Sähköisten muistiinpanovälineiden vallankumous

Rami Rajakallio

Muistiinpanoja voi tehdä monella tavalla tai olla tekemättä kokonaan. Itse kuulun niihin, jotka tekevät muistiinpanoja mahdollisimman vähän. Toisaalta myyjänä toimiva työkaverini tekee niitä todella paljon. Välineenä palavereissa meillä on molemmilla sama ohjelma – Microsoft OneNote 2013. Kouluttavalla kollegallani on vihko ja kynä. Hän on muutenkin konservatiivisempi ja luottaa perinteisiin 1900-luvun menetelmiin. Kumman välineet ovat paremmat muistiinpanojen tekemiseen, minun vai kollegani?

Erä I: Asiakastapaamiseen valmistautuessa kalenterikutsu ja siihen liittyvät viestit ovat tulleet Outlookiin. Siirrän ne OneNoteen, missä perustan palaverille oman sivun. Kirjoitan muutamat tärkeät asiat valmiiksi ja lisään sivulle linkin Google Maps -kartalle linkin tapaamispaikkaan. Lisään sivulle myös asiakasyrityksen verkkosivujen linkin sekä piirrän pari kuvaa muistiksi itselleni. Läppärin kansi kiinni, OneNotea ei tarvitse erikseen tallentaa vaan se tallentuu aina itsestään.

Kollegani piirtelee vihkoonsa kuvia ja tulostaa tarvitsemiaan dokumentteja. Kiireessä lähtö palaveriin, tulosteet jäävät lojumaan kopiokoneeseen.

Erä II: Asiakastapaaminen lähtee liikkeelle hyvin ja naputtelen tärkeimmät tiedot itselleni koneelle. OneNoten avattuani viimeksi käytetty sivu on suoraan esillä. Kirjaan oleelliset asiat muistiin, teen pari taulukkoa ja piirrän muutaman kuvan sovittuja asioita täsmentämään. Lopuksi kertaamme sovitut asiat ja pyydän luvan, että saan nauhoittaa keskustelun OneNoten avulla. Näin ei jää epäselvyyksiä, mitä milläkin kirjoituksella täsmälleen tarkoitin.

Kollegani keskittyminen on alusta asti ollut hakoteillä, koska ensimmäiset 15 minuuttia kuluivat kadonneita papereita etsiessä. Kun papereita ei löydy, hän kirjoittaa muistiinpanoja parin A4:n verran ja piirtää muutaman söheröisen kuvan paperille.

Erä III: Onnistuneen palaverin jälkeen on mukava mennä lounaalle. Toimistolle päästyäni pääsen jatkamaan projektin työstämistä eteenpäin. Lähetin kokouksen päättyessä muistiinpanot jo sovituista asioista suoraan asiakkaalle OneNotesta PDF:nä, jolloin hän pystyy niiden pohjalta selvittämään oman osuutensa. Mikäli hänen olisi tarvinnut muokata muistiinpanoja, olisin voinut lähettää ne myös OneNote-tiedostona tai sijoittaa sellaiseen verkkoresurssiin, missä olisimme kaikki voineet muokata tiedostoa. Lähden tasan klo 16 kotiin, missä voinkin keskittyä loppuillan perheen kanssa touhuamiseen.

Kollega on lounaan jälkeen väsyneen oloinen, ja tuskailee sitä, että toimistolla menee pitkään. Ensiksi pitäisi kirjoittaa vihkoon kirjatut asiat puhtaaksi Wordillä ja sen jälkeen piirtää muutamat kuviot PowerPointilla. Puoli kuuden aikaan hommat alkavat olla siinä kunnossa, että asiakkaalle saadaan vihdoista viimein lähetettyä luvattu yhteenveto omasta osuudesta. Sulkapallon voi jättää suosiolla väliin, koska vuorolle ei enää kerkiä. Harmittaa kavereidenkin puolesta, mutta kai ne nyt kolmellakin ukolla saavat pelit aikaiseksi…

Jatkoaika: Vihkon ja kynän käyttämisestä on hurja hyppy OneNoten käyttäjäksi. Se ei kuitenkaan ole mahdottomuus. 2000-luvulla moni on oppinut tekemään muistiinpanoja Wordin ja PowerPointin avulla. Näille käyttäjille siirtyminen OneNoteen on huomattavasti helpompaa ja suorastaan kannattavaa.

OneNoten avulla on helppo kuljettaa kaikki muistiinpanot aina matkassa, koskivat ne mitä asiaa tahansa. Perinteisen kirjoittamisen lisäksi pystyt hyödyntämään listoja, taulukoita, kuvia, linkkejä ja piirtotyökaluja – kuvankaappauksista ja liitetiedostoista puhumattakaan. Kun tähän vielä lisätään äänitys- ja videointityökalut, niin muistiinpanoista saa kerralla paljon selkeämpiä ja interaktiivisempia. Valmiit muistiinpanot voi helposti jakaa toisille OneNote-käyttäjille tai lähettää esimerkiksi PDF:nä eteenpäin. Mikäli muistiinpanojen salaisuus on luokkaa James Bond, ovat OneNote-asiakirjat myös helposti salattavissa. Ota hyöty irti uusimmasta Office-paketin mukana tulleesta ohjelmastasi ja siirry OneNote-käyttäjäksi tänään.

Kirjoittaja työskentelee Tieturissa kouluttajana. Hänen tavoitteensa on yritysten liiketoiminnan tehostaminen Microsoft Office -tuoteperheen avulla.