Uutinen -
Hyödynnä etätyötä työntekijöiden terveyden ja tilitoimiston toimintakyvyn turvaamiseksi
Etätöistä on lähtökohtaisesti sovittava työntekijän ja työnantajan välillä. Tällä hetkellä varmasti työnantajalla ja työntekijöillä on yhteinen intressi sopia asiasta ripeästi ja joustavasti. Koulujen ollessa suljettuina etätyöt ovat erittäin tehokas keino oman ja työtovereiden terveyden suojaamiseen ja tilitoimiston toimintakyvyn turvaamiseen.
Tässä tiedotteessa muutamia huomioitavia asioita:
Vakuutusturva
Etätyötä suunniteltaessa on huomioitava, että lakisääteinen tapaturmavakuutus on etäpäivänä voimassa vain välittömästi työhön liittyvissä tilanteissa, ei esimerkiksi ruokatauolla tai pesukonetta täytettäessä. Työnantaja voi vakuuttaa työntekijänsä etätyö- tai vapaa-ajan ryhmätapaturmavakuutuksella, jolloin etätyöpäivänä vapaa-ajaksi katsottavat tilanteet tulevat vakuutettua.
IT ja tietosuoja-asetus
Monessa yrityksessä on tehty etätöitä vuosia ja kehitetty tähän tietoturvallisia toimintamalleja ja It-ratkaisuja. Nyt monissa tilitoimistoissa etätöihin joudutaan pikaisella aikataululla ja ilman etukäteissuunnittelua. Alla muutama ajatus it-kysymyksistä.
- Etätöissä tulisi käyttää työnantajan kannettavaa tietokonetta ja sen tulisi olla vain työntekijän käytössä. Jos tilanne on pakotettu ja äkillinen, voi kotikonettakin käyttää, jotta välttämättömät asiakastyöt saadaan hoidettua
- Suomi.fi-tunnistamiseen tulee käyttää vain työntekijän henkilökohtaisia tunnisteita (ei siis perheen yhteiskäytössä olevia pankkien tunnuslukulistoja ja vastaavia)
- Ohjelmistojen salasanat ja paperiset aineistot tulee säilyttää huolellisesti kaapissa tai vastaavassa tilassa. Tässä tilanteessa kannattaa sallia myös paperisten asiakasaineistojen kotiin vieminen, jotta asiakastyöt saadaan hoidettua.
Taloushallintoliitto suosittelee tässä kriisitilanteessa joustavuutta tietosuoja-asetuksen soveltamisessa. Tietosuoja-asetus ei kiellä henkilöstön työntekoa ja asiakasmateriaalien käsittelyä kotona, kunhan henkilötietojen suojaan liittyvistä järjestelyistä pyritään pitämään olosuhteet huomioiden huolta
Tärkeintä on tilitoimiston työntekijöiden terveys ja tilitoimiston toimintakyvyn turvaaminen, jotta asiakasyritysten kriittiset palvelut saadaan hoidettua. Niissä tilitoimistoissa, joissa käytännöt ja it-ratkaisut ovat valmiina, voidaan jatkaa hyvillä käytännöillä. Niissä tilitoimistoissa, joissa valmiuksia ei ole, suosittelemme etätöiden aloittamista maalaisjärkeä soveltaen.