesti portaaliratkaisuissa ensimmäinen kontakti asiakkaaseen tehdään toteuttamalla palveluun rekisteröityminen vahvalla tunnistuksella, jonka jälkeen voidaan tarjota esim. käyttäjänimi/salasana kirjautuminen.

Eräs tärkeä asia on allekirjoitetun sähköisen asiakirjan säilyvyys ja tarkistettavuus. Yrityksen on voitava luottaa siihen, että sen dokumentaatio säilyy jopa vuosikymmeniä turvattuna ja käyttökelpoisena, sekä asiakirjat ovat avattavissa helposti ilman erillistä validointityökalua. Asiakirjaformaatin on myös syytä noudattaa kansainvälisiä standardeja, jotta edellä mainitut seikat toteutuvat.

Listaa voisi jatkaa loputtomiin mahdollisuuksista, usein vain mielikuvitus on rajana. Signicatin joustavat SaaS -palvelut (Software as a Service) mahdollistavat yhteen kohteeseen tapahtuvan palveluintegroinnin, jolloin liiketoimintasovellus, joka tarvitsee käyttäjän tunnistamisen tai allekirjoituksen asiakirjaan, voi olla eri vaikka joka käyttötapauksessa ja hyödyntää eri tapoja tunnistamiseen ja/tai allekirjoittamiseen.

Olemme esitelleet sivuillamme runsaasti esimerkkejä tehdyistä asiakastoteutuksista, mutta mielellämme myös kehittelemme uusia tapoja hyödyntää tarjoamiamme rajapintoja. Kaikki palaute on tervetullutta, sekä tästä blogista että yleisesti palveluistamme. Sharing is caring :)

Terveisiä sateisesta Espoosta,

Mikael