Hvor mye informasjon skal du ha med i et tiltakskort?

De kalles Tiltakskort Beredskap, Sjekkliste eller Aksjonsliste. De er et grunnleggende og viktig element i enhver krisehåndtering. Her gir jeg noen råd om hvordan de bør bygges opp.

Av: Jan Terje Sæterbø, sikkerhetsleder i F24 Nordics

Et tiltakskort er et støtteverktøy som hjelper rollene i en beredskapsorganisasjon å gjennomføre nødvendige tiltak i riktig rekkefølge. Vi kan godt si at de er en operasjonalisering av beredskapsplanen. Hensikten er å sikre at alle nødvendige tiltak utføres uansett hva slags type hendelse man står overfor. Hver funksjon i beredskapsorganisasjonen har sitt kort der vedkommendes arbeidsoppgaver er listet opp.

Hendelsesspesifikt, eller generelt?

Jeg anbefaler at kortet er generelt, det vil si at det beskriver arbeidsoppgaver som skal utføres uansett hva slags type hendelse det er snakk om. Det er flere grunner til det. Kortet må være oppdatert, og dette skjer kontinuerlig i forbindelse med virksomhetens utvikling eller endrede forutsetninger og krav. Et generelt kort er enklere å oppdatere enn et kort spesifisert for hver tenkelig type hendelse. Man unngår kompliserte strukturer, og man ønsker å holde beskrivelse og oppgaver så enkle som mulig.

Enkelt språk

Skriv kortfattet, nærmest i stikkordsform, og vær konkret. “Varsle interne ressurser”, “Gjennomfør stabsmøte”, eller “Klargjør beredskapsrom” er tilstrekkelig. Den som har ansvaret for denne funksjonen skal være så drillet at han eller hun vet hvordan oppgaven skal løses. I tilfeller der man trenger ytterligere opplysninger, for eksempel en sjekkliste, er dette tilgjengelig i den totale beredskapsplanen. Et støttedokument kan inneholde utstyr og beskrivelse knyttet til klargjøring av beredskapsrom. En møtemal for stabsmøte kan være tilgjengelig i beredskapsprogramvaren eller i en perm.

Med enkle grep kan møterommet bli beredskapsrom – last ned gratis e-bok her.

Involvere flere?

Et tiltakskort må være utformet slik at det er enkelt å tildele oppgaver til andre utover det som står i kortet. Eksempelvis får driftsleder ansvaret for å skaffe erstatningslokaler, økonomileder for å skaffe oversikt over hvilke leveranser som blir påvirket og daglig leder for å samle alle ansatte til informasjonsmøte.

Riktig ut fra hoppkanten

Gode og presise tiltakskort hjelper organisasjonen til raskest mulig å ta kontroll over en uønsket hendelse. Men de er ikke en erstatning for øvelse og kompetanse. Det er først når hver enkelt funksjon i krisestaben kjenner sine arbeidsoppgaver og varslingsrutiner inngående, at kriser kan håndteres, styres og i beste fall stoppes.

Se også vår temaside om krisehåndtering her

---

Jan Terje Sæterbø er sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder. Han har en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet og en master i kriseledelse og beredskap fra Nord Universitet.