Vet du hvem du skal varsle under en krise?

Det er sjelden slik at kriser bare inntreffer i arbeidstiden mellom åtte og fire. Likevel er det få bedrifter som tar høyde for dette når de setter opp en kommandokjede. Vet teamet ditt hvor deres ansvar starter og slutter dersom noe skjer utenfor arbeidstid eller i ferien? Vet de hvem de skal varsle?

Av: Kristian Pettersen, VP Customer Success, F24

Det å være sikker på at du har varslet riktige mennesker til riktig tid, er avgjørende når det kommer til krisehåndtering. Unødvendig stress og forvirring kan påvirke hele prosessen i negativ retning. Det er i denne typen situasjoner du får mye igjen for et digitalt verktøy for beredskap og krisehåndtering.

Etabler en tydelig kommandokjede

Det å ha en uklar kommandokjede kan være veldig forvirrende og i verste fall føre til panikk. Dersom teamet ditt ikke vet hvem de skal ringe kan de komme til å melde fra til feil mennesker, eller enda verre, at de varsler alle. Dette kan skape unødvendig hindringer for den videre prosessen.

Last ned gratis guide til beredskapsplanlegging

Husk at krisesituasjoner er sjeldne. De fleste vil kanskje bare oppleve en eller to alvorlige hendelser i løpet av hele arbeidslivet. Mangelen på frekvens i kombinasjon med at du ikke kan forutsi når hendelsene inntreffer forårsaker mye stress. Derfor er det helt nødvendig at kommandokjeden er krystallklar.

Det å ha et gammelt arkivsystem med bunker av papir som forklarer prosedyrene er ikke tilstrekkelig. Når krisen inntreffer, er det rett og slett ikke tid til å jakte på riktig dokument eller mappe for å finne ut hvem du bør varsle. I mange tilfeller blir disse filene så sjelden oppdatert at du vil ha vanskelig for å få tak i den informasjonen du trenger.

Du kan heller ikke ta det for gitt at beredskapsansvarlig vil ordne opp for deg, da vedkommende kan være på ferie eller av andre grunner være utilgjengelig når noe skjer. Derfor er det avgjørende å ha et solid system med etablerte prosesser og arbeidsflyter som gir alle i organisasjonen, fra bunn til topp, nødvendig informasjon. Hvis noe skulle skje vil alle, uansett stilling, vite hvem de skal kontakte først.

Vit hvor ditt ansvar begynner og slutter

De personene som er på jobb, vil ha forskjellige oppgaver og ansvar under en krise. Typisk vil noen kun være ansvarlige for å varsle og informere, mens andre må ta stilling til hvilke mottiltak som skal igangsettes og på denne måten være ansvarlig for krisehåndteringen.

Denne typen avgjørelser kan virke som typiske lederoppgaver, men uten et pålitelig system vil ikke folk vite hvor deres ansvar starter og slutter. Å etablere tydelige oppgaver og ansvarsområder vil gi teamet ditt selvtillit nok til å få jobben gjort.

Så tør du egentlig å stole på at et Excel-ark alene kan gi all den informasjonen som trengs? Selv om Excel er et nyttig verktøy for å lagre store mengder informasjon på en organisert måte, finnes det også noen problemer med denne løsningen.

For det første oppdateres ikke lister i Excel automatisk. For det andre tar de ikke hensyn til viktige faktorer som trening, ferier eller sykefravær.

Med et rota system kan du ikke bare administrere hvem som er på tråden, men også de ytre faktorene som påvirker personen som ringer. En annen fordel er at du kan ha flere rotas. Selv om en hendelse skjer lokalt, kan du varsle og få hjelp fra andre avdelinger eller kontorer. Teamet ditt kjenner kanskje ikke til ressurspersoner på andre kontorer, men de kan lett se hvem som er på telefonen.

Les mer: Alt du trenger å vite om varsling og mobilisering

Dette blir spesielt viktig dersom du rammes av en større hendelse som kan pågå i dager, uker og måneder. Det å håndtere slike hendelser kan tappe organisasjonen for kraft. Med et oppdatert, digitalt støtteverktøy vil du kunne hente inn ekstra ressurser fra nærliggende kontorer og avdelinger ved behov.

Kort fortalt trenger teamet ditt et system de kan stole på, et system de har tilgang til hele tiden, der de får en trinnvis gjennomgang av hva de trenger å gjøre. Dette bør komme i tillegg til den proaktive metoden for krisehåndtering.

Til slutt, sørg for at alle planer og prosesser du har er meningsfylte, slik at du er proaktiv både på papir og i praksis. En hendelse kan oppstå når som helst og hvor som helst. Vær beredt!

----

Kristian Pettersen er leder for F24s Customer Success Team, avdelingen som ivaretar prosjektledelse og kundeleveranser. Han har befals- og krigsskoleutdanning fra Forsvaret, har studert ved University of California, Berkeley og har en mastergrad i statsvitenskap fra NTNU. Kristian er major i Heimevernet og har tidligere jobbet for blant annet Kongsberg Gruppen.