Organisasjoner har aldri satset mer på opplæring i krisekommunikasjon stilt overfor utfordringene fra nye arbeidsforhold

Reading, Storbritannia / München, 13. februar 2024

BCI har publisert årets Emergency & Crisis Communications Report, sponset av F24. Rapporten har som mål å hjelpe organisasjoner med å sammenligne deres verktøy, planer og prosedyrer med norm – «benchmarke» – men også å stimulere til debatt og sette fokus på beste praksis for utforming og implementering av krisehåndteringsplaner.

BCI Emergency and Crisis Communications Report 2024
BCI markerer i år tiårsjubileet for BCI Emergency and Crisis Communications Report. Rapporten tar for seg hvordan metodene for krisekommunikasjon har utviklet seg over denne tiårsperioden som følge av endringer i arbeidsvaner, nye teknologi og nye retningslinjer for personvern. Rapporten identifiserer også beste praksis for å iverksette en plan for nød- og krisekommunikasjon og hvordan kommunikasjonsprotokoller kan forbedres.

Et nytt landskap - SaaS brukes mer enn noen gang
De siste årene har vi sett en planmessig endring i strategier for nød- og krisekommunikasjon i etterkant av pandemien og som følge av fjernarbeid og hybridarbeid. Organisasjoner strir fortsatt med utfordringene med å varsle personell som er geografisk spredt, og hvor den enkelte bedrift prøver å gjennomføre opplæring og øvelser som er både engasjerende og effektive.

En av de åpenbare endringene de siste ti årene har skjedd innen teknologi som brukes ved nød- og krisekommunikasjon. I de fleste organisasjoner var “skyen” tidligere begrenset til egen serverteknologi og programvare. Strengere sikkerhetsprotokoller i skyløsningene, kombinert med hurtigere og mer pålitelige nettverksfunksjoner, har ført til at man i økende grad går bort fra egen programvare og i stedet bruker skytjenester. Årets utgave av rapporten viser at bruken av software-as-a-service (SaaS) innen nødkommunikasjon er på et rekordhøyt nivå.

Av alle organisasjoner som bruker verktøy for nødkommunikasjon, er andelen som bruker SaaS på 85,7 %. 61,1 % av disse organisasjonene bruker kun en SaaS-løsning og 24,6 % bruker en kombinasjon av SaaS og installert løsning. SaaS-løsningene er populære fordi de kan installeres samtidig på flere plattformer og driftes eksternt i skyen. Dette er en stor fordel i organisasjoner der ansatte driver fjernarbeid. Likevel blir kombinerte løsninger der SaaS integreres med eksisterende teknologi, stadig mer populære. Grunnen til dette er at organisasjoner ønsker å beholde eksisterende programvare som hele organisasjonen er fortrolig med, og knytter den nye SaaS-løsningen til denne for å forbedre funksjonaliteten i en krisesituasjon.

Dette er viktig for organisasjoner
De fleste organisasjoner er tilfredse med egne verktøy for nød- og krisekommunikasjon, men andelen som ikke er tilfredse har likevel økt fra 16,2 % i 2016 til 20,3 % i 2023. Det er flere grunner til dette, som f.eks. behovet for bedre integrasjon med andre varslingsscenarier (48,3 %), manglende funksjoner (31,6 %) og manglende midler (19,3 %) til å kunne investere i en ideell løsning.

Rapporten rangerer hvilke funksjoner som teller mest for organisasjonene. Samarbeidsfunksjonalitet regnes nå som den viktigste egenskapen til verktøy for nødkommunikasjon. Dette er en kritisk viktig funksjon ifølge 54,6 % av respondentene. Dette viser at samarbeid er livsviktig når en krise inntreffer. Man må sørge for at de rette personene blir informert med riktig informasjon, og at ledelsen konsulteres først, der dette er formålstjenlig.

Når planen iverksettes
Andelen organisasjoner som har iverksatt sin plan for nødkommunikasjon har økt med 5 prosent til 65 % i 2023 mot 60 % i 2022. Ekstremvær var den vanligste årsaken til at alarmer ble utløst. Dette aktiverte 48,3 % av alarmene. På mellomlang og lang sikt vil denne situasjonen sannsynligvis vedvare på grunn av stadig hyppigere klimarelaterte hendelser.

Skal responsen på en nødsituasjon lykkes, må alarmer aktiveres omgående. De fleste organisasjoner klarer å iverksette sin nødplan innen en time etter at en hendelse har inntruffet. 70 % av aktiveringene oppfylte organisasjonens forventede responsnivå.

Den menneskelige faktoren er nå som før et kritisk element for vellykket nødrespons. Ifølge både årets og fjorårets rapport er hovedårsaken til at planen mislykkes, at mottakerne ikke responderer på nødmeldinger. Dette kan imidlertid rettes opp ved hjelp av gode programmer for opplæring og øvelser. Den tiende utgaven av rapporten viser faktisk en positiv trend over tiårsperioden. Antallet organisasjoner som driver jevnlig opplæring er nå rekordhøyt, og har økt fra 68,4 % i 2022 til 79,3 % i 2023.

Rachael Elliott, leder innen Thought Leadership hos BCI, oppsummerte situasjonen slik:

“Årets data viser en merkbar endring fra tidligere år, og at aktørene er seg mer bevisst problemene knyttet til strømbrudd og til behovet for å håndtere disse problemene med reserveløsninger. Det er oppløftende å se at aktørene stiller seg mer pragmatiske til budsjettspørsmål. Enten bruker de eksisterende verktøy i bedriften, eller de investerer i spesialløsninger som samhandler med eksisterende løsninger, noe vi har lagt vekt på i årets rapport. Slike teknologier bidrar ikke bare til å kutte kostnader fordi man bruker et velkjent grensesnitt, men sørger også for at et verktøy raskt og effektivt kan tas i bruk når en krise oppstår.

Benjamin Jansen, Senior Vice President Sales ENS/CM hos F24, sier dette om årets rapport:

“Vi er svært glade for å være sponsor til denne viktige rapporten for sjette året på rad, og gratulerer BCI med tiårsjubileet. Vi er overbevist om at resultatene i denne rapporten er avgjørende for utviklingen av effektive strategier for å mestre kriser og gjøre bedrifter mer motstandsdyktige, særlig i dagens virkelighet. Det er oppmuntrende at så mange bedrifter ser til resultatene fra tidligere år, og satser mer på programvarebaserte løsninger, og at de også setter av et budsjett for dette.”

---SLUTT---

Ta gjerne kontakt med BCI for mer informasjon: bci@thebci.org