De ti bud for digitale møter

Koronakrisens behov for heldigitale møter, stiller nye krav til både møteeffektivitet og -kvalitet. Linn Bay, rådgiver i avdeling for innovasjonsledelse i Norconsult, gir deg «De 10 bud for digitale møter» - til inspirasjon i vår nye digitale hverdag. For en ting er sikkert; verden blir ikke den samme igjen, og de digitale møtene og prosessene har kommet for å bli.

Å gå fra fysiske møter til Teams-møter nærmest over natten, har påvirket måten vi holder kontakten med kunder og kollegaer på, måten vi sikrer fremdrift i prosjekter og måten vi fatter beslutninger på. Positivt sett har vi tatt lange og mange digitale steg og fått en bekreftelse på at vi har klart å holde hjulene i gang selv om vi ikke har møttes fysisk. Men det kan også være utfordrende å kastes inn i en ny digital møtehverdag med en langt fra full erfaringsryggsekk.

Kanskje har du sittet mange timer i strekk foran en skjerm, i en underlig arbeidsstilling, i Teams-møte etter Teams-møte? Kanskje har du opplevd ineffektiv eller manglende møteledelse? Kanskje har du holdt lange monologer til stillbilder av kollegaer eller kunder? Eller kanskje du har vært i møter uten tydelig formål eller agenda?

For å gjøre deg bedre rustet i rollen som digital møteleder og -deltaker, presenterer vi her ti bud du kan ta med deg på veien.

De ti bud for digitale møter:

1. Forstå hva slags type møte du skal holde

Ulike møter har ulikt formål og må derfor gjennomføres på ulike måter. Er det et rent informasjonsmøte, et beslutningsmøte eller kanskje en digital workshop? Formålet med møtet avgjør hvordan det skal gjennomføres.

2. Planlegg

Digitale møter stiller ekstra strenge krav til planlegging og forberedelser. Du må planlegge hva du skal gjennomgå i møtet og hvordan du skal gjennomføre det. Tenk også gjennom hvem som skal være med, hvorfor de skal delta og på hvilken måte du vil de skal bidra. Et tydelig formål, agenda og forventet resultat vi bidra til enklere deltakelse.

3. Tydelig ledelse

I digitale møter der man ikke kan se hverandre, er det et økt behov for en strukturert møtegjennomføring med tydelig og aktiv ledelse. Bruk tid i starten av møtet til en gjennomgang av hensikten med møtet, forventet resultat, agenda, hvem som deltar og hvordan du ønsker de skal bidra i møtet. Dette krever at du er på, og aktivt involverer deltakerne underveis.

4. Strukturert involvering

Fremfor å stille åpne spørsmål som få svarer på, bør du stille spørsmål direkte til den enkelte møtedeltaker. Bruk folks navn når du involverer dem. Gi også deltakerne tid til å tenke gjennom spørsmål som de skal svare på, for eksempel ved å gi et par minutters «tenketid» før du ber om at de deler sine innspill i en «bordrunde» eller i en chat.

5. Vær to møteledere

I møter der man skal utveksle informasjon, idéer, innspill eller løsninger, er det smart å være to møteledere med ulikt ansvar: En som leder møtet og en som håndterer chatten eller andre digitale verktøy som brukes. Ved at de to møtelederne spiller ballen over til hverandre gjennom spørsmål og observasjoner, oppnår dere en bedre dialog med deltakerne.

6. Hold møtet kort

Lange digitale møter krever et svært nøye og variert møtedesign dersom du skal klare å holde folks oppmerksomhet og fokus. Fremfor å avholde lange møter, kan du kan du med fordel dele møtet opp i flere kortere møter. Du bør også be deltakerne om å forberede seg på forhånd, slik at møtet blir mer effektivt.

7. Ta pauser

Legg inn pauser – også i kortere møter. Det er utrolig hva en fem minutters beinstrekk kan gjøre for kvaliteten og resultatet av møtet.

8. Bruk chatten

Chat-funksjonen kan brukes på mange måter: Til å markere at du vil si noe, til å dele dine synspunkter eller til å be om innspill. Chatten er også en logg som kan brukes som dokumentasjon fra møtet. I chatten er bruk av emojier effektfulle: Man kan like andres innspill, stemme over forslag eller fortelle med «uttrykk» hva man tenker.

9. Bruk video

Det er mange fordeler ved å bruke video-funksjonen i digitale møter: Møtedeltakerne kommer tettere på hverandre enn de gjør ved å se på hverandres stillbilder. Bruk av video gjør det også lettere å se om folk henger med, og det blir lettere å legge til rette for fokusert og aktiv deltakelse.

10. Gi ros

Ros er helt nødvendig for å få møtedeltakere til å bidra, særlig i digitale møter der man ikke kan lese andres ansiktsuttrykk eller tolke stemning. Aktiv bruk av ros og tilbakemeldinger øker lysten og ønsket om å bidra. Det kan være så enkelt som å takke for et innspill eller kommentere positivt at «det var et godt perspektiv». Humor er heller ikke feil, det er godt å gi plass til litt latter i møtene.

Lykke til med din heldigitale hverdag!

– Linn Bay, rådgiver i avdeling for innovasjonsledelse i Norconsult.

Avdeling for innovasjonsledelse i Norconsult jobber med å lede frem nye og innovative løsninger når ulike fag og interessenter møtes i tverrfaglig samarbeid.