Derfor trenger organisasjonen din en PR-sjef

I disse dager er nesten alle organisasjoner i kontakt med PR på en eller annen måte, men hvordan kan du tjene på mulighetene PR gir? For å si det enkelt: Du trenger en PR-sjef. I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på hva en PR-sjef gjør og hvorfor du må ansette en.

I mindre organisasjoner og virksomheter er ikke PR-sjefer så vanlig, ettersom PR (til en viss grad på lik linje med markedsføring) ofte blir sett på som en luksus. Det er ofte en god del andre egenskaper som blir sett på som viktigere for bedriften, som for eksempel salg, HR og customer success. Likevel kan ikke viktigheten av PR overdrives. I dagens digitale landskap som er i stadig endring er behovet for dyktige PR-folk som kan håndtere en organisasjons rykte online, ha dialog med mangfoldige interessenter via ulike plattformer, og raskt agere på kriser i sanntid, viktigere enn noensinne.

Bedrifter trenger en PR-sjef til å håndtere sitt image i offentligheten og dyrke positive relasjoner med interessenter effektivt. Men det er ikke det hele. En PR-sjef legger strategier og følger kommunikasjonsplaner som styrker merkevaresynlighet, håndterer kriser og bremser potensiell skade. De bygger også broer mellom bedriften, mediene og offentligheten, som sikrer et konsekvent og positivt bilde av bedriftens misjon, verdier og oppnåelser. Denne rollen er avgjørende for å forme offentlighetens oppfatning og tillit, å påvirke kunders avgjørelser og – til syvende og sist selskapets suksess.

En PR-sjefs rolle

Det er trygt å si at PR-sjefens rolle er blandet og varierer basert på organisasjonens behov og bransje, men også størrelse, mål og konkurranse. Likevel er noen av hovedansvarsområdene stort sett like og innebærer:

1. Å utvikle en PR-strategi: PR-sjefer er ofte ansvarlige for å utvikle effektive PR-strategier som går hånd i hånd med organisasjonens mål, men også målgruppen. Strategien innebærer å definere PR-målsettinger, identifisere nøkkelbudskap og planlegge taktisk utførelse – som betyr hvordan de setter strategien ut i praksis.
2. Medierelasjoner: De må bygge gode relasjoner med journalister, influensere og nøkkelspillere i bransjen for å få dekning for nyhetene sine, pressemeldingene og annet innhold. Dette innebærer å pitche historier og koordinere intervjuer for å sikre positiv medieomtale.
3. Krisehåndtering: Som vi har tatt opp i tidligere innhold:  krisen er den nye normalen. PR-sjefer er vesentlige når det kommer til å håndtere situasjonen, ettersom de formulerer strategier for respons, setter de offentlige uttalelsene, og overvåker medielandskapet for å beskytte bedriftens rykte.
4. Innholdsproduksjon: PR-sjefer skriver ofte pressemeldinger, taler, nyhetsbrev, rapporter og innlegg for sosiale medier. Det betyr at de er nødt til å være gode skribenter og minst like gode historiefortellere. De sikrer at alt innhold er på linje med bedriftens budskap og møter målgruppens behov.
5. Brand Management: En PR-sjef burde jobbe med å posisjonere bedriften positivt i offentligheten. Dette innebærer initiativ for kooperativt sosialt ansvar (CSR) og håndtering av potensiell skade for bedriftens rykte.
6. Planlegging av arrangement: PR-sjefer jobber noen ganger med å koordinere arrangementer som pressekonferanser eller produktlanseringer, hvor de sikrer at arrangementene går i tråd med selskapets image og virker positivt på PR-målsettingene.
7. Internkommunikasjon: De håndterer også interne kommunikasjonsstrategier for å sikre at ansatte er informert og kjenner til selskapets verdier, mål og de viktigste utviklingsområdene. Dette kan innebære oppdateringer av intranetter eller å sende interne nyhetsbrev til de ansatte.
8. Evaluering og analyse: PR-sjefer evaluerer PR-kampanjenes effektivitet og måler dem opp mot satte KPI-er. De er nødt til å forstå og håndtere verktøy for medieovervåkning og overvåkning av sosiale medier for å tracke omtale, analysere offentlig sentiment og justere strategier løpende etter behov.
9. Engasjere interessenter: PR-sjefer har kontakt med ulike interessenter, inkludert kunder, ansatte og investorer, og sørger for en konsekvent, positiv oppfattelse av selskapet.
10. Håndtering av budsjett: PR-sjefer er også ansvarlige for å håndtere PR-budsjetter og sikre effektiv fordeling av ressurser på tvers av ulike aktiviteter.

I bunn og grunn er en PR-sjef vokteren av selskapets ansikt utad, og jobber utrettelig bak kulissene for å skape og vedlikeholde et positivt bilde av varemerket og redusere eventuelle risikoer for omdømmet.

