Den internasjonale personverndagen 28. januar

28. januar er det den internasjonale personverndagen, og det er en dag vi bør dobbeltsjekke at vi gjør det vi kan for å beskytte våre egne og andres personlige opplysninger.

Enten det er våre egne personlige dokumenter eller vi har tilgang til andre sensitive opplysninger for eksempel gjennom jobb, så bør vi passe på at opplysningene ikke kommer på avveie og kan misbrukes. Etter at GDPR ble innført har vi alle blitt mer oppmerksom på datasikkerhet, men er du klar over at GDPR også omfatter dokumenter vi omgir oss med, som fakturaer, kontoutskrifter, kontrakter, brev, personalmapper, medisinsk informasjon og mye mer?

Her er noen tips:

1. Sjekk hvilke regler som gjelder for oppbevaring av dine dokumenter, slik at du er på den sikre siden og sørger for at du arkiverer alt i samsvar med GDPR og bokføringsloven. For de fleste selskap arkiveres det meste digitalt, men papirunderlag forekommer fremdeles. 

2. Arkiver smart; enkleste måten er å arkivere etter tema, men også etter oppbevaringsperiode. Da slipper du å hente opp eller arkivere i flere omganger. Arkiver først i permer, for rask og enkel tilgang, deretter kan du arkivere videre i esker det som må oppbevares i 2, 4, 6 eller til og med 10 år. Esker tar mindre plass og kan enkel stables og lagres over tid.

3. Makulering er viktig! Hvis du jobber med sensitive- eller personopplysninger så husk at de samme reglene gjelder på kontoret og hjemmekontoret. Sensitive dokumenter må oppbevares på en sikker måte og skal aldri kastes i vanlig søppel, de skal makuleres på en sikker måte (stripekutt er ofte ikke nok). Husk også at dette gjelder dine private dokumenter. Ikke kast de i søpla, men makuler for å være helt sikker på at informasjonen ikke kommer i feil hender.

Du trenger ikke en stor makuleringsmaskin, det finnes mange små modeller som samtidig også har høy sikkerhetsgrad, vi anbefaler minst sikkerhetsnivå P4 krysskutt.