Snart 1 år med GDPR og håndtering av papirbaserte data er fortsatt mangelfull

Nesten ett år har gått siden GDPR (General Data Protection Regulation) trådde i kraft. En studie* bestilt av Acco Brands viser at gjennomføringen av den nye personvernloven i hovedsak har hatt en innvirkning på forretningsprosesser for digitale data. 75% av de som deltok i studien sier at de ikke har gjort noen endring i sine rutiner når det gjelder makulering av papir.

Selv om salget av makuleringsmaskiner med høy sikkerhetsgrad har økt, er det fortsatt mer enn 50% av bedriftene som ikke har en makuleringsmaskin. Undersøkelser har tidligere vist at mer enn 40% av databrudd er knyttet til papir, så å gjøre makulering enkelt er nøkkelen.

Til tross for at de fleste bedrifter har forbedret sin generelle datasikkerhet, har mange bedrifter ikke gjort noen tiltak i det hele tatt for å sikre sine papirbaserte data. Studien*  viser at mer enn halvparten av alle selskaper som er kartlagt ikke eier en makuleringsmaskin for å makulere papirbaserte eller trykte data. Det samme gjelder også for data lagret på CD/DVD.

Les mer om GDPR og papir her

Det papirløse kontoret finnes ikke

Selv om flere og flere forretningsprosesser er digitale, er det som regel ikke gjennomførbart å få til et helt papirløst kontor. I mange organisasjoner og bedrifter skjer det fortsatt viktig korrespondanse med vanlig post, og digitale data skrives ut regelmessig. Det er en grunn til at 40% av alle sikkerhetshendelser faktisk oppstår med papirbaserte data. For å kunne fullt ut overholde GDPR, må et selskap ikke bare etablere klare prosedyrer for hvordan å håndtere disse dataene, men også om hvordan disse dataene skal ødelegges.

Tilpasse sikkerhetsnivået til hvor sensitiv informasjon selskapet har

Acco Brands anbefaler at makulering av potensielt sensitiv, papirbaserte data må betraktes som en integrert del av forretningsprosessen, der selskapet må tilpasse sikkerhetsnivået på makuleringsmaskinen til hvor sensitiv informasjonen er for deres virksomhet.. En makuleringsmaskin som krysskutter arkene i biter på 4 x 40mm (P4) passer for de fleste. For organisasjoner som arbeider med svært sensitiv informasjon, for eksempel juridiske, økonomiske eller lokale offentlige institusjoner anbefales det makuleringsmaskiner som kutter dokumentene opp i mikrokutt, dvs. et A4-ark i mer enn 2 000 biter.

Plasserer man en liten modell ved skrivebordet, blir det enkelt å makulere dokumentene fortløpende.

Hvilken maskin skal jeg velge?

Modeller med automatisk dokumentmater

Modeller med manuell papirmating

GDPR (General Data Protection Regulation)

En ny personvernlov som trådde i kraft i juli 2018. GDPR gir retningslinjer for hvordan man lagrer, bruker og behandler personlig informasjon. Som et resultat, er organisasjonene nå pålagt å:

• Være transparent i hvordan de skaffer og bruker personopplysninger
• Være ansvarlig for hvordan disse dataene lagres, behandles og brukes
• Gjør alt i deres makt for å beskytte personlige data og for å forhindre eventuelle datalekkasjer.

Alle som ikke overholder GDPR er i fare for å måtte betale høye bøter: opp til 20 000 000 euro per overtredelse eller (for selskaper med inntekter over en halv milliard) opp til 4% av sine årlige inntekter.

* The research was conducted between 19^th and 21^st September 2018 by an independent 3^rd party using quantitative primary research via an online self-completion questionnaire. 600 Decision makers for office equipment were identified in each of three EU countries UK, Germany and France. 500 were defined as SME (<250 employees with a maximum of 50 micro businesses) 100 were defined as Corporates (>250 employees)