Tilrettelegger for «remote onboarding» av nye konsulenter

Bruker digitale verktøy for å bli kjent med nye medarbeidere

Koronakrisen påvirker alle deler av samfunnet. For å møte den nye situasjonen har Experis utviklet en digital prosess for «remote onboarding» som sørger for at nye medarbeidere raskt kommer inn i prosjekter.

– Onboarding handler om at nye medarbeidere eller konsulenter skal bli kjent med prosjekter, andre ansatte og virksomheten som sådan. Dette har vært en utfordring når det ikke har vært mulig å treffes på kontoret. Vi har derfor utviklet en digital prosess som tilrettelegger for at konsulentene raskt kan starte i nye prosjekter på en trygg måte, sier Trygve Solem, administrerende direktør i Experis.

Han forteller at de har brukt de tre siste månedene på å utvikle en digital prosess for onboarding, både av konsulenter og interne medarbeidere.

– Onboarding er viktig både for konsulenter som skal jobbe ute hos kunder og for rekruttering av egne medarbeidere. Vi er opptatt av å engasjere både kundene og konsulentene på en så enkel som mulig måte. Vi begynner derfor dagen med hjemlevering av frokost og følger opp med en introduksjon av andre ansatte over video. Her introduserer vi også den nyansatte for selskapet, hva vi forventer, og har en gjennomgang av sikkerhet og sikkerhetskultur, sier han.

Senker terskel for spørsmål

For å gjøre det enklere å bli kjent med andre ansatte bruker konsulentselskapet en egen sosial plattform for dialog.

– Vi er opptatt av å tilrettelegge for at nyansatte blir kjent med hele organisasjonen og har derfor utviklet tjenesten Experis BuddyBot. Med tjenesten bli nyansatte introdusert for en ny kollega hver uke slik at det skal være enkelt å stille alle typer spørsmål relatert til jobben. Løsningen senker barrieren for å stille spørsmål og gjør det enklere å bli kjent med kolleger. Siden konsulenter ikke treffer andre kolleger i Experis så ofte er dette en enkel måte å holde kontakten på. Jeg har store forventninger og tror dette vil bli et verktøy vi vil bruke permanent, sier han.

Han forteller videre at mange kunder fortsatt praktiserer hjemmekontor og at remote onboarding vil være viktig lenge.

– Vi jobber sammen med kundene for å gjøre onboardingen så enkel som mulig. Vi må tilrettelegge for innsyn i hvordan oppdraget skal gjennomføres og hvilket utstyr som skal brukes. Sammen med kundene koordinerer vi hvordan dette gjennomføres på enklest mulig måte, sier han.

Gode erfaringer

Selv om Solem mener fysiske møter fortsatt er å foretrekke, påpeker han at selskapet har lært mye av den nye prosessen.

– Vi har lært veldig mye i arbeidet med remote onboarding og ser at det er fullt mulig å bruke digitale alternativer. Først og fremst er det viktig at man gjør prosessen interaktiv og at man fokuserer på at det skal være enkelt å bli kjent med andre ansatte. Vi har også digital fredagspils og arrangerer konkurranser innen E-sport for ansatte, men det viktigste er den sosiale interaksjonen. Det er nettopp dette vi tilrettelegger for med BuddyBot, sier han.

– Selv om erfaringene er gode, gleder jeg meg til å se de nyansatte fysisk når vi er gjennom koronakrisen. Vi har uansett fått gode rutiner og verktøy for digital onboarding og ser at alt fungerer bedre desto mer det brukes. Erfaringene til nå er at det er fult mulig å gjennomføre en god heldigital onboarding, avslutter Solem.