Raskere gevinster i dine LEAN og forbedringsprosjekter med ”Process mining”

Tidkrevende forbedringsinitiativer

LEAN har bidratt til at Toyota som har først utviklet dette systemet har blitt ett av verdens mest lønnsomme bilprodusenter. Denne Japanske forbedringsfilosofien har spredd seg med rekordfart etter 70 tallet. Nå har metodikken fått solid fotfeste i vidt forskjellige bransjer som bank og finans, helse, media og offentlig sektor. Dessverre går ikke alltid LEAN prosjekter som en ønsker. LEAN og forbedringsprosjekter krever innsikt i organisasjonens interne prosesser og samhandling mellom disse. Det kan være tidkrevende og forstyrrende med datainnsamlingen som assosieres med LEAN og andre forbedringsinitiativer. Workshops, intervjuer, prosesskartlegging, dataanalyse, med mer. Ved å inkludere Process Mining kan forbedringsmuligheter og innsikt basert på faktisk gjennomførte prosesser avdekkes raskere og mer effektivt enn før!

Hva er egentlig ”Process mining”?

Datavitenskap står sentralt i den digitale fremtid. Sterkere konkurranse og raskere endringstakt krever i stadig større grad evne til å umiddelbart forstå hva som foregår og iverksette målrettet endring. I følge boken ”Leading Digital” er forretninger som lykkes med å reagere raskt og tenke innovativ i forhold til digitalisering 26 % mer lønnsomme en deres konkurrenter. Som en del av denne utviklingen er det behov for mer «agerbar» innsikt som kobler innsikt nærmere faktiske tiltak.

Process mining er en ny tilnærming for å oppnå objektiv innsikt i faktisk utførte prosesser. Det er basert på innsikt fra «Data mining», men strukturert rundt en grafisk prosessmodell. Modellen tegnes og struktureres basert på en algoritme og objektive data fra virksomhetens IT-systemer.

Process mining er broen mellom tradisjonelle modellbaserte prosessanalyser som kartlegging, simulering og andre BPM (Business Process Management) teknikker, samt datasentrerte analyseteknikker som maskinlæring og «Data mining».

Professor Will M.P. van der Aalst, en forsker innen datavitenskap fra Nederland – og primær pådriver av Process mining rammeverket, beskriver Process mining’s primære målsetning som en ”oppdagelsesreise i prosessmodeller basert på tilgjengelige data fra hendelseslogger. Resultatet av denne ”reisen” kan brukes til et bredt spekter av analyse- og forbedringsformål.

For å si det enkelt er Process Mining svaret på;

Hvordan få troverdig og flerdimensjonal informasjon om hvordan arbeidsprosessen virkelig er gjennomført? 

Hvordan kan det brukes i praksis?

Process mining er et rammeverk som krever et verktøysett for praktisk bruk. Det finnes ulike Process mining verktøy på markedet, både gratis og kommersielle. En del ERP og kvalitetsapplikasjoner har faktisk en innebygd Process mining funksjonalitet. SAP er et av systemene.

Denne teknologien er relativt ny, og kan brukes på alle typer prosesser som i noe grad er støttet av IT-systemer. Eksempler på bruksområder er: analysere behandlingsprosesser i sykehus, forbedre kundesentrerte prosesser i et selskap, forstå atferd til kunder som bruker ditt system/verktøy. Fellesnevneren for disse hendelsene er at aktivitetene må være registrert i IT-systemets hendelseslogger.

Se figur 1 

Verktøy kommer med ulike funksjonaliteter men i hovedsak er prosessen for Process mining følgende:

1. Dataen trekkes ut fra ett system, for eksempel: ERP, CRM, ordresystem.

2. Dataen vaskes/filtreres og lastes opp i Process mining verktøyet.

3. Prosessmodellen genereres.

4. Prosessen analyseres.

Den genererte prosessmodellen kan brukes til å gjennomføre ulike analyser. Formålet med analysearbeidet kan for eksempel være å identifisere forbedringsmuligheter i en prosess eller i ett system, oppdage flaskehalser i en prosess, avdekke eventuelle avvik i hvordan brukere gjennomfører prosessen, synliggjøre hvordan interaksjonen mellom personer eller avdelinger fungerer i en gitt.

Se figur 2

Mange av verktøyene har en lang rekke statistikk-, analyse- og filtreringsmuligheter for å raskt skape innsikt. Eksempelvis statistikk og filtrering på saker opp mot personer, avdelinger, lokasjoner, tidsforbruk og lignende.

Tenk LEAN/prosessforbedring

Når en virksomhet beslutter å sette i gang et LEAN-prosjekt, er mulighetene for å lykkes ganske store, gitt at man følger noen viktige suksesskriterier. Identifisert forbedringspotensial er en viktig suksessfaktor i prosessforbedringsprosjekter. LEAN aktiviteter handler i utgangspunktet om å fjerne ”sløsing”.

Process mining gir et kvantitativt innblikk i gjennomførte prosesser og samhandling mellom aktiviteter, personer og avdelinger i disse prosessene. Prosess mining kan dermed være et effektivt virkemiddel for å identifisere ”sløsing” og rotårsaker på en rask og relativt enkel måte. Uten bruk av Process mining vil dette ellers være en omfattende, tidkrevende og mer subjektiv oppgave.

Å tilføye Process mining aktiviteter til ditt LEAN-aktiviteter kan derfor være en suksessfaktor i ditt LEAN- prosjekt.

Hvis det ikke finnes ulemper er det for godt å være sant…?

Process mining er en umoden disiplin og ekspertise innenfor dette feltet er derfor begrenset. En annen utfordring er at de data som skal analyseres må tilfredsstille visse kriterier avhengig av verktøy, og den må være troverdig. Gjennomføring av effektiv Process mining krever tilgang til ulike ressurser med forskjellige domene kunnskap innenfor Process mining, datavitenskap og intern prosess/forretnings kjennskap. 

Process mining gir et kvantitativt innblikk i gjennomførte prosesser og samhandling mellom aktiviteter, personer og avdelinger i disse prosessene. Prosess mining kan dermed være et effektivt virkemiddel for å identifisere ”sløsing” og rotårsaker på en rask og relativt enkel måte. Uten bruk av Process mining vil dette ellers være en omfattende, tidkrevende og mer subjektiv oppgave.

Blogginnlegget er skrevet av Susanna Wagsather i samarbeid med Hans-Christian Grung-Olsen

Om forfatterne:

Susanna er Seniorkonsulent i Capgemini. Hun har stor glede av å jobbe med prosessutvikling og har spesialisert seg i BPM (Business Process Management). Susanna er også prosjektleder og har jobbet primært på store internasjonale forbedringsprosjekter.

Hans-Christian er konsulent i Capgemini med spesialisering innen Business Process Management (BPM). Han har arbeidet med etablering av prosesskartlegging, prosessarkitektur, prosessorientert ledelse og -styringssystemer i en rekke virksomheter, industrier, både i Norge og internasjonalt. Han er spesielt opptatt av grenselandet mellom innovasjon, ytelse og prosessarkitektur.