Flere turister til Tromsø med innovativ CRM-løsning

Ved å systematisere relasjoner og leads, ruster Tromsø seg til å bli den mest attraktive destinasjonen i Norge. Nytt CRM-system og mer profesjonelt salgsarbeid har økt besøket med 16,9 prosent i 2011. –Microsoft Dynamics CRM forenkler salgs- og relasjonsarbeidet som er avgjørende for å hente flere tilreisende gjester, forteller Rune Kufaas, event- og kongressjef i Visit Tromsø.

Tromsø byr på unike opplevelser for mennesker fra hele Norge og fra hele verden. Men innsalget av byen som feriedestinasjon eller som møtepunkt for kongresser og seminarer, krever systematisk og målrettet salgsarbeid.

- Tidligere var arbeidet med å knytte relasjoner og henvende oss mot nye virksomheter og grupper lite systematisert. Alle hadde sine egne manuelle systemer og metoder, forteller Kufaas.

Visit Tromsø består av syv ansatte, og er en markedsføringsorganisasjon for 190 reiselivsbedrifter i og rundt Tromsø. En stor del av deres arbeid er å reise rundt i Norge og resten av verden for å møte potensielle turdeltakere til Tromsø, for eksempel på konferanser, kongresser og incentive arrangementer.

-I dag har vi et fantastisk system som profesjonaliserer dette arbeidet, forteller Kufaas.

Microsoft Dynamics CRM Online samler opplysinger om samtlige samarbeidsvirksomheter i Tromsø, som hoteller, konferanselokaler og restauranter. I tillegg gir løsningen oversikt over alle eventer, potensielle leads og status på relasjoner og henvendelser. Hele løsningen er lagt i skyen, slik at medarbeiderne har tilgang til informasjonen gjennom internett. Det er Microsofts partner iTet som har levert løsningen. 

Visit Tromsø bruker også Office 365, som er alle Office-produktene som e-post, Word, Excel og SharePoint levert gjennom nettskyen. Gjennom SharePoint deler alle samarbeidsbedriftene dokumenter og oppdateringer.

- Det gir oss en fantastisk fleksibilitet, vi kan når som helst finne informasjon uansett hvor vi er, og om vi jobber fra PC, lesebrett eller mobil. All informasjon presenteres i det velkjente Outlook-grensesnittet, forteller Kufaas.

Målbart

For organisasjonen var det viktig å kunne måle resultatet av sitt arbeid.

- Vi har lagt inn vektingsfunksjoner som svært enkelt viser verdien av arbeidet vårt målt i omsetningsvekst og dekning på hotellene, sier Kufaas.

I 2011 har det vært en økning i kurs og konkurranseovernattinger på 16,9 prosent.

• Mer målrettet relasjonsarbeid: Løsningen er med på å profesjonalisere og effektivisere arbeidet med å selge inn Tromsø som destinasjon. I 2011 har Visit Tromsø skaffet Tromsø møter, kongresser og arrangementer til en verdi av minst 15 – 20 millioner kroner for de neste årene.  
• Tilpasningsdyktig løsning: Microsoft Dynamics CRM er enkelt å skalere etter behov. – I og med at vi ikke er en salgsorganisasjon i tradisjonell forstand er det visse funksjoner vi ikke trenger, som for eksempel maler for salgskontrakter. De har vi veldig enkelt kunnet velge bort, sier Kufaas.  
• Fleksibilitet i skyen: Hele CRM-systemet leveres gjennom nettskyen, det vil si at medarbeiderne har tilgang til grensesnittet uansett hvor de jobber fra. All informasjon presenteres i samme enkle brukergrensesnitt i Outlook. 

Også interessentene rundt Tromsø opplever bedre service med ny løsning. Alle henvendelser håndteres nå mer profesjonelt og informasjon er samlet på en plass, tilgjengelig for alle. Det gjør oss mer fleksibel og i stand til å yte den beste servicen.  

- Denne løsningen er definitivt en viktig del av det å gjøre Tromsø til den mest spennende destinasjonen for reisende på jakt etter unike opplevelser, avslutter Kufaas.