Oppfordrer: VPS bør innarbeide digital kommunikasjon som standard kommunikasjonskanal

Verdipapirsentralen (VPS) sender fortsatt mange innkallinger til generalforsamlinger med vanlig post. – Det tar tid, koster penger og er lite bærekraftig, sier Rune Aale-Hansen, administrerende direktør i Regnskap Norge.

Alle som kjøper aksjer på børsen må ha en konto i Verdipapirsentralen (VPS). Alle kjøp og salg blir registrert via kontoen din i VPS. Hver gang en omsetning skjer får du tilsendt en endringsmelding på kontoen din.

– Mye av kommunikasjonen med VPS er digital, selvsagt. Det som overrasker, er imidlertid at digital innkalling til generalforsamlinger ikke er innarbeidet som standardløsning for alle. Dermed er det fortsatt en mengde generalforsamlingsdokumenter som faktisk blir sendt med vanlig post sier Regnskap Norge-direktøren.

Ineffektivt og lite bærekraftig

– Selskaper som er børsnotert må sende innkalling og saksunderlag til alle aksjonærer i forbindelse med gjennomføring av generalforsamlinger, men aksjonærer må selv logge inn på sin VPS-konto for å aktivere digital korrespondanse. – Dette betyr at mange av dem, særlig småaksjonærer, får slike innkallinger i postkassen, før de ender opp i papiravfallet. Dette er lite bærekraftig og unødvendig, spesielt når vi vet at det bare er et fåtall som faktisk deltar på generalforsamlingen. Her bør digitaliseringsprosessen fullføres. Med mindre aksjonæren selv eksplisitt ber om å kommunisere per post, bør alle dokumenter sendes digitalt.

– Et eksempel vi er blitt kjent med er et børsnotert foretak med rundt 3000 aksjonærer. Aksjene er VPS-registrert og innkallingen sendes gjennom VPS. Selv om hver aksjonær kan velge å motta post elektronisk, erfarer dette foretaket at kun ca. halvparten har valgt elektronisk kommunikasjon. Hver generalforsamling koster dermed opp mot 100 000 kroner i dokumenter og porto, i tillegg til den ekstra tiden vanlig postgang nå tar. Sannsynligvis er dette eksempelet ikke enestående, sier Regnskap Norge-sjefen.

Loven sidestiller digital og fysisk post

– Innkalling til en generalforsamling i et børsnotert selskap skal ifølge aksjelovens § 5-10 skje «skriftlig». Samtidig står det i samme lov § 1-6 at skriftlighet ikke hindrer bruk av elektroniske løsninger. Det betyr at e-post kan benyttes, forklarer Regnskap Norge-direktøren: – Det at VPS ikke har lagt inn digital kommunikasjon som standardløsning for alle er nok et etterslep av hvordan kommunikasjon tidligere måtte være fysisk. I dag er det ingen grunn til at ikke også VPS legger til rette for mer effektiv og bærekraftig kommunikasjon med alle aksjonærer gjennom digital kommunikasjon som førstevalg, oppfordrer Aale-Hansen.

VPS kan med få grep forenkle og effektivisere prosessen og dermed spare samfunnet for unødvendig bruk av papir og transport, samtidig som det vil gi økonomiske besparelser for den enkelte virksomhet med tanke på administrasjon og porto.

– Det er en vinn-vinn situasjon både for næringslivet og samfunnet, avslutter Regnskap Norge-sjefen

Fakta

Alle som skal kjøpe aksjer på børsen må ha en konto i Verdipapirsentralen (VPS). Alle kjøp og salg blir registrert via kontoen din i VPS. Hver gang en omsetning skjer får du tilsendt en endringsmelding på kontoen din. Etter hvert som du handler med aksjer eller andre verdipapirer vil du komme bort i begrepet kontofører. Dette er det foretaket der du har opprettet din VPS–konto. VPS er registreringssystemet for verdipapirer, slik at når du kjøper en aksje har du bevis på at det er du som er den rettmessige eier, på samme måte som dine kontakter står på konto i en bank.

Se aksjeloven kapittel 1 om «utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon, meldinger mv.