Échéance fiscale 2021 : Mettre à jour ses finances en septembre - Pourquoi il est judicieux de numériser vos documents dès maintenant

Vos verres usagés sont consignés et votre garde-robe est régulièrement réorganisée ; alors que les e-mails superflus s'accumulent dans votre boîte de réception et que vous ne retrouvez plus sur votre ordinateur les contrats et les factures importants. Chaque année, en septembre, il est grand temps de mettre de l'ordre dans ses papiers, car les impôts sont dus au plus tard à cette date et c'est souvent la dernière chance pour changer d'assurance. Toutefois, quiconque a du mal à trouver à temps tous les documents nécessaires à sa déclaration d'impôt ou à respecter les délais de préavis peut vite avoir des ennuis. Avec une organisation et une structure adéquates, vous pouvez respecter les délais. Vous pouvez par ailleurs économiser de l'argent et du temps.

Étape 1 : Créer un large espace

L'organisation numérique commence dans la tête. Avant de commencer le grand nettoyage, il est important de prendre conscience de la situation actuelle et d'analyser le problème : quels documents sont encore classés sous format papier et pourraient être numérisés ? La deuxième étape consiste à ranger et jeter – même sur votre ordinateur : « N'ayez pas peur de supprimer. Beaucoup de dossiers stockés sur les appareils numériques sont superflus et ne seront pas regrettés s'ils ne sont plus là », recommande Karine Paulon, consultante certifiée KonMari et coach en organisation. « De cette façon, vous libérez non seulement de l'espace physiquement mais vous vous déchargez aussi d'une charge mentale ».

Étape 2 : Définir un système d'organisation

Afin de garder une vue d'ensemble sur votre ordinateur, nous vous conseillons de choisir un système qui vous assurera une meilleure organisation à l'avenir. En l'occurrence : moins, c'est mieux. Conseil : créez quelques dossiers principaux et des sous-dossiers pertinents et surtout, choisissez des noms de fichiers logiques que vous pourrez encore retrouver dans deux ans. Ceux qui aiment travailler visuellement peuvent utiliser des repères et des couleurs.

Étape 3 : Automatiser les processus

Jusqu'à présent, de nombreux Suisses ont géré leurs finances de manière analogique. Dans ce contexte, l'automatisation des processus est un grand atout de l'ère numérique. Par exemple, de simples tâches récurrentes ou des entrées de calendrier peuvent fournir une meilleure vue d'ensemble. Toutefois, la mise en place de virements automatiques pour les factures via votre banque en ligne permet également de structurer et de gagner du temps. En outre, diverses applications proposent des notifications de rappel et prennent en charge des tâches désagréables comme la comparaison d'offre. « Il vaut la peine de comparer régulièrement les offres d'assurance et de les adapter à votre nouveau cadre de vie. Le mois de septembre est le moment clé pour les compagnies d'assurance. Il n'est pas rare qu'il y ait des conditions spéciales telles que des réductions de primes ou des couvertures supplémentaires gratuites – cela peut représenter des économies de plusieurs centaines de francs par an. Et avec des applications telles qu'Insurance Check de FinanceScout24, c'est également très simple : il suffit de photographier les contrats avec votre téléphone portable et les offres des différents assureurs suisses à comparer s'affichent en un rien de temps », explique Sandra Best, experte en assurances chez FinanceScout24.

Étape 4 : Sécuriser les documents importants

Lorsqu'il s'agit de documents tels que des contrats, de nombreux Suisses ont encore recours au rangement physique dans une chemise. La protection numérique des documents importants doit également être bien réfléchie et les sauvegardes sur un disque dur externe ou sur le cloud sont essentielles. « Les sauvegardes régulières des données sont toujours une bonne occasion de supprimer les documents périmés et de maintenir l'ordre que vous avez créé », explique Karine Paulon.

Une fois que vous aurez mis de l'ordre et défini des systèmes, vous pourrez maîtriser votre désordre avec un minimum d'efforts à long terme et économiser beaucoup de temps et surtout de l'argent.

Pour plus d'informations sur le thème de l'organisation numérique, consultez l'interview de Karine Paulon sur financescout24.ch.