En god PR-sjefs egenskaper

Vi har etablert at en PR-sjef er nødt til å ha et bredt spekter av egenskaper, hvor mange av dem rett og slett oppnås via praktisk erfaring på området. Evnen til å kunne artikulere ideer tydelig, både muntlig og skriftlig, er for eksempel helt avgjørende. PR-sjefer må også kunne skape engasjerende pressemeldinger, gi overbevisende presentasjoner og kommunisere effektivt med ulike interessenter. I dag kan AI hjelpe deg med å skrive pressemeldinger. Å produsere overbevisende historier, å idemyldre kampanjeideer eller å finne unike vinklinger for å få medienes oppmerksomhet krever mye kreativitet.

 

En PR-sjef må også ha mellommenneskelige egenskaper, som betyr The PR Manager also needs interpersonal skills, which means å bygge og opprettholde relasjoner med fagfolk i mediene, influensere, kunder og teammedlemmer.

En god forståelse av ulike medieplattformer og hvordan de fungerer er også viktig. I vår digitale tidsalder er kjennskap til plattformer for sosiale medier, systemer for håndtering av innhold, SEO-prinsipper og digitale analyseverktøy avgjørende. Heldigvis, er ikke behovet for manuell publisering av innlegg i sosiale medier som LinkedIn for eksempel, lenger et problem.

Forhandlingsegenskaper kan også være nevenyttige, enten det dreier seg om å sikre gunstig medieomtale, å håndtere leverandørkontrakter, eller å håndtere en krise. Mennesker som har jobbet med salg kan i mange tilfeller derfor ha en stor fordel, på grunn av deres trening i å forhandle.

Til slutt – det å lede og følge PR-kampanjer fra konsept til utførelse krever gode organisatoriske evner og kunnskap innen prosjektledelse. PR-sjefer må kunne tolke medieanalyser, spore kampanjeprestasjoner og justere strategier basert på data. Disse egenskapene, kombinert med en god forståelse for PR-prinsipper og praksis, gir deg en svært effektiv PR-sjef.

Når skal du ansette en PR-sjef?

Det kan være vanskelig å vite når tiden er inne for å ansette en PR-sjef. Dersom selskapes utvides i et raskt tempo, kan en PR-sjef være nyttig for å håndtere vekst og promotere suksessene dine, samt redusere potensielle utfordringer. Evnen til å forme offentlig oppfatning under en betydelig endring er uvurderlig. Dersom selskapet stadig er i offentlighetens søkelys eller har en høy profil i bransjen, kan det også være på tide å ansette en PR-sjef. PR-sjefen kan sikre at selskapets narrativ forholder seg positiv og konsekvent.

Økte markedsførings- og salgsaktiviteter kan også kreve at du ansetter en PR-sjef. Slike initiativer genererer ofte nyhetsverdige historier, og en PR-sjef kan sikre at de kommuniseres effektivt til rett målgruppe. Det kan også hende at du rett og slett bruker for mye tid på å manuelt håndtere PR-oppgaver når du egentlig burde fokusere på andre områder av virksomheten. Det er i så fall et tydelig tegn på at du trenger en dedikert PR-sjef. Han eller hun kan overta disse ansvarsområdene og gi deg rom til å fokusere på det du gjør best – nemlig å drive virksomheten din.

Hvordan måler du en PR-sjefs prestasjoner?

Å evaluere en PR-sjefs prestasjoner kan være noe subjektivt, ettersom det ofte innebærer analyse av både materielle og immaterielle faktorer. Generelt sett bør en god PR-sjef ha en kombinasjon av strategisk tenkning, taktiske ferdigheter, kreativitet, sterke kommunikasjonsevner og god dømmekraft. En PR-sjef bør vise at arbeidet deres bidrar til organisasjonens mål, og at han eller hun forvalter ressursene effektivt.

De viktigste målingene (og mest relevante) henger sammen med hvor mye omtale du får i mediene og hvordan relasjonene dine med mediene utvikles, men de burde også kunne vise målbare resultater av innsatsene sine. Dette kan for eksempel være økt merkevarekjennskap, økt trafikk til nettsiden, forbedret offentlig oppfatning, eller økt salg eller donasjoner.

Oppsummert

PR-sjefer er avgjørende for blant annet at organisasjoner skal håndtere ansiktet sitt utad, kultivere positive relasjoner med interessenter og håndtere kriser. De er ansvarlige for å sette strategier og operativt jobbe med kommunikasjonsplaner, utvikle medierelasjoner, produsere innhold, håndtere merkevaren, sikre intern kommunikasjon, evaluere kampanjer og håndtere PR-budsjetter.

PR-sjefens rolle varierer basert på organisasjonens behov og størrelse, men hovedansvarsområdene dreier seg ofte om disse tingene. En god PR-sjef må ha en rekke ferdigheter, blant annet evnen til å formulere ideer tydelig, strategisk planlegging, mellommenneskelige egenskaper, forståelse av medieplattformer, kunne forhandle og prosjektledelse.

Hva som er det riktige tidspunktet for å ansette en PR-sjef kommer an på faktorer som ekspansjon i virksomheten, jevn synlighet i offentligheten, økte markedsføringsaktiviteter og betydelig tidsbruk på PR-oppgaver. For å måle en PR-sjefs suksess, bør man vurdere medieomtale, relasjoner med mediene og målbare resultater som økt merkevarekjennskap, trafikk på nettsiden, offentlig oppfatning og salg eller donasjoner.