Slik automatiserer du regnskapet

Regnskapsførsel er for mange tidkrevende prosess. Med gode rutiner kan man eliminere unødvendige tidstyver.

Mange bedrifter bruker unødvendig lang tid på regnskapet, mener Anders Skjetne i INTUNOR Services. Han peker på fem områder bedrifter kan jobbe mer effektivt.

– Først opplever jeg at alt for mange bedrifter bokfører unødig mange fakturaer manuelt. Ved å sette opp automatisk bokføring i økonomisystemet kan tiden man bruker på løpende regnskaps reduseres betydelig, sier han.

Skjetne forklarer automatisk bokførsel jobber regelstyrt. Det vil si man oppretter én automatiseringsmal som systemet benytter seg av pr. leverandør på alle innkommende fakturaer. Man kan også legge inn beløpsgrenser som avviser fakturaer som overstiger maksbeløpet.

Bankavstemming

Bankavstemming, som innebærer å sammenligne regnskapet mot bankutskriften, kan også automatiseres.

– Da blir rollen til den regnskapsansvarlige i større grad å godkjenne regnskapsprogrammets forslag. De beløpene systemet ikke klarer å matche kan matches manuelt. For eksempel kan flere betalinger i regnskapet utgjøre en sumpost i bankutskriften, da huker man bare av betalingene som utgjør sumposten og trykker «match».

Løpende registrering av utlegg i regnskapsprogrammets mobilapp også kan bidra til at avstemmingen går raskere. Da vil systemet automatisk gjenkjenne beløpet på kvitteringen med det på kontoutskriften. Samtidig slipper regnskapsfører eller revisor å purre på bilagene i ettertid.

Fakturering

Endringer i faktureringsrutinene kan også bidra til å styrke effektiviteten og redusere arbeidsmengden, forteller regnskapseksperten.

– Først bør man prioritere å sette opp abonnementsfakturering på kunder som mottar like fakturaer månedlig, kvartalsvis eller årlig. Da setter du opp du hva som skal ligge på ordrelinjene og i hvilke intervaller fakturaene skal sendes ut. For kunder med like abonnement kan man enkelt duplisere abonnementene.

– Videre bør man sørge for at fakturagrunnlaget automatisk kommer inn i økonomisystemet. Tilbud lagt inn i CRM-systemet bør, for eksempel, automatisk gå inn i programmet. Derfor anbefaler vi alltid systemer med gode integrasjonsmuligheter.

Automatisk oppfølging av trege betalere kan også bidra til å redusere arbeidsmengden, mener Skjetne. Da purres kundene om de ikke har betalt uten at du gjør noe. Man kan også sette ut jobben med inkasso i de fleste systemer. Det sparer deg for tid og styrker likviditeten.

Lønnskjøring

Med riktig økonomisystem og korrekt ansattinformasjon kan også lønnen kjøres i en fei. Samhandling mellom regnskapsprogrammet og banken sørger for at jobben gjøres i ett og samme grensesnitt.

– Dagens økonomisystemer er gode på lønn om man bruker dem riktig. Med tilkobling mot banken vil lønnen overføres direkte til de ansattes konto og til konto for skattetrekk. Godkjente ansattutlegg vil automatisk komme på lønnsutbetalingen.

– For bedrifter som fører timer, som elektrikere og konsulenter, er også timeføringsløsningene i økonomisystemer geniale. De tillater de ansatte å føre timer på prosjekter som åpner for gode prosjektregnskap.

Ved å velge riktig pensjonsselskap kan man også sørge for at ansattinformasjonen i regnskapssystemet blir rapportert til pensjonsleverandøren jevnlig. Slik blir pensjonsbetalingen korrekt.

Rapportering

Mange bedrifter bruker også unødig tid på å utforme månedlige rapporter og presentasjoner. Også disse kan automatiseres, bedyrer økonomieksperten.

– Smarte rapporteringsverktøy som henter regnskapsdata i sanntid kan brukes til å presentere regnskapsdataene på akkurat den måten man foretrekker. Da trykker man bare «refresh» for å hente ut en ny rapport. Disse kan også brukes til å sammenligne virksomhetens utvikling mot budsjett og måltall.

– Det som overrasker mange er at disse løsningene ofte er ganske rimelige.

Ønsker du bistand med å automatisere manuelle arbeidsprosesser? Ta kontakt med Anders Skjetne på 905 19 426 eller Anders.Skjetne@Intunor.com